Un tableau qui s'ouvre vite, c'est un tableau qu'on consulte sans y penser. Nous venons d'accélérer l'ouverture des tableaux reliés entre eux, jusqu'à 3,5 fois plus vite pour les plus gros. C'est aussi l'occasion de présenter une fonctionnalité que beaucoup d'entre vous n'ont pas encore essayée.
Relier deux tableaux, concrètement
Dans RowShare, une colonne de type « Ligne d'un autre tableau » rattache une ligne d'un tableau à une ligne d'un autre tableau. Les colonnes que vous avez choisies dans ce second tableau s'affichent alors directement dans le premier.
Prenons un tableau Contrats et un tableau Clients. Pour chaque contrat, vous choisissez le client concerné, et son nom, son adresse ou son secteur apparaissent à côté du contrat. Personne ne les a retapés. Si le client déménage, vous corrigez son adresse une fois dans le tableau Clients, et le tableau Contrats affiche aussitôt la nouvelle.
Nous appelons tableau parent celui qui fournit les informations (ici Clients), tableau enfant celui qui les affiche (Contrats), et colonnes parent les colonnes reprises.
Le même schéma fonctionne pour des commandes et leurs clients, des candidatures et les postes ouverts, des tâches et leur projet, des missions et le consultant qui les assure. On peut même aller un cran plus loin : un tableau Échéances relié aux Contrats peut afficher le secteur du client, qui n'a pourtant été saisi qu'une fois, dans Clients.
Si vous venez d'Excel, vous avez sans doute déjà fait ça avec une RECHERCHEV : on saisit le client, la formule va chercher le reste. Ici, vous choisissez le client dans une liste, et RowShare affiche le reste, sans formule à écrire ni à recopier.
Mettre en place un lien
Comptez quelques minutes.
- Dans le tableau enfant (dans notre exemple, le tableau Contrats), ajoutez une colonne, choisissez « Ligne d'un autre tableau » dans la catégorie « Listes de choix », donnez-lui un titre et cliquez sur Ajouter.
- Dans les paramètres de la colonne, indiquez le tableau parent, ici Clients.
- Choisissez les colonnes à afficher et faites-les passer à droite avec la flèche.
- Revenez au tableau (il faut parfois rafraîchir la page). Les nouvelles colonnes sont tout à droite, regroupées, et encore vides.
- Double-cliquez dans l'une d'elles. RowShare vous propose les clients auxquels vous avez accès, avec une recherche pour aller plus vite.
Quand la liste de clients s'allonge, les Options avancées de la colonne permettent de la filtrer ou de la trier. Une seule règle à connaître : pas de boucle. Si Contrats est relié à Clients, Clients ne peut pas être relié à Contrats.
Le pas à pas complet, avec captures, se trouve dans l'aide : Comment créer un lien entre les lignes de deux tableaux ?
Ce qui a changé côté vitesse
Pour afficher un tableau relié, RowShare doit retrouver, ligne par ligne, les informations du tableau parent. Plus le tableau est gros, plus cela prend de temps. RowShare retrouve désormais ces correspondances bien plus efficacement.
Nous avons mesuré l'ouverture de tableaux réels avant et après la mise en production.
- Sur les plus gros tableaux reliés, l'ouverture est jusqu'à 3,5 fois plus rapide. Un tableau de plus de 11 000 lignes qui demandait près de 9 secondes s'ouvre maintenant en 2,5 secondes.
- Sur les tableaux reliés de taille moyenne, le gain est de 10 à 20 %.
- Pas d'impact sur les tableaux sans lien.
Il n'y a rien à activer de votre côté, le gain de performance est déjà en place.
La suite
Notre prochain chantier concerne les tableaux qui contiennent beaucoup de formules. Nous en reparlerons quand il sera prêt.
Si vous n'avez encore jamais relié deux tableaux, partez de ce que vous avez déjà : deux tableaux que vous utilisez séparément, et une colonne que vous recopiez sans cesse de l'un à l'autre. C'est souvent un bon candidat. Le guide vous accompagne étape par étape, et notre équipe peut vous aider à organiser vos tableaux si vous préférez ne pas le faire seul.
Questions fréquentes sur les liens entre tableaux
À quoi sert une colonne « Ligne d'un autre tableau » ?
Elle rattache une ligne d'un tableau RowShare (le tableau enfant) à une ligne d'un autre tableau (le tableau parent), et affiche dans le tableau enfant les colonnes choisies du tableau parent. Rien n'est ressaisi.
Si je modifie le tableau parent, le tableau enfant suit-il ?
Oui, la modification apparaît en temps réel dans le tableau enfant. C'est tout l'intérêt : une information se corrige à un seul endroit.
Quelle différence avec « Valeurs d'une autre colonne » ?
« Valeurs d'une autre colonne » est une liste déroulante alimentée par une colonne d'un autre tableau RowShare. « Ligne d'un autre tableau » relie la ligne entière et peut afficher plusieurs colonnes du tableau parent.
Peut-on enchaîner plus de deux tableaux ?
Oui, une colonne parent peut être reprise dans un troisième tableau, par exemple Clients, puis Contrats, puis Échéances. RowShare refuse seulement les boucles, où un tableau finirait relié à lui-même.
Faut-il faire quelque chose pour bénéficier de l'accélération ?
Non, elle est déjà en place sur les tableaux reliés. Les plus gros s'ouvrent jusqu'à 3,5 fois plus vite, ceux de taille moyenne 10 à 20 % plus vite, et il n'y a pas d'impact sur les tableaux sans lien.
