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Comment gérer et organiser les événements d’un BDE ?

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Faire partie du Bureau des Elèves (BDE) demande un investissement important, à la fois de la part du président et des autres membres. Pour ceux qui l’ignoreraient, le BDE est l’interlocuteur privilégié entre les étudiants et l’administration. Il est en charge de l’animation de l’école. En passant par la gestion de journées d’intégration, la création de soirées à thème ou encore le gala, l’année est rythmée de nombreux évènements à gérer. Comment s’organiser efficacement ?

Une gestion actuelle désorganisée

En général, un groupe Facebook privé est créé chaque nouvelle année. On repart à zéro. Ce qui est dommage c’est que toutes les méthodes de fonctionnement et d’organisation de l’équipe précédente sont difficilement transmises à la suivante. L’ancien président peut former le suivant mais le transfert d’information reste partiel et limité. Le nouveau BDE perd un temps crucial, fait des erreurs mais se doit d’avancer.

Les étudiants l’attendent au tournant…

Le fil de discussion du groupe Facebook est le principal lieu de diffusion d’information. Les posts fusent et tout se mélange : photos d’évènements, idées, blagues en tout genre, et contributions globales par le biais de partage de Google Sheets. Cette situation a des limites dans le sens où la gestion des évènements est effectuée au fil du temps, sans réel cadrage des tâches. La planification d’évènement est mélangée à toutes les autres conversations. Résultats : certains membres ont parfois du mal à s’impliquer et certaines tâches prennent trop de temps à être réalisées… La méthode actuelle, qui est la plus utilisée, est une possibilité d’organisation non structurée.
Je vais vous proposer ici une autre méthode plus sympa qu’une Google Sheets et avec des fonctionnalités plus pertinentes lorsqu’il s’agit de travailler à plusieurs sur un projet.

Une solution collaborative pour gérer plus facilement et rapidement ses évènements

RowShare se présente sous forme de tableau que vous allez pouvoir aisément modifier selon votre besoin. C’est un outil qui permet de choisir le type de colonnes adapté à ses données et propose des fonctionnalités collaboratives.

Tous les événements et les actions principales en un seul coup d’œil

Oubliez les messages qui se perdent dans un fil d’actualité et disposez d’une meilleure visibilité sur tout ce qu’il va falloir mettre en place pour chaque évènement. A la fin de l’année, vous pourrez donner le lien de votre tableau aux nouveaux membres. Ils partiront ainsi sur une superbe base et gagneront un temps considérable !

En tant que président, devenez le maître du jeu

Le propriétaire du tableau (ici, le président) dispose de plusieurs pouvoirs : Il peut décider qui verra quoi et qui pourra apporter telle ou telle modification. Il pourra aussi choisir que toutes les personnes avec qui il partage son tableau (ou certaines) visualisent seulement leurs tâches. Ne vous embêtez plus à envoyer des messages privés à rallonge lorsque vous assignez un rôle à quelqu’un. Donnez-lui une ligne avec tout ce qu’il faut dedans.

Jouez avec les types des colonnes pour tout avoir sous la main

Dans RowShare, vous pouvez modifier les types des colonnes :

  • Grâce à la colonne document vous allez pouvoir ajouter une image : Pratique lorsque vous souhaitez par exemple, que tous les membres du BDE prennent une image correspondant à un de vos évènements et la mettent en photo de couverture Facebook !
  • Grâce à la colonne lien vous pouvez insérer d’autres tableaux que les membres devront compléter, ou des liens vers tout autre site. Cela peut en effet être utile pour organiser le covoiturage et le contenu des chambres lors du week-end d’intégration.
  • Grâce à la colonne pseudo RowShare, vous n’aurez pas à spécifier qui est le responsable d’une tâche. Cela se fera automatiquement.

Plus de Google Sheets ni d’images et de fichiers qui se perdent à droite à gauche. Vous avez tout à disposition, sur une seule page d’écran !

Bénéficiez de modèles de tableau déjà conçus !

Vous ne le savez pas encore mais le modèle que je vous propose ici contient des tableaux cachés que vous allez pouvoir réutilisez. Vous trouverez ainsi :

Et pleins d’autres tableaux utiles pour le choix de la date du weekend d’intégration, l’organisation de la tenue d’un stand ou encore le choix d’un vêtement BDE !

Je veux m’y mettre aussi, concrètement, comment je fais ?

Pour avoir votre propre tableau afin d’organiser tous les événements de l’année, vous n’avez qu’à suivre les étapes ci-dessous.

Je vous guide pour créer votre compte, copier mon tableau et le personnaliser si nécessaire. Vous serez prêt à l’utiliser.

  1. Accédez à mon tableau et copiez-le pour en faire votre tableau. Au passage, créez-vous un compte RowShare, ça ne prend que quelques secondes. Cliquez sur l’icône « Paramètres » pour personnaliser le titre et la description de votre tableau.
  2. Appuyez sur le « + » du haut pour ajouter une colonne.
  3. RowShare vous invite alors à choisir le type de la colonne (nombres, texte, liens, emails, photos, documents…).
  4. En étant propriétaire du tableau, vous pouvez déterminer le pouvoir que chacun aura sur le tableau : droit de lecture ou droit de lecture ET écriture. Pour choisir ces droits je vous invite à en savoir plus sur le sujet. Ils s’appliqueront à tous les utilisateurs à qui vous communiquerez le lien du tableau. Si vous êtes un président qui souhaite que tout le monde puisse voir l’avancée des évènements au tableau sans avoir la possibilité de modifier les taches des autres, je vous conseille les droits suivants :
  5. Vous pouvez toujours assigner une ligne à une personne à qui vous destinez une tâche en cliquant sur le petit crayon qui apparait en début de la ligne voulue. Puis sélectionnez « Assigner », et tapez l’adresse mail de la personne à qui vous voulez « donner » la ligne.Vous pourrez ainsi modifier la colonne « Responsable » de mon tableau exemple en type « Propriétaire de la ligne » afin d’avoir directement le nom du responsable d’une tâche qui s’affiche.

Vous êtes intéressé par les tableaux prêt à l’emploi comme celui pour organiser le WEI?
Vous les retrouverez tous dans la dernière colonne à gauche de mon tableau exemple ou pour les plus utilisés, dans la description.

Vous possédez désormais toutes les clefs pour réussir efficacement votre année au sein du BDE de votre école. A vous de jouer et d’en faire profiter toutes les autres associations en leur partageant l’outil !

2018-11-15T15:30:44+00:00avril 6th, 2016|Categories: Club et Association|Commentaires fermés sur Comment gérer et organiser les événements d’un BDE ?