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8 conseils pour optimiser le suivi des processus RH et administratifs

Le recrutement, la formation, le suivi, la rémunération... Autant de processus RH et administratifs plus ou moins chronophages, qu’il est (encore plus) indispensable d’optimiser depuis la crise sanitaire et le développement du télétravail. Dans ce contexte de transformation digitale, la dématérialisation semble être la clé pour améliorer le suivi de vos démarches RH et administratives. Voici 8 conseils à suivre pour améliorer vos processus. 

Faire le point sur l’organisation de l’entreprise

Avant toute chose, il convient de dresser l’état des lieux de l’organisation de l’entreprise, en s’appuyant notamment sur l’organigramme, les statuts ou encore la (re)définition des missions de chacun. En faisant le point sur ces informations, les fonctions RH disposent d’une base fiable sur laquelle elles peuvent s’appuyer pour déterminer leur stratégie, en veillant à bien l’aligner sur celle de l’entreprise. Il s’agit d’une étape incontournable pour discerner les besoins et les priorités de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines. 

Identifier et automatiser les tâches récurrentes

Les processus RH et administratifs se caractérisent par de nombreuses tâches répétitives, telles que l’intégration de nouveaux collaborateurs, les demandes de congé, les phases de recrutement ou encore la gestion des fins de contrat. Ces missions récurrentes doivent être identifiées le plus rapidement possible afin de les traiter de manière systématique.

De nombreux outils digitaux RH permettent une automatisation intelligente de ces processus.Ces solutions viennent faciliter et alléger les tâches chronophages des ressources humaines, tout en apportant un gain de temps considérable et une productivité accrue.

À noter qu’un système d’alerte peut également être mis en œuvre sur certains logiciels, pour rappeler l’échéance d’une fin de période d’essai, les besoins de visites médicales ou encore les dates d’entretiens professionnels.

Centraliser les données

Les équipes RH disposent d’un périmètre d’activité assez large et étendu, opérant parfois sur des dizaines de missions différentes, de la gestion comptable à l’évaluation des collaborateurs, en passant par la gestion administrative de chaque employé. Résultat : un responsable des ressources humaines, par exemple, peut vite se retrouver avec une multitude de dossiers différents, répartis dans différentes catégories.

Pour éviter les fuites d’informations, les pertes de contrats ou les oublis de visites médicales, il convient de centraliser au maximum toutes ces données au sein d’un seul et même outil numérique, afin de bénéficier d’un aperçu d’ensemble. Par ailleurs, cette astuce assure un gain de temps non négligeable, puisqu’il n’est plus nécessaire de ressaisir constamment les informations et de passer du temps à les rechercher.

Privilégier la collaboration

L’optimisation des processus administratifs et RH en entreprise passe également par un meilleur transfert des informations, ou une meilleure communication entre les diverses entités de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit d’utiliser des outils et tableaux collaboratifs, permettant aux salariés comme aux dirigeants d’avoir accès à une base de données commune et de l’alimenter en fonction de leurs besoins respectifs.

Par ce biais, chaque employé a la possibilité de commenter des informations, de poser des questions, ou simplement de consulter en ligne et en un clic tous les documents le concernant, tels que sa fiche de paye ou son contrat. Plus besoin, donc, d’échanger des mails consacrés à ce type de requêtes. Les équipes RH, moins sollicitées sur ces tâches purement administratives, disposent alors de temps supplémentaire pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Favoriser l’autonomie des collaborateurs

Certaines solutions de self-service offrent un gain de temps et de productivité précieux pour les fonctions RH. Grâce à ces plateformes innovantes, les collaborateurs mettent à jour leurs données eux-mêmes (RIB, adresse, abonnement transport, etc.), font leurs requêtes de congés ou de formation directement en ligne et selon leur propre initiative. Cette technique permet de favoriser l’autonomie des collaborateurs dans la gestion des ressources humaines, tout en libérant du temps aux fonctions RH.

 

 

Privilégier le suivi en temps réel

La dématérialisation des approches RH et administratives rend possible l’information en temps réel, véritable vecteur d’efficacité dans le traitement des tâches. Pour les notes de frais, par exemple, via une application performante, des notifications peuvent être envoyées aux fonctions RH dès qu’un collaborateur saisit une dépense, intègre un justificatif ou fait une demande de remboursement. La gestion des notes de frais devient ainsi beaucoup plus pratique et son traitement plus rapide. Par ailleurs, la transparence et la traçabilité de ces démarches n’en sont que renforcées.

Découvrez notre tableau dédié aux notes de frais.

Utiliser un logiciel flexible et personnalisable

Pour optimiser les processus RH et administratifs, il est conseillé de sélectionner un système capable de s’adapter à l’organisation de l’entreprise, telle qu’une boîte à outils personnalisable. L’entreprise peut ainsi « piocher » les fonctionnalités qui l’intéresse, et les adapter à sa propre organisation. Certaines solutions digitales permettent également de partager certaines données confidentielles auprès de quelques collaborateurs uniquement, en paramétrant la vue d’un tableau en fonction du profil de chaque collaborateur, par exemple.

Un logiciel flexible peut évoluer avec l’entreprise et s’adapter à ses besoins RH et administratifs sur le long terme, ce qui en fait un atout non négligeable dans un contexte de changements permanents.

Se concentrer sur l’expérience collaborateur

Optimiser la gestion des ressources humaines consiste à rendre le suivi des processus plus efficaces et moins chronophages, mais il s’agit aussi, voire surtout, de libérer du temps aux équipes RH pour se concentrer sur leur cœur de métier : l’humain. D’autant plus que la transformation digitale, n’épargnant pas le secteur RH, apporte son lot de changements, qu’il est nécessaire d’accompagner pour améliorer l’expérience collaborateur, devenue primordiale aujourd’hui.

Au-delà de se préoccuper de la manière dont un processus se déroule, il est recommandé de se concentrer aussi sur la façon dont les collaborateurs peuvent vivre ces processus. Il s’agit peut-être là du véritable défi stratégique des fonctions RH, dont l’optimisation de leurs processus est l’une des clés.

RowShare, la boîte à outils au service de vos processus de recrutement

RowShare vous propose une solution clé en main pour piloter vos projets et vos tâches répétitives et administratives. L’outil met à disposition des tableaux prêts à l’emploi ainsi que différentes fonctionnalités pour dématérialiser et moderniser vos processus RH de manière simple et efficace. Les données collectées sont sécurisées, et le partage des informations confidentielles peut être personnalisé, afin que ces dernières ne soient visibles que par les personnes concernées. Une application intuitive et flexible, qui peut être prise en main par toutes les équipes de l’entreprise, pour garantir une collaboration performante.

De plus, avec RowShare, l’accompagnement humain est privilégié. Nos experts vous guident dans la création de vos tableaux via des formations aux bonnes pratiques et répondent à toutes vos questions pour vous assurer une prise en main efficace et sereine.

Nos clients parlent de RowShare
  • “Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
    Paule Collinet
  • “Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
    Luidgi Ciavarella
    Directeur d’agence
  • “Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
    Paul Smith
    Directeur général
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