Tableau de suivi des horaires : comment le mettre en place ?

Le suivi des horaires de travail devient central à une époque où la flexibilité du travail accordée aux salariés est de plus en plus grande. Cette flexibilité s’explique notamment à travers le développement des entreprises. Souvent présentes sur plusieurs sites, ces configurations imposent aux collaborateurs d’être en mesure de travailler à distance sur des projets communs.  Aujourd’hui, les dirigeants doivent s’adapter à cette tendance basée en partie sur la confiance qu’ils accordent à leurs salariés dans leur propre gestion des heures de travail. Quels sont les avantages de l’autonomie accordée aux équipes dans le suivi de leurs horaires de travail ? Pourquoi est-il bénéfique d’utiliser un tableau collaboratif pour réaliser ce suivi ? Et comment mettre concrètement en place l’outil ? Découvrez dans la suite de l’article quelques conseils pratiques et utilisables immédiatement. 

Privilégiez la gestion autonome des horaires de travail hebdomadaires de vos salariés

Il est difficile pour un manager ayant une équipe répartie sur différents sites de suivre précisément les horaires de travail de tous ses collaborateurs. Pour répondre à cette contrainte géographique, chaque membre de l’équipe peut faciliter le reporting en prenant en charge ses relevés horaires mensuels. Les avantages sont nombreux : 

• Le salarié se sent moins contrôlé, plus autonome ce qui augmente le degré de confiance avec son manager et l’incite à s’impliquer davantage dans ses objectifs opérationnels ; 
• Le manager par conséquent dégage du temps dédié au contrôle et à la saisi des heures effectuées ; 
• Sur la base des données récoltées, le manager a la possibilité d’anticiper l’organisation des tâches au sein de son équipe selon le quota d’heures de travail restant dans sa globalité ; 
• Le manager bénéficie d’une vue d’ensemble, à chaque instant, sur les heures déjà travaillées de son équipe ce qui favorise un meilleur pilotage opération

> Réalisez le suivi des horaires de travail de vos salariés à l’aide des outils collaboratifs de RowShare. Vous pourrez ainsi faciliter le recueil des données en faisant participer directement vos équipes. Gagnez du temps tout en diminuant le risque d’erreurs !

Le tableau de suivi des horaires : quelle utilité ? 

Le reporting quotidien s’apparente à une tâche chronophage qui peut vite entraîner des erreurs. L’utilisation d’un tableau semble alors pouvoir faciliter la saisie de données en quantité. Ceci est donc valable pour le suivi des heures de travail des salariés d’une entreprise. Ces données en masse sont directement renseignées et centralisées au sein d’un outil partagé.  

 L’outil permet à chaque collaborateur d’avoir accès aux informations qui lui sont spécifiquement accordées. Tous les salariés peuvent être concernés, quel que soit le service auquel ils appartiennent ou leur fonction. Par conséquent, manager, responsable paie ou collaborateur d’un autre service pourront à n’importe quel moment consulter, renseigner, modifier ou encore valider les éléments du tableau selon leurs droits. Grâce à une interface intuitive, l’utilisation du tableau devient simple et autorise une bonne lisibilité des données. Par ailleurs, il est possible de faire apparaître une colonne dédiée aux commentaires afin d’offrir une liberté d’échange d’informations clés directement via l’outil. 

 Les informations sont donc directement complétées par chaque salarié comme preuve de son temps de travail. Cette participation collective facilite ainsi la récolte d’une grande quantité de données destinées à élaborer les paies des collaborateurs en temps et en heure. 

Quels éléments doivent apparaître dans le tableau de suivi des horaires ?

À l’aide d’un tableau de suivi hebdomadaire par exemple, le service des Ressources Humaines accède aux heures travaillées des salariés de l’entreprise. En fonction des modalités des contrats de travail, le nombre d’heures légales travaillées à respecter par jour et par semaine varie. Ces règles liées aux obligations contractuelles peuvent être facilement paramétrées dans l’outil ce qui permet l’affichage automatique du « nombre d’heures restantes » après que le champ « Nombre d’heures effectuées » ait été rempli.  

 

À titre d’exemple, les informations à mentionner dans le tableau partagé peuvent être les suivantes : 

• Nom, prénom du collaborateur ; 
• Nom, prénom du manager ; 
• Service du collaborateur (Finance, Marketing, Logistique…) ; 
• Nombre d’heures effectuées ; 
• Nombre d’heures restantes ; 
• Nombre d’heures supplémentaires ; 
• Taux majoré sur les heures supplémentaires ; 
• Nombre d’heures de congés ; 
• Nombre d’heures de maladie ; 
• Justificatif d’arrêt maladie (à joindre) ; 
• Commentaires. 

Grâce à un outil simple à mettre en place et à utiliser comme le tableau de suivi partagé qu’offre RowShare, vous impliquez instantanément vos équipes dans le suivi de leurs heures de travail de façon autonome et responsable.