Suivi de l’avancement d’un projet : les conseils & tableaux

Catégorie :  Gestion de Projet

Suivi de l’avancement d’un projet : Nos conseils

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Piloter l'avancement d'un projet

Suivez visuellement les chantiers de votre équipe au fil du temps. De la naissance de l’idée à son lancement, restez toujours informé de l’avancée des actions de chacun.

Répartir les tâches

Pour assurer la réussite de votre projet, il est essentiel que la répartition des tâches tienne compte des compétences et des forces de chacun des collaborateurs impliqués. Allouez les tâches en fonction du chantier et du collaborateur en quelques clics.

Gérer les échéances du projet

Outre le fait de vous rassurer sur la performance de votre équipe et l’atteinte des objectifs, ce suivi des échéances permet également d’estimer le coût du projet à tout moment, en fonction du temps déjà consommé et de vous envoyer des rappels en cas de retard par exemple.

L'importance de bien s'impliquer dans un projet

En gestion de projet, il ne suffit pas de prendre une décision ou de confier une tâche à un collaborateur pour être sûr du résultat : il faut impérativement s’impliquer dans le suivi de l’avancement du projet et utiliser un outil de suivi de projet afin de s’assurer régulièrement que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles.

L’avancement du projet incombe au chef de projet qui doit s’assurer que l’équipe :

  •         Avance bien et dans la bonne direction,
  •         Travaille ensemble dans un but commun : l’atteinte des objectifs fixés,
  •         Respecte les moyens alloués : le budget et les ressources humaines et/ou matérielles.
  •         Respecte les délais

En plus de contrôler que le projet progresse vers son objectif final, le but de ce suivi est de maintenir la motivation et d’améliorer, en continu, la performance de votre équipe projet.

Assurer la réussite de votre projet

Pour assurer la réussite de votre projet, il est essentiel que la répartition des tâches tienne compte des compétences et des forces de chacun des collaborateurs impliqués. Lorsque les différentes tâches sont allouées, il est impératif de suivre leur évolution tout au long du projet pour vous assurer de la bonne adéquation entre la tâche et la compétence du collaborateur, de la bonne estimation des délais et du budget. Au besoin, il faudra réajuster afin que toutes les conditions soient réunies pour la bonne réalisation du projet.

Outre le fait de vous rassurer sur la performance de votre équipe et l’atteinte des objectifs, ce suivi permet également d’estimer le coût du projet à tout moment, en fonction du temps déjà consommé.

Mettre en place des réunions de suivi de projet

Pour vous aider à suivre l’avancement de votre projet, en plus du logiciel de suivi de projet, une réunion de suivi est à mettre en place régulièrement (fréquence à définir) pendant toute la durée du projet ainsi que des Key Performance Indicators (KPI) pour vous permettront mesurer les performances de votre projet.

Le chef de projet anime la réunion et les responsables de chaque tâche doivent y participer. L’attention doit être portée sur le tableau comprenant les informations des différents chantiers sur lequel chaque tâche est représentée (date de début, durée, date de fin). Chaque tâche doit être passée en revue et classée selon son statut : terminée, en cours ou non commencée.

La réunion de suivi permet de :

  •         Faire un état des lieux des tâches en cours et le reste à faire
  •         Identifier les tâches qui doivent démarrer prochainement,
  •         Définir les nouvelles tâches à ajouter et celles à supprimer,
  •         Prendre les décisions qui s’imposent.

A l’issue de la réunion, un compte-rendu détaille les retards constatés, leur origine et les actions à mener pour les résoudre et le planning, document de référence, doit être mise à jour.

En résumé

Suivre la progression de votre projet permet de vérifier que les tâches se déroulent en concordance avec les délais, les ressources, les coûts et que les objectifs définis au démarrage sont atteignables.

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