De l’afterwork à la grande soirée des 10 ans de l’entreprise en passant par le salon professionnel, l’organisation d’un événement est la plupart du temps une belle session de stress ! Pour mettre toutes les chances de votre côté et faire en sorte que votre « Jour-J » soit une réussite, plusieurs outils sont à votre disposition pour simplifier son organisation. On fait le tour !
Autant d’outils que de limites
Il y a plusieurs outils dédiés à l’organisation d’un événement : billetteries en ligne, gestionnaires de tâches, de calendrier ou de planning mais aussi outils de collaboration et de cagnotte en ligne.
Au quotidien, comment ça se passe ? On commence par lister les actions à réaliser dans un tableau Excel. Puis on ouvre plusieurs fenêtres d’un navigateur web pour à la fois gérer les inscriptions de son événement, son planning mais aussi pour peut-être gérer les actions de son équipe. Ça fait beaucoup d’outils non ?
Cela dit, des solutions complètes existent et permettent de gérer l’intégralité de votre événement. Le couac ? le prix assez élevé. En plus, ces outils ne s’adaptent pas forcément à votre façon de vous organiser.
En parallèle il faut prévoir la liste des présents pour le jour J, les invitations, les éventuels badges et attestations de présence. Certains outils permettent de créer ces documents mais difficile de les personnaliser à 100%.
Quel que soit l’outil que vous choisirez, vous rencontrerez certainement des erreurs de saisie, fautes de frappes par exemple. Pas terrible lors de l’impression des badges.
Enfin, comment exploiter les données de votre événement ? Notamment la liste des inscrits pour l’insérer dans votre CRM ou dans la liste d’envoi de votre newsletter ?
Si je vous pose ces différentes questions, c’est que j’ai plusieurs réponses à vous apporter.
RowShare : votre événement sur-mesure
Pour mener à bien l’organisation de votre événement, RowShare est un ensemble de tableaux collaboratifs qui va pouvoir répondre à vos différentes problématiques.
Tout au même endroit, on ne se disperse pas
RowShare vous permet de centraliser l’ensemble des informations utiles au bon déroulement de votre événement. Tout est au même endroit, de la gestion des actions de votre équipe d’organisation à la gestion des inscriptions en passant par la création automatique des invitations, listes de présence, badges, attestations de présence, etc. Vous allez retrouver votre efficacité !
Ce qui est bien avec RowShare, c’est qu’il s’adapte à votre culture et pas l’inverse. En effet, RowShare met un modèle de tableau à votre disposition, libre à vous ensuite de le modifier et d’ajouter d’autres colonnes. D’autant plus qu’elles s’adaptent à l’information que vous allez y saisir : dates, images, liens, emails, listes déroulantes… RowSharefacilite à la fois la saisie, la clarté et le tri des informations.
Des documents personnalisés
Vous allez pouvoir facilement concevoir des invitations et même des badges personnalisés directement dans RowShare. Oui, vous pouvez créer des documents à partir de la liste des participants de votre événement ! Votre esprit créatif est la seule limite. En effet, tous les documents dont vous avez besoin peuvent être édités à partir de RowShare : confirmations d’inscriptions, invitations mais aussi liste d’émargement ou attestations de présence. D’autres bonnes idées ?
Une complémentarité avec Excel
Pour faciliter le travail collaboratif et la saisie des informations, RowShare s’est allié à la force d’Excel. La fonctionnalité « Excel Sync », vous permet d’éditer en toute simplicité la liste des participants directement dans Excel et corriger rapidement les problèmes de saisies.
Ensuite, d’une part vous allez pouvoir donner la liste des invités aux hôtes et hôtesses d’accueil chargés de pointer les participants à l’entrée de l’événement et d’autre part insérer l’ensemble des emails des inscrits dans votre CRM ou dans la base de données de votre newsletter. Il suffit pour cela de faire un « Export Excel » et de l’importer directement dans vos logiciels spécialisés.
Une dernière astuce, vous pouvez aussi importer un fichier Excel dans RowShare. Très pratique pour partager votre tableau !
Assez parlé, à vous de jouer !
Alors si vous voulez un tableau comme le mien pour gérer la liste des participants de votre événement, suivez le guide…
À partir d’ici, libre à vous de suivre les différentes étapes de mon tutoriel, ou bien de partir à la découverte des fonctionnalités de RowShare en solitaire. Dans tous les cas, vous commencerez par créer votre compte, copier mon tableau puis le personnaliser si vous voulez… et vous serez prêt.
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- Accédez à mon tableau et copiez-le pour en faire votre tableau. Au passage, créez-vous un compte RowShare, ça ne prend que quelques secondes Cliquez sur l’icône « Paramètres » pour personnaliser le titre et la description de votre tableau.
- Appuyez sur le « + » du haut pour ajouter une colonne.
- RowShare vous invite alors à choisir le type de la colonne (nombres, texte, liens, emails, photos, documents…).
- En étant propriétaire du tableau, vous pouvez déterminer le pouvoir que chacun aura sur le tableau : droit de lecture ou droit de lecture ET écriture. Pour choisir ces droits je vous invite à en savoir plus sur le sujet. Ils s’appliqueront à tous les utilisateurs à qui vous communiquerez le lien du tableau. Si votre tableau est destiné à un grand nombre de participants, je vous conseille les droits suivants pour que chacun puisse seulement voir et modifier leurs lignes :
En revanche, si vous souhaitez que chacun puisse voir tous les lignes de tous les participants, préférez les droits « peut voir les lignes ». Vous pouvez aussi donner des droits spécifiques comme expliqué dans le document. - Votre tableau est prêt à être partagé ! Envoyez l’adresse du tableau aux personnes de votre choix en la copiant depuis la barre d’adresse du navigateur.
- Une fois votre tableau partagé, RowShare vous notifiera à chaque modification ou ajout de ligne. Vous pouvez à tout moment modifier la manière dont vous êtes notifié dans la rubrique « mon compte » puis « notifications ». Aidez-vous de ce résumé pour tout savoir sur les notifications.
- Générez l’ensemble des documents dont vous avez besoin à partir d’un fichier Word. Pour rappel, plusieurs documents sont déjà disponibles en cliquant sur l’icône « documents » au-dessus de votre tableau : confirmations d’inscription, badges, liste d’émargement, attestation de ,… Libre à vous ensuite de les modifier comme bon vous semble.
- Pour éditer la liste des participants dans Excel, je vous invite à découvrir la fonctionnalité « Excel Sync » puis pour ajouter l’ensemble de la liste des inscrits dans votre CRM ou dans votre liste d’envoi de newsletter, apprenez à vous servir de « l’export Excel ».
En revanche, si vous souhaitez que chacun puisse voir tous les lignes de tous les participants, préférez les droits « peut voir les lignes ». Vous pouvez aussi donner des droits spécifiques comme expliqué dans Pour conclure, RowShare est idéal pour organiser votre événement professionnel, il rassemble l’ensemble des informations dont vous avez besoin au même endroit. Ensuite, à partir d’un simple tableau, chaque participant peut télécharger son invitation et en tant qu’organisateur, vous pouvez créer et générer des badges. Pour finir, grâce aux fonctionnalités avec Excel, RowShare permet d’exporter les informations de votre tableau et de les éditer directement dans Excel tout en étant synchronisé avec RowShare ! Alors votre prochain événement avec RowShare, c’est pour quand ?
