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Comment organiser et gérer efficacement les tâches administratives ?

Optimisez vos processus grâce à la mise en place d'un outil collaboratif ?

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Gagnez du temps en programmant des rappels et recevez une notification lorsqu’une échéance approche, que le tableau est rempli par l’un de vos collaborateurs ou lorsque le statut de la tâche administrative évolue.

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Suivez leurs progression dans le processus

Gagnez en productivité grâce à nos tableaux visuels : un bon moyen pour avoir une vue globale et claire des processus administratifs en cours et de leur progression. Vous pouvez également y ajouter des images ou des documents.

Collecter et partager des informations

Pour gérer vos tâches administratives efficacement

Plus besoin de courir après l’information ! Avec cet outil collaboratif, il vous suffit de partager votre tableau : les collaborateurs y rempliront directement les données nécessaires. Décidez également des droits d’accès de chacun et des informations visibles.



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Listez et suivez vos tâches administratives au sein d’un tableau collaboratif

La dimension administrative d’une entreprise désigne certaines tâches chronophages et redondantes. Pourtant, organiser les tâches administratives et les actualiser restent indispensables car la plupart de ces actions constituent des obligations légales de l’entreprise. Elles peuvent être nombreuses, elles concernent l’ensemble des salariés et requièrent souvent des renouvellements à ne pas manquer au risque de mettre l’entreprise dans l’illégalité. Comment faire en sorte de répertorier et suivre rigoureusement les processus administratifs de votre entreprise ? Comment optimiser la répartition de ces tâches au sein de votre équipe administrative ?

Organiser les tâches administratives du personnel de l’entreprise au sein d’un outil collaboratif permet à l’ensemble de l’équipe administrative d’y avoir accès à tout moment. Pour éviter une lassitude dans l’exécution de ces tâches, la responsabilité de ce tableau peut être confiée à tour de rôle aux différents membres de l’équipe selon un planning. Les processus administratifs pouvant y figurer sont par exemple :

• la visite médicale du travail ;

• l’affectation du badge d’accès aux locaux ;

• la signature de l’accord de confidentialité ;

• la signature du règlement intérieur ;

• la pièce d’identité ;

• le titre de séjour ;

• le visa de travail.

Ces informations sont affectées à chaque collaborateur, suivies d’une date de renouvellement à renseigner et d’une alerte programmée un mois avant la fin de l’échéance. Ainsi, le responsable administratif devra contacter et relancer le salarié en question pour récupérer les documents à jour avant la fin de sa validité. Le tableau doit être actualisé en fonction des nouveaux arrivants ou des salariés sur le départ.

Les avantages d’un suivi optimisé des processus administratifs

À travers l’utilisation d’un tel tableau partagé, la personne en charge de son pilotage saisira une seule fois les données, à l’intégration du collaborateur. Grâce à l’alerte en place, dupliquer un rappel dans son agenda sera inutile. L’outil correctement tenu à jour facilitera : le listage des données, le suivi des tâches administratives, le renouvellement des documents officiels avant leur date d’expiration et donc d’assurer que l’entreprise est en règle, le partage des informations au sein de l’équipe. La prise en main simple et immédiate du tableau collaboratif permet un gain de temps pour tous. Par ailleurs, en fonction des besoins, il est possible de subdiviser davantage les informations du tableau. Par exemple, il pourra y être précisé la fonction du salarié, le département auquel il appartient, ou encore la désignation de son manager. Enfin, ces relances auprès des salariés permettent d’exploiter un autre volet précieux pour l’entreprise : susciter les échanges entre les collaborateurs qui n’appartiennent pas forcément au même service et leur donner ainsi l’occasion de tisser des liens nouveaux. En effet, la multiplication des interactions au sein d’une entreprise est encouragée car elle favorise la connaissance et la cohésion inter-équipes. Piloter facilement vos processus administratifs est rendu possible grâce à des outils simples du marché. Vous éviterez les usines à gaz en optant pour un outil permettant de partager et centraliser de manière sécurisée les données au sein de votre équipe.

Nos clients parlent de RowShare
  • “Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
    Paule Collinet
  • “Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
    Luidgi Ciavarella
    Directeur d’agence
  • “Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
    Paul Smith
    Directeur général
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