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Comment créer un planning en cinq étapes2018-12-10T16:31:36+00:00

Comment créer un planning en cinq étapes

Marre des plannings trop classiques ou noté sur du papier ? Il y a de nombreuses contraintes à avoir des plannings sur des feuilles volantes, notamment pour l’aspect collaboratif, obligé de les photocopier, de les scanner pour les faire suivre par mail…Heureusement il existe les plannings connectés qui permettent de gérer et modifier les agendas de chacun en ligne.

Pourquoi faire un planning partagé est plus adapté pour travailler ? Que vous soyez un chef d’entreprise, membre d’une équipe Marketing, Chargé(e) des Ressources Humaines, ou encore à la tête d’un groupe associatif il peut être très utile voire indispensable de mettre en place des plannings collaboratifs pour organiser le temps de chacun sur une journée, une semaine voire plus.

Dans cet article, nous allons vous décrire comment créer un planning en ligne en 5 étapes que vous pourrez partager facilement avec les collaborateurs et partenaires que vous souhaitez.

Etape 1 Définir les objectifs du planning

Il est important de définir les objectifs d’un planning afin de :

  • Pouvoir analyser les écarts entre les objectifs réalisés et les objectifs prévus ;
  • Pouvoir avoir de la visibilité sur l’état d’avancement d’un projet et en construire une communication claire ;
  • Savoir quelles sont les ressources qui sont nécessaires pour chaque tâche
  • Gérer au mieux les congés et repos de chaque membre des équipes.

Etape 2 Définir la liste des tâches

Il est important de décomposer votre planning en tâches et sous-tâches.

Pour organiser son planning au mieux il faut au préalable identifier l’ensemble des tâches qui devront être présentes dans le document, les découper en plusieurs étapes et attribuer les responsabilités nécessaires à leur réalisation.

Etape 3 Ajouter les durées et des contraintes sur ces tâches

Il est primordial de ne pas oublier de mentionner la durée de réalisation de chaque tâche.

A chaque tâche, accordez une durée optimiste qui est en réalité, la durée minimale, une durée pessimiste et enfin une durée idéale.

Prioriser également  le degré d’urgence (pour quand la tâche doit-elle être réalisée ?) ainsi que l’importance (que se passera-t-il si cette tâche n’est pas menée à bien ?)

Etape 4 Définir et attribuer les ressources

Le planning permet de partager la vision des travaux à réaliser avec l’ensemble des intervenants. Il permet à chacun de visualiser ce qu’il doit faire, de vérifier si des tâches n’ont pas été oubliées et si tout le monde a confiance dans le fait de mener à bien les tâches dans les délais prévus.

Il est essentiel de pouvoir suivre régulièrement le taux d’occupation prévisionnel des ressources. Il peut être tentant pour bon nombre de personnes de ne pas vouloir connaître l’occupation prévisionnelle des ressources. A court terme, il est bien plus facile de ne pas se poser de questions sur les problèmes potentiels plutôt que de faire face à la réalité. Dans le meilleur des cas, les ressources concernées vont alerter. Mais bien souvent, le signal d’alerte liées par exemple aux surcharges de travail sera tiré trop tard ; il faut donc être vigilant lors de la mise en place des tâches.

Etape 5 Planifier et suivi du planning

Le planning permet de suivre l’avancement des tâches et éviter tout retard qui remettrait en cause la date de fin.

Le suivi du planning sera d’autant plus fréquent que l’on va approcher des phases critiques d’un projet telles que la mise en ligne d’un nouveau site Internet par exemple. Plus on approche de la mise en ligne, plus chaque intervenant doit être en phase avec ses tâche et plus les dérapages potentiels doivent être rapidement détectés pour être corrigés.

Le planning est donc un instrument de pilotage essentiel au sein d’une équipe.

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