La dimension administrative d’une entreprise désigne certaines tâches chronophages et redondantes. Pourtant, organiser les tâches administratives et les actualiser restent indispensables car la plupart de ces actions constituent des obligations légales de l’entreprise. Elles peuvent être nombreuses, elles concernent l’ensemble des salariés et requièrent souvent des renouvellements à ne pas manquer au risque de mettre l’entreprise dans l’illégalité. Comment faire en sorte de répertorier et suivre rigoureusement les processus administratifs de votre entreprise ? Comment optimiser la répartition de ces tâches au sein de votre équipe administrative ?

Listez et suivez vos tâches administratives au sein d’un tableau partagé

Organiser les tâches administratives du personnel de l’entreprise au sein d’un outil collaboratif permet à l’ensemble de l’équipe administrative d’y avoir accès à tout moment. Pour éviter une lassitude dans l’exécution de ces tâches, la responsabilité de ce tableau peut être confiée à tour de rôle aux différents membres de l’équipe selon un planning. Les processus administratifs pouvant y figurer sont par exemple :
• la visite médicale du travail ;
• l’affectation du badge d’accès aux locaux ;
• la signature de l’accord de confidentialité ;
• la signature du règlement intérieur ;
• la pièce d’identité ;
• le titre de séjour ;
• le visa de travail.
Ces informations sont affectées à chaque collaborateur, suivies d’une date de renouvellement à renseigner et d’une alerte programmée un mois avant la fin de l’échéance. Ainsi, le responsable administratif devra contacter et relancer le salarié en question pour récupérer les documents à jour avant la fin de sa validité. Le tableau doit être actualisé en fonction des nouveaux arrivants ou des salariés sur le départ.

 

Utilisez ce modèle de tableau pour suivre les processus administratifs.

Les avantages d’un suivi optimisé des processus administratifs

À travers l’utilisation d’un tel tableau partagé, la personne en charge de son pilotage saisira une seule fois les données, à l’intégration du collaborateur. Grâce à l’alerte en place, dupliquer un rappel dans son agenda sera inutile. L’outil correctement tenu à jour facilitera : le listage des données, le suivi des tâches administratives, le renouvellement des documents officiels avant leur date d’expiration et donc d’assurer que l’entreprise est en règle, le partage des informations au sein de l’équipe. La prise en main simple et immédiate du tableau collaboratif permet un gain de temps pour tous. Par ailleurs, en fonction des besoins, il est possible de subdiviser davantage les informations du tableau. Par exemple, il pourra y être précisé la fonction du salarié, le département auquel il appartient, ou encore la désignation de son manager. Enfin, ces relances auprès des salariés permettent d’exploiter un autre volet précieux pour l’entreprise : susciter les échanges entre les collaborateurs qui n’appartiennent pas forcément au même service et leur donner ainsi l’occasion de tisser des liens nouveaux. En effet, la multiplication des interactions au sein d’une entreprise est encouragée car elle favorise la connaissance et la cohésion inter-équipes.

Piloter facilement vos processus administratifs est rendu possible grâce à des outils simples du marché. Vous éviterez les usines à gaz en optant pour un outil permettant de partager et centraliser de manière sécurisée les données au sein de votre équipe. Optez dès à présent pour l’outil collaboratif RowShare !