Comment Onco Aura a optimisé son process de collecte et de validation de données grâce à RowShare.

Témoignage client

Onco Aura

Industrie

Santé Publique

Localisation

France

Site Web

À la suite d’un échange récent avec l’un de nos clients, Onco Aura, une interview a été réalisée et s’est déroulée comme suit :

Pourriez-vous vous présenter ?  

Je m’appelle Virginie Charvaz et je suis chef de projet à la DSI au sein d’Onco Aura.

Onco Aura est un DSRC, Dispositif Spécifique Régional du Cancer. Nous sommes une structure de santé publique et une association Loi 1901 à but non lucratif dont les missions menées sont confiées et financées par notre Agence Régionale de Santé – ARS. 

Nous comptons parmi nous actuellement 94 membres : 

A ceux-ci, viennent s’ajouter des membres de droit : 

Notre mission principale est de coordonner et homogénéiser les pratiques professionnelles en cancérologie en Auvergne Rhône-Alpes. 

Mais nous avons aussi comme mission de valoriser l’activité des médecins libéraux pour leur participation aux Réunions de Concertation Pluridisciplinaire (RCP). Ces réunions proposent aux patients atteints de cancer une proposition thérapeutique après décision collégiale. 

Pour cela, nous devons ventiler une enveloppe financière de notre ARS auprès des praticiens des cliniques privées en fonction de leur activité à ce titre.

 

Quel problème métier essayiez-vous de résoudre ?  

Nous cherchions un moyen d’organiser la collecte de données auprès des établissements privés de santé de la région pour répartir cette enveloppe sur la base de l’activité réelle des praticiens en RCP. Donc un outil qui permet de centraliser la saisie et de faciliter les mises à jour de ces informations. 

Il y avait un fort enjeu de gain de temps et de fiabilité de la donnée collectée. 

 

Comment abordiez-vous ce problème avant d’utiliser RowShare ?  

Notre équipe a longtemps utilisé Microsoft Excel. Nous partagions un fichier Excel par établissement de santé, avec une ligne pour chaque médecin afin de renseigner les nombres de dossiers et les présences aux réunions de concertation pluri-disciplinaire (RCP). 

Comme nous avons des interlocuteurs dans chaque structure , il arrivait que plusieurs personnes renvoient des informations en parallèle, créant une ambiguïté sur la bonne source de données à conserver. L’un de nos souhaits était de n’avoir qu’un seul interlocuteur par établissement.

Nous passions beaucoup de temps à consolider les données en échangeant avec les cliniques, ce qui conduisait à gérer plusieurs versions des fichiers Excel et compliquait le suivi des retours des cliniques.

Une fois cette étape terminée, nous centralisions tout dans un grand fichier pour enfin réaliser nos analyses comparatives.

Comment avez-vous entendu parler de RowShare pour la première fois ?  

Via une recherche sur internet pour trouver une solution répondant à nos besoins de centralisation de données. 

 

Comment s’est déroulée la mise en œuvre ?  

La mise en place a été très rapide. Nous avions contractualisé en fin d’année, et dès le début d’année suivante, quelques semaines plus tard, l’outil était opérationnel.

La mise en place de l’outil n’a pas eu d’impact sur notre calendrier annuel.

Comme notre processus existait déjà, nous avions des attentes précises, et l’équipe RowShare a pu configurer rapidement l’outil pour répondre à nos besoins.  

Logo Onco Aura

RowShare nous a permis d’informatiser nos processus, nos données sont maintenant plus homogènes.  Avant, dans Excel, nos données n’étaient pas aussi propres. Nous passions beaucoup de temps à nettoyer nos fichiers avant d’aboutir à un fichier unique compilant tous les retours.” 

Chef de Projet à la DSI

Qui sont vos utilisateurs RowShare et que font-ils avec ?

Dans les établissements de santé de notre région, ce sont principalement des directeurs d’établissement, des responsables qualité et des médecins. Ils saisissent leur activité lors de notre campagne annuelle de collecte d’information.

Aujourd’hui, nous gérons notre collecte de données, le contrôle qualité et les échanges d’informations avec les cliniques sur RowShare. L’outil nous permet de n’avoir qu’un interlocuteur par établissement, grâce à la fonctionnalité de validation des comptes par groupes d’utilisateurs.

Nos calculs se font toujours dans Excel : les données RowShare peuvent en effet être analysées dans RowShare ou aussi simplement dans Excel où nous avons nos habitudes. 

 

Comment RowShare vous aide aujourd’hui ?

RowShare nous a permis d’informatiser nos processus. Nos données sont maintenant plus homogènes.

Avant, dans Excel, nos données n’étaient pas aussi propres. Nous passions beaucoup de temps à nettoyer nos fichiers avant d’aboutir à un fichier unique compilant tous les retours des établissements.  

Avez-vous déjà fait appel au support de RowShare ? Qu’en avez-vous pensé ?  

Nous avions été très autonomes sur l’utilisation de RowShare. Nous arrivons assez facilement à faire ce qu’on veut. De temps en temps, nous sollicitons l’aide du support pour importer des données en grand nombre.

 

Recommanderiez-vous RowShare ?  

Oui sans hésiter ! 

 

Pensez-vous qu’on pourrait travailler avec d’autres DSRC ?  

Oui, nous avions diffusé un tutoriel via nos canaux de communication pour expliquer aux cliniques comment utiliser les tableaux RowShare, nous n’avions reçu que des retours positifs !

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