Portefeuille de projets : Comment le mettre en place

Définir les objectifs du projet et les tâches des collaborateurs

Lorsque vous vous lancez dans un projet, le succès n’est pas toujours au rendez-vous, du moins pas immédiatement. Des solutions existent pour maximiser la réussite d’un projet. Pour optimiser vos chances, voici les étapes pour bien réussir son projet incluant l’utilisation d’outils de suivi de projet.

• Définir les objectifs du projet
  Il est nécessaire de définir les objectifs du projet avant son démarrage.

Vous devez visualiser le projet dans son ensemble : la taille et le coût, les objectifs finaux, les compétences et les outils nécessaires, le contexte, les contraintes, les risques potentiels, les valeurs fondamentales, les exigences du client, etc.

• Suivre les tâches des différents collaborateurs
  Afin de mener à bien les différentes tâches de votre projet, il est presque indispensable de faire appel à des outils spécialement étudiés pour répondre à ce besoin spécifique. Le partage des documents, les échanges d’information et la gestion des plannings de réalisation de tâches y en seront grandement facilités.

Vous pourrez ainsi consulter vos tâches et celles de vos collaborateurs. En passant d’Excel à un tableur collaboratif accessible en ligne, on constate qu’une entreprise, petite ou grande, gagne en productivité et s’assure une compétitivité sur le long terme.

Définir un enchaînement logique des tâches et attribuer les ressources

• Mettre en place des échéances pour chaque tâche

Un projet se constitue d’une série de tâches liées les unes aux autres, qui doivent être effectuées dans un ordre précis. Un projet a une date de début spécifique, qui correspond au début de la première tâche (par exemple l’établissement du cahier des charges) et une date de fin, correspondant à l’aboutissement de la dernière tâche.

• Attribuer les bonnes ressources

Pour réussir votre projet, il est indispensable d’identifier l’ensemble des ressources dont vous avez besoin pour le réaliser et ce, dès son initialisation.

On distingue trois principaux types de ressources :

1. Les ressources humaines, qui vous l’aurez compris concernent l’ensemble des acteurs qui travaillent sur le projet.
2. Les ressources matérielles tout ce que possède déjà l’entreprise ou le client, mais également tout ce qui sera nécessaire à la réalisation du projet comme la location de lieux, les logiciels utilisés…
3. Les ressources financières qui correspondent au budget alloué au projet

Assurer le suivi de projet

Le suivi du projet est essentiel à l’évaluation finale du projet : c’est un moyen de réunir les éléments déterminants pour sa réussite. Il convient d’élaborer un procédé de suivi afin de piloter en continu les activités et de les optimiser en cas de problème ou retard.