La gestion administrative de votre club sportif ou d’une association requiert de véritables compétences de dirigeant d’entreprise ! Malgré le but non lucratif d’une association, la vie associative nécessite la gestion quotidienne de problématiques d’entreprise : logistique, matérielle, financière, juridique, administrative et humaine. Chaque année, l’association sportive a pour mission d’assurer le renouvellement de ses membres et d’accueillir de nouveaux adhérents. Autant dire que sans gestion rigoureuse de ces inscriptions et des obligations légales (détention d’une attestation sportive en cours de validité), les membres du bureau de l’association risquent de crouler rapidement sous un flot de documents administratifs ! Quels sont les bénéfices d’une gestion optimale de la liste des membres d’une association ? Comment optimiser efficacement la gestion de vos adhérents sportifs ?
Les avantages d’un pilotage en temps réel de la liste de vos adhérents
Facilitez-vous le quotidien mais surtout, les périodes stressantes que représentent les inscriptions des adhérents. L’utilisation d’un outil collaboratif semble être une réponse efficace pour plusieurs raisons :
• la rapidité de mise en place de l’outil ; • le partage de l’outil auprès de multiples personnes ; • les droits d’accès spécifiques à chaque utilisateur de l’outil (droit de lecture, droit de modification…) ; • l’accès facilité à la documentation (justificatifs à joindre) ; • la mise en place d’alertes à travers des notifications par email sur les fins de validité des documents ou la création d’un nouveau dossier d’adhérent.
Grâce à l’allocation spécifique des droits d’accès, la confidentialité des données personnelles des adhérents est préservée. Par ailleurs, un tel outil partagé facilite la relance auprès des adhérents en cas de retard de paiement des cotisations annuelles. L’accès aux emails des membres facilite aussi la communication générale de l’association sportive. Que ce soit pour gérer la vie courante des membres actifs (renouvellement des licences, des attestations sportives, communication sur les prochaines Assemblées Générales…) ou simplement pour conserver un lien avec les membres inactifs (communication sur les actualités sportives et événements sportifs), l’outil collaboratif permet de centraliser toutes ces actions.
Quelques règles sur les données de vos adhérents
La première chose essentielle est d’avoir l’accord de vos adhérents pour le recueil de leurs informations personnelles. Sachant que les membres de l’association auront un droit de regard et de modifications sur ces données. Selon les caractéristiques de votre association sportive, vous aurez l’obligation ou non de déclarer cette base de données auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Les données personnelles des personnes ne faisant plus partie de l’association seront supprimées sauf en cas d’opposition de leur part. Les informations pouvant figurées dans votre tableau collaboratif seront :
• Numéro d’adhérent ; • Pratique sportive ; • Nom, prénom ; • Date de naissance ; • Adresse postale ; • Téléphone et email ; • Photo ; • Montant de l’adhésion ; • Mode de paiement ; • Date et référence du paiement ; • Pièce d’identité (à joindre) ; • Attestation sportive (à joindre) ; • Date de début de validité ; • Date de fin de validité (notification à recevoir 1 mois avant l’échéance).
Si vous faites parti d’une ligue, la fédération ou d’un comité régional, vous pourrez également automatiser la création de documents tels que les attestations sportives grâce aux données des adhérents présentes dans le tableau.
La bonne gestion administrative de votre club sportif et de ses adhérents vous assurera d’être en possession de justificatifs médicaux à jour et valides en cas de contrôle. N’attendez plus pour faciliter votre vie associative grâce aux outils collaboratifs de RowShare !
