Le télétravail, partiel ou complet, est adopté par de plus en plus d’entreprises. Fin 2020, environ 31 % des salariés étaient en télétravail, à raison de 3,6 jours en moyenne par semaine. Cette tendance perdure et est en passe de s’installer durablement. Toutefois, pour fonctionner de manière optimale à long terme, le télétravail doit aller de pair avec une excellente organisation au sein des entreprises. Comment gérer le télétravail et les périodes en présentiel sur le plan administratif ? Comment faciliter le télétravail pour les salariés ? Qu’en est-il de la sécurité des données ? Découvrez 5 solutions pour faciliter l’organisation du télétravail au sein de votre entreprise.
La mise en place du télétravail
Le travail en entreprise, ça ne s’improvise pas. Une bonne organisation est indispensable, en particulier sur le plan administratif.
La première étape avant d’adopter une organisation en télétravail consiste à formaliser un accord entre employeur et salariés. Cela peut passer par un accord d’entreprise, une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social économique ou un accord simple. Sauf en cas de situation particulière ou urgente (dans le cadre de laquelle un employeur peut mettre en place le télétravail de façon unilatérale), les salariés sont sollicités pour signer la charte ou l’accord proposé
Grâce à l’application RowShare, facilitez la transmission des documents à lire et à signer. Vous pourrez directement « assigner une tâche » à chaque salarié, suivre depuis la même interface l’évolution du nombre de signatures, mais aussi adresser des rappels aux éventuels retardataires.
La gestion et le suivi des jours de travail et des temps en présentiel
Un, deux ou trois jours, en journée complète ou en demi-journée… Le nombre de jours de télétravail et leur format varient d’une organisation à l’autre, et parfois d’un salarié à un autre en interne.
Les fonctions RH et managériales, tout comme les membres des différentes équipes, doivent pouvoir accéder à tout moment à ces informations par le biais d’un planning dédié. Cela permet, selon les cas :
- de déterminer immédiatement les moyens de communication à privilégier avec un collaborateur à un instant T ;
- d’adapter son emploi du temps en fonction des besoins de son activité. Un collaborateur peut par exemple modifier ses journées en présentiel pour être dans les locaux les mêmes jours qu’un collègue ;
- de savoir à tout moment combien de salariés sont présents sur le site et inversement. En période de crise sanitaire, ce point a une importance particulière car il permet de contrôler la jauge de présence sur site.
Selon les entreprises, le planning de présence sur site peut être hebdomadaire, mensuel voire trimestriel.
Avec l’application RowShare, vous pouvez personnaliser facilement le ou les plannings de présence selon vos besoins. Le statut de la demande du télétravail (validé ou non par un responsable administratif) peut par exemple apparaître.
La gestion des demandes d’équipements pour le télétravail
Conformément au Code du travail, l’employeur est tenu de fournir aux salariés le matériel et les outils nécessaires à la réalisation de leurs missions, et cela même en cas de télétravail.
Ordinateur portable, logiciels, souris, téléphone, casque, écran… Il est essentiel de faire le point avant la mise en place effective du télétravail pour connaître précisément le niveau d’équipement des salariés et répondre aux besoins de chacun.
Avec RowShare, vous pouvez inviter toutes les personnes concernées par le télétravail à contribuer, de manière publique ou non, à un tableau dynamique. La particularité ? Chaque salarié se voit attribuer une ligne (ou plusieurs) et il ne peut pas modifier celle des autres. La fiabilité des données est ainsi assurée et vous pouvez les utiliser en toute quiétude.
Elles pourront être particulièrement utiles pour dresser un inventaire complet et à jour du matériel mis à la disposition des collaborateurs. Cet inventaire pourra être agrémenté des documents nécessaires à la gestion des appareils, comme les factures ou les documents de garantie, par exemple.
La mise en place une base de données avec des ressources utiles
Une bonne organisation du télétravail passe aussi par la mise à disposition de ressources concernant le télétravail. Les salariés pourront s’y référer en autonomie et à tout moment en cas de besoin.
Cette base de données doit notamment contenir les documents suivants :
- le règlement de l’entreprise par rapport au télétravail, qui clarifie notamment les horaires ;
- l’accord de télétravail proposé par l’entreprise (lorsqu’il y en a un) ou l’avenant au contrat ;
- les tutoriels et guides relatifs aux outils utilisés dans le cadre du télétravail ;
- la charte d’utilisation des équipements et outils mis à la disposition des salariés.
Dans un autre registre, une base de données peut aussi servir à rassembler des documents comme des comptes-rendus de réunion, des contrats, etc.
