Le numérique a transformé la plupart des usages en entreprise et dans notre vie quotidienne. Cependant, certains domaines peinent à évoluer et adopter ces nouvelles pratiques. C’est le cas des associations. Si on laisse de côté les plus grandes, la plupart sont gérées par les membres du bureau sur leur temps libre. Se lancer dans une association, c’est par passion pour son activité, plutôt que par goût pour sa gestion. Or l’un des premiers défis qui les attend est la collecte des informations des adhérents.
Faute de temps et de budget, les méthodes sont un peu archaïques
Merci à nos chers Excel et Word pour gérer la plupart des documents. Efficaces car familiers, ils ne sont pas pour autant toujours les meilleurs alliés. Notamment lorsqu’il y a plusieurs administrateurs sur un document, cela peut vite dégénérer avec les problèmes de partages et de sauvegardes. À côté de ça, le marché regorge d’outils de gestion pour les associations. Il y a du choix. Mais entre ceux qui sont payants après les premiers adhérents et ceux qui sont difficiles à prendre en main, le choix est finalement plus limité que prévu. Pas étonnant que beaucoup d’associations se contentent de logiciels basiques ou d’un bloc-notes, quitte à reposer sur énormément de tâches manuelles. Se dépasser sans se surpasser Parce qu’on n’est pas tous des fanatiques d’informatique, RowShare s’adresse aussi bien aux aficionados qu’aux débutants. C’est facile et rapide. Oui, l’ère des associations 2.0 est en marche. Finie, la collecte interminable des renseignements de chacun, des certificats médicaux dans tous les sens, des chèques donnés par ci par là. Désormais tout est à un seul endroit, et accessible pour tous. Que ce soit des documents papiers, ou numériques. Chaque membre du bureau peut travailler à partir du même document, sans compromettre le travail des autres, tout comme les adhérents.
Un pour tous, tous pour un ?
Comment ça ? L’adhérent peut remplir lui-même ses données dans mon tableau ?
Eh oui, maintenant vous pouvez déléguer la collecte des informations des adhérents, aux adhérents. Adhérent ou pilier de l’association, vous aurez tous accès au même tableau, mais pas aux mêmes informations. M. Martin qui vient sur le tableau pour s’inscrire au cours de natation et ajouter son certificat médical ainsi que sa photo d’identité ne pourra voir que sa propre adhésion. Les membres du bureau de l’association, eux, auront accès à l’ensemble du tableau, et donc aux renseignements de tous les adhérents.
L’intimité de chacun est donc préservée. Un vrai gain de temps pour tout le monde, et la fin des nombreuses erreurs de saisie.
Une jolie mêlée de documents
Pour gérer la diversité des données, le site vous permet de classer chaque information : si vous voulez une date, une photo ou un mail, RowShare aide les adhérents à saisir les bonnes informations et leur interdit d’y mettre autre chose. Une check list pour trouver des disponibilités ? C’est également possible. Le plus, c’est que vous pouvez rendre obligatoires certaines informations ou documents : pratique pour éviter la course aux infos. Marty !!! Ils ont inventé une machine à générer des documents !! Vous en rêviez, RowShare l’a fait. En créant ou réutilisant un modèle de document, vous pouvez aussi bien produire des cartes d’adhérent que des fiches de renseignements, ou même des attestations pour chaque adhérent à partir des données collectées. En un clic, tous ces documents sont créés. Plus rapide qu’un commentateur sportif À chaque nouvelle inscription ou réponse sur votre tableau, RowShare vous envoie un mail personnalisé. Des notifications en temps réel pour ne jamais rien rater.
Import-Export
N’ayez crainte, si vous avez besoin d’actualiser votre liste d’adhérents avec RowShare vous ne repartirez pas de zéro pour créer le tableau des adhérents de votre association. Il vous suffit d’importer votre fichier Excel actuel dans RowShare. Sinon, vous pouvez partir de mon exemple, ou créer le vôtre de toute pièce et laisser vos adhérents le compléter. Adepte des tableaux croisés dynamiques, des filtres ou des graphes d’Excel ? Pas de soucis, vous pouvez consulter et même modifier les tableaux RowShare… directement dans Excel grâce à notre fonctionnalité Excel Sync.
Laissez-vous guider, vous allez voir, c’est facile
Sprint final. Je vais vous montrer comment gérer concrètement votre assoc’. Quoi qu’il en soit, vous commencerez par créer votre compte, copier mon tableau puis le personnaliser si vous voulez… et vous serez prêt(e)s.
Accédez à mon tableau pour créer le vôtre à partir de ma structure. En revanche, si vous possédez déjà un fichier Excel, vous pouvez l’importer dans RowShare. Vous pourrez également exporter votre tableau RowShare via cette fonctionnalité. Puis, cliquez sur l’icône « Paramètres » pour personnaliser le titre et la description de votre tableau. Vous trouverez un lot de modèles de tableaux dans la description de ce dernier (Planning, commande groupée…).
Appuyez sur le « + » du haut pour ajouter une colonne. RowShare vous invite alors à choisir le type de la colonne (des nombres, du texte, des liens, des emails, des photos, des documents…). Pour en savoir plus, c’est ici. En étant propriétaire du tableau, vous pouvez déterminer le pouvoir que chacun aura sur le tableau : droit de lecture ou droit de lecture ET écriture. Pour choisir ces droits je vous invite à en savoir plus sur le sujet. Ils s’appliqueront à tous les utilisateurs à qui vous communiquerez le lien du tableau. Dans notre cas, où les adhérents viennent remplir leurs informations, sans pouvoir consulter celles des autres, choisissez les droits suivants : Pour que chacun des membres du bureau puissent avoir accès à l’intégralité des informations et donc du tableau, ajoutez leurs adresses dans l’onglet « Membres ». Si vous souhaitez éditer votre tableau directement dans Excel, c’est possible. Découvrez la fonctionnalité Excel Sync ici. Votre tableau est prêt à être partagé ! Envoyez l’adresse du tableau aux personnes de votre choix en la copiant depuis la barre d’adresse du navigateur. Une fois votre tableau partagé, RowShare vous notifiera à chaque modification ou ajout de ligne. Vous pouvez à tout moment modifier la manière dont vous êtes notifié dans la rubrique « mon compte » puis « notifications ». Aidez-vous de ce résumé pour les manier comme personne.
Pour finir, si vous souhaitez générer des documents à partir des informations que vous aurez collecté. Vous pouvez vous inspirer du modèle qui se trouve dans l’onglet « document » de mon tableau. Vous l’aurez compris, RowShare est un site qui vous permet de gérer en intégralité votre association gratuitement, et sans difficulté de prise en main. Pour gérer un planning, les cotisations, les événements, les commandes groupées ou même le suivi des performances individuelles le site est là ! Il y a même un catalogue de modèle de tableau pour vous aider. Alors pourquoi ne pas l’adopter ?
