Le tableau de suivi de projet : un indispensable

Le rôle du suivi des actions dans la gestion de projet

La gestion de projet implique généralement un travail d’équipe. Chaque collaborateur ayant une ou plusieurs tâches précises qui permettront finalement de mener le projet à bien. Pour assurer une bonne gestion de projet, il est nécessaire d’organiser en amont l’ensemble du projet et de diviser celui-ci en différentes tâches, plus petites et donc plus réalisables. Chaque tâche sera définie, quantifiée, planifiée, priorisée et attribuée à une ou plusieurs personnes en fonction de leurs compétences.

La gestion de projet implique donc de rassembler les membres d’une équipe autour d’un objectif commun, la réussite de projet.

Dans ce cadre, mettre en place un tableau de suivi de projet est idéal pour suivre l’avancement des tâches, partager l’information au sein de l’équipe, structurer les processus.

Pourquoi utiliser un tableau de suivi des actions pour suivre l’avancement de ses projets ?

Organiser au mieux les tâches de chaque collaborateur

Collaborer, c’est mettre en commun les compétences et les connaissances de plusieurs personnes afin d’atteindre un objectif commun. En gestion de projet, l’aspect collaboratif est important car :

• Il favorise le partage et l’acquisition de connaissances,
• Il encourage la créativité et l’émulation,
• Il implique des échanges constants entre les membres de l’équipe, où qu’ils soient,
• Il rend l’équipe plus productive et plus performante.

Votre outil de suivi de projet doit donc être collaboratif et permettre à chacun de mettre à jour régulièrement ses tâches. Chaque collaborateur doit donc être bien formé aux outils en amont.

Aligner votre équipe sur un même niveau d’informations clés

Pour performer collectivement, une équipe a besoin d’aller dans le même sens vers un but commun. C’est ainsi que le rôle des managers devient central. Ils sont responsables de fluidifier la communication au sein de leurs équipes en donnant les informations stratégiques. Cette transparence entraîne des effets immédiats :  

• les équipes se sentent concernées et impliquées ce qui les mobilise davantage ; 
• le management anticipe les objections des salariés et évite les malentendus

Des échanges trop peu fréquents entre un manager et son équipe sont donc à éviter. En mettant en place un point d’équipe régulier, vous favorisez le partage en temps réel des informations clés des projets en cours.

S’assurer de la clarté des informations données 

L’efficacité du travail collaboratif dépend de l’alignement de tous les membres de l’équipe. Pour s’assurer que toutes les parties prenantes ont bien compris les informations, collaborateurs et managers ont intérêt à se montrer proactifs. Les membres de l’équipe doivent avoir le réflexe d’éclaircir toutes les zones d’ombre. Quant aux managers, ils ont le devoir de reformuler les consignes et d’adapter leur communication en fonction du profil des concernés. Il peut être judicieux de former des binômes entre seniors et juniors de l’équipe. Les moins expérimentés peuvent parfois se sentir plus à l’aise de demander de l’aide à un autre membre de l’équipe plutôt que directement à son manager. Ce dernier pourra rester disponible en prévoyant des créneaux libres dans son agenda, dédiés à son équipe. Dans tous les cas, les managers ne doivent pas prendre pour acquis la compréhension systématique des éléments données aux équipes. 

Comment créer son tableau de suivi de projet ?

Un tableau de suivi d’action : un outil intuitif et simple d’utilisation

Plus un tableau sera simple à lire, intuitif et personnalisé selon le projet, plus il sera utilisé. Convivial, il motivera les utilisateurs et améliorera la productivité.

Le tableau de suivi des actions reste global, il montre les tâches et vise à garder les objectifs stratégiques de chacun en vue. Pour avoir des informations plus détaillées sur une action, vous pouvez créer une colonne “commentaires” dans laquelle le collaborateur pourra cliquer et y noter un complément d’informations. Une fois les tâches créées, évitez de modifier régulièrement le tableau de suivi des actions. Pas de modifications intempestives mais des mises à jour régulières lors des réunions suffisent.

Se poser les bonnes questions

La création d’un tableau permet de gérer les tâches d’un projet mais pour qu’il soit efficace et surtout adapté à votre projet, il est important de se poser quelques questions auparavant.

•  Quels sont les principaux livrables et objectifs ?
• Qui sera impliqué dans le projet et quelles seront leurs responsabilités ? Un chef de projet devra être choisi au début du projet et il sera en charge de le piloter.
• Quand démarre et se termine le projet ? Est ce qu’il y a une marge d’erreur possible ?

Cette date sera établie dans le temps de manière précise. Pourquoi ? Sans date limite, les actions seront régulièrement repoussées car il n’y aura pas de contrainte de temps.

Vous pouvez également “noter” les actions selon des critères de priorité.

Vous pourrez commencer à planifier le contenu du tableau lors d’une réunion projet, cela permettra d’avoir l’ensemble des collaborateurs présents et de confirmer que chaque interlocuteur a compris ses objectifs et tâches.

Quelques exemples avec ce modèle de tableau de suivi de projet

Vous trouverez ci-dessous une liste de colonnes que vous pourriez ajouter dans votre tableau.

Liste des actions : Il va falloir que vous gériez la liste des actions de votre équipe de façon collaborative tout en facilitant l’avancée et le suivi de votre projet.

Responsable du projet : Choisissez qui sera en charge de l’action. Décidez si le tableau est ouvert à tous ou si chaque action est modifiable que par son responsable et le chef de projet.

Niveau de priorité : Précisez le niveau de priorité de chaque tâche, ajoutez un rappel pour recevoir un email automatiquement à l’échéance de chaque action, modifiez rapidement leurs statuts.

Description : Ajouter les informations qui expliqueront plus en détail la tâche du collaborateur.

Documents joints : Ajouter par tâche les documents nécessaires à la compréhension de la tâche. Par exemple vous pourrez ajouter le devis de la location d’une salle pour un événement.

Commentaires : Ajouter facilement des commentaires en cours de projet sans gêner la compréhension du tableau.

Par exemple, un problème vous bloque durant la réalisation d’une tâche, écrivez un commentaire au chef de projet qui pourra vous répondre directement dans la tâche en question.

Vous l’avez compris, un plan de projet peut être considéré comme une carte de route. Il définit clairement les tâches, les objectifs, la responsabilité, les dates d’échéance etc pour chaque participant au projet. Trouver le modèle de tableau approprié vous aidera à guider toute l’équipe vers la réussite du projet.