4 outils collaboratifs utiles en entreprise

Pourquoi les outils collaboratifs sont-ils devenus tellement indispensables aux entreprises modernes ? Car l’avènement du digital entraîne des changements majeurs aussi bien dans la manière de travailler des équipes que dans leur localisation géographique. Les dirigeants d’entreprises sont donc contraints de s’adapter à ces nouvelles règles du jeu qui exigent du travail à distance entre les salariés situés sur différents sites, une forte synergie et une réactivité immédiate dans la collaboration des équipes. Quels sont alors les outils collaboratifs qui présentent les meilleurs bénéfices ? Quelles fonctionnalités sont incontournables pour relever ces nouveaux défis ? Ce ne sont certainement pas les choix qui manquent sur le marché. Toutefois, il semble important d’opter pour des outils qui répondent spécifiquement aux besoins de votre cœur d’activité. Découvrez à travers la lecture de cet article, une sélection de 4 outils collaboratifs dont les fonctionnalités facilitent instantanément le travail en équipe. 

L’outil collaboratif pour programmer vos réunions 

Le partage des agendas au sein d’une équipe est essentiel, d’autant plus si les membres de l’équipe ne sont pas localisés sur le même site ou s’ils sont contraints de se déplacer souvent. Que ce soit pour organiser des réunions pour un grand nombre de participants ou pour fluidifier la circulation de l’information en consultant simplement l’agenda de son collègue, ce partage des plannings est nécessaire.  

Par ailleurs, il est par exemple fréquent que le service du recrutement soit basé au siège de l’entreprise. Pour autant, cette équipe peut être en charge du recrutement des collaborateurs pour plusieurs entités de l’organisation. Il semble donc indispensable que les managers des différents services et entités puissent donner accès à leurs agendas à l’équipe recrutement en charge de programmer les entretiens opérationnels 

L’outil Google Calendar semble être une option efficace pour répondre à ce besoin. Il est simple d’utilisation et ne nécessite donc pas de prévoir un temps d’appropriation. 

L’outil collaboratif qui centralise et stocke les données 

Les informations qui circulent au sein d’une organisation sont de plus en plus nombreuses. Ce constat s’explique entre autres par l’essor des technologies de pointes (intelligence artificielle, jumeaux numériques, objets connectés…) désormais au service de la plupart des entreprises. Pour maîtriser tous ces flux de données, il est indispensable de pouvoir les centraliser dans un endroit dédié afin : 

  • D’en préserver la confidentialité ; 
  • De les stocker en masse ; 
  • De les partager facilement au moment propice. 

L’outil DropBox remplit cette fonctionnalité, mais RowShare offre également l’opportunité de stocker toutes vos données en toute sécurité, que ce soit des images, des PDF, ou tout documents confidentiels. 

L’outil collaboratif de communication

La distanciation des équipes contraint les collaborateurs à améliorer leur communication. En effet, les parties prenantes d’un projet doivent s’assurer d’être sur le même niveau d’informations à chaque instant. La réussite du projet en dépend. Pour faciliter ces échanges en temps réel, l’outil Slack offre une plateforme de communication partagée. Selon le groupe de travail auquel vous faites partie ou le sujet à traiter, vous avez la possibilité d’échanger instantanément avec vos collèges. Ainsi, la communication devient fluide, rapide et permet de créer de nouvelles connexions entre les équipes.  

 L’outil collaboratif qui combine plusieurs fonctionnalités clés

Opter pour plusieurs outils qui offrent chacun une fonctionnalité spécifique est possible. Toutefois, il peut être encore plus judicieux de choisir directement un outil collaboratif qui regroupe les principales fonctionnalités utiles au travail d’équipe. RowShare offre cette possibilité. L’outil peut à la fois : 

  • Faire office de tableau de suivi pour une communication fluidifiée des informations d’équipe ; 
  • S’apparenter à un outil de pilotage de projet quel qu’il soit ; 
  • Autoriser des droits d’accès spécifiques aux utilisateurs pour préserver un certain niveau confidentialité des données ; 
  • Permettre une centralisation et un archivage des données renseignées dans l’outil ou à travers des fichiers qui peuvent y être joints. 

Le bon outil collaboratif est celui dont les fonctionnalités répondent aux véritables besoins de l’entreprise. Il prévient avant tout de la dispersion de l’information et promet un gain de temps considérable pour les collaborateurs d’une organisation. Choisir le bon outil collaboratif contribue au final à augmenter la performance de l’entreprise. 

 

tableau collaboratif

Découvrez encore plus d’avis de nos utilisateurs

Rowshare facilite la collaboration entre les équipes pour obtenir les mêmes informations de manière simple et transparente. Il permet également d’accéder facilement aux données stockées ! Chez Rowshare, le service client est également rapide et réactif, bien que je sois à New York et Rowshare en France. Lire l’avis
Carter Dwight, RTR
Dans l’ensemble, c’est le meilleur logiciel de tableur collaboratif en ligne à ce jour. Il est simple d’utilisation et doté de toutes les fonctionnalités importantes. Lire l’avis
Muhammed Anshad K., MIA Arabia
L’outil est très convivial et peut être personnalisé en fonction des besoins qui sont les caractéristiques les plus souhaitables. Ainsi, nous pouvons effectuer nos tâches quotidiennes plus facilement et plus efficacement et gagner un temps précieux. J’ai également apprécié le support client qu’ils offrent. Lire l’avis
Sabin Ghatani, Arts and Crafts