Un tableau de suivi des actions pour allier simplicité, gain de temps et fiabilité
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Un tableau de suivi des actions pour allier simplicité, gain de temps et fiabilité
Utiliser ce templateGrâce à ce modèle, suivez l’avancement de chaque projet et de chaque tâche qui le compose grâce aux informations renseignées directement par vos collaborateurs ou partenaires.
Les projets ont une durée limitée, assurez-vous de ne manquer aucun jalon en ajoutant un rappel : une notification vous sera envoyée. Identifiez ainsi clairement si vous êtes en avance, ou en retard.
Centralisez toutes les informations d’un projet au sein d’un même tableau pour un suivi optimal sans perdre de temps à chercher les données importantes. Surtout lorsque celles-ci sont visuellement plus impactantes !
La gestion de projet implique généralement un travail d’équipe. Chaque collaborateur ayant une ou plusieurs tâches précises qui permettront finalement de mener le projet à bien. Pour assurer une bonne gestion de projet, il est nécessaire d’organiser en amont l’ensemble du projet et de diviser celui-ci en différentes tâches, plus petites et donc plus réalisables. Chaque tâche sera définie, quantifiée, planifiée, priorisée et attribuée à une ou plusieurs personnes en fonction de leurs compétences.
La gestion de projet implique donc de rassembler les membres d’une équipe autour d’un objectif commun, la réussite de projet.
Dans ce cadre, mettre en place un tableau de suivi de projet est idéal pour suivre l’avancement des tâches, partager l’information au sein de l’équipe, structurer les processus.
Collaborer, c’est mettre en commun les compétences et les connaissances de plusieurs personnes afin d’atteindre un objectif commun. En gestion de projet, l’aspect collaboratif est important car :
Votre outil de suivi de projet doit donc être collaboratif et permettre à chacun de mettre à jour régulièrement ses tâches. Chaque collaborateur doit donc être bien formé aux outils en amont.
Pour performer collectivement, une équipe a besoin d’aller dans le même sens vers un but commun. C’est ainsi que le rôle des managers devient central. Ils sont responsables de fluidifier la communication au sein de leurs équipes en donnant les informations stratégiques. Cette transparence entraîne des effets immédiats :
Des échanges trop peu fréquents entre un manager et son équipe sont donc à éviter. En mettant en place un point d’équipe régulier, vous favorisez le partage en temps réel des informations clés des projets en cours.
L’efficacité du travail collaboratif dépend de l’alignement de tous les membres de l’équipe. Pour s’assurer que toutes les parties prenantes ont bien compris les informations, collaborateurs et managers ont intérêt à se montrer proactifs. Les membres de l’équipe doivent avoir le réflexe d’éclaircir toutes les zones d’ombre. Quant aux managers, ils ont le devoir de reformuler les consignes et d’adapter leur communication en fonction du profil des concernés. Il peut être judicieux de former des binômes entre seniors et juniors de l’équipe. Les moins expérimentés peuvent parfois se sentir plus à l’aise de demander de l’aide à un autre membre de l’équipe plutôt que directement à son manager. Ce dernier pourra rester disponible en prévoyant des créneaux libres dans son agenda, dédiés à son équipe. Dans tous les cas, les managers ne doivent pas prendre pour acquis la compréhension systématique des éléments données aux équipes.
Plus un tableau sera simple à lire, intuitif et personnalisé selon le projet, plus il sera utilisé. Convivial, il motivera les utilisateurs et améliorera la productivité.
Le tableau de suivi des actions reste global, il montre les tâches et vise à garder les objectifs stratégiques de chacun en vue. Pour avoir des informations plus détaillées sur une action, vous pouvez créer une colonne “commentaires” dans laquelle le collaborateur pourra cliquer et y noter un complément d’informations. Une fois les tâches créées, évitez de modifier régulièrement le tableau de suivi des actions. Pas de modifications intempestives mais des mises à jour régulières lors des réunions suffisent.
La création d’un tableau permet de gérer les tâches d’un projet mais pour qu’il soit efficace et surtout adapté à votre projet, il est important de se poser quelques questions auparavant.
Cette date sera établie dans le temps de manière précise. Pourquoi ? Sans date limite, les actions seront régulièrement repoussées car il n’y aura pas de contrainte de temps.
Vous pouvez également “noter” les actions selon des critères de priorité.
Vous pourrez commencer à planifier le contenu du tableau lors d’une réunion projet, cela permettra d’avoir l’ensemble des collaborateurs présents et de confirmer que chaque interlocuteur a compris ses objectifs et tâches.
Vous trouverez ci-dessous une liste de colonnes que vous pourriez ajouter dans votre tableau.
Liste des actions : Il va falloir que vous gériez la liste des actions de votre équipe de façon collaborative tout en facilitant l’avancée et le suivi de votre projet.
Responsable du projet : Choisissez qui sera en charge de l’action. Décidez si le tableau est ouvert à tous ou si chaque action est modifiable que par son responsable et le chef de projet.
Niveau de priorité : Précisez le niveau de priorité de chaque tâche, ajoutez un rappel pour recevoir un email automatiquement à l’échéance de chaque action, modifiez rapidement leurs statuts.
Description : Ajouter les informations qui expliqueront plus en détail la tâche du collaborateur.
Documents joints : Ajouter par tâche les documents nécessaires à la compréhension de la tâche. Par exemple vous pourrez ajouter le devis de la location d’une salle pour un événement.
Commentaires : Ajouter facilement des commentaires en cours de projet sans gêner la compréhension du tableau.
Par exemple, un problème vous bloque durant la réalisation d’une tâche, écrivez un commentaire au chef de projet qui pourra vous répondre directement dans la tâche en question.
Vous l’avez compris, un plan de projet peut être considéré comme une carte de route. Il définit clairement les tâches, les objectifs, la responsabilité, les dates d’échéance etc pour chaque participant au projet. Trouver le modèle de tableau approprié vous aidera à guider toute l’équipe vers la réussite du projet.
Aidez votre équipe à s’organiser, déléguez des tâches et automatisez les processus de données sans perdre de vue la vue d’ensemble.
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