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Quel outil et tableau pour le suivi des effectifs ?

Générer efficacement une liste des effectifs.

L’époque actuelle semble plus que jamais marquée par la valorisation du capital humain au sein des entreprises. Cette approche tend à s’accentuer avec les générations Y et Z aux fonctions de dirigeants. En effet, ces générations aspirent au parfait équilibre entre la vie personnelle et professionnelle. Dans ce contexte, la gestion du personnel d’une entreprise a tout intérêt à être placée au cœur de leur stratégie.

Que permet un tableau de suivi des effectifs rigoureusement actualisée ?

Une vision claire et globale des collaborateurs (accessible par tous les membres de la direction, mais également les managers) peut s’obtenir aisément. Un tableau de suivi des effectifs comprend non seulement des informations administratives mais également des informations d’ordre plus personnel. Un outil partagé peut par exemple offrir les informations suivantes :

  • Prénom et nom du collaborateur,
  • Titre,
  • Date d’embauche,
  • Type de contrat,
  • Situation familiale,
  • Photo
  • Des documents administratifs joints (RIB, pièce d’identité, attestation de sécurité sociale)…

Ces données répondent à plusieurs enjeux d’ordre :

• Stratégique : elles permettent de suivre en temps réel le nombre de salariés dans l’entreprise et de répertorier les profils qui la composent. Grâce à ces informations qualitative et quantitative, les dirigeants peuvent s’y référer pour élaborer leur stratégie de développement (en ajustant les objectifs de recrutements) et prévoir leurs budgets ;

• Administratif et organisationnel : la gestion des échéances des contrats d’intérim ou à durée déterminée est facilitée pour l’équipe administrative. Par ailleurs, les services généraux pourront anticiper les commandes des badges d’accès à la restauration d’entreprise pour les nouveaux arrivants et les prévisions des nombres de repas quotidiens auprès des fournisseurs.

• Humain : en accédant aux situations familiales des collaborateurs, le comité d’entreprise pourra anticiper les événements qui ponctuent l’année. Il pourra par exemple prévoir les commandes des cadeaux de Noël destinés aux enfants des salariés. Un tableau de suivi des effectifs apparaît comme le meilleur moyen de suivre l’évolution de la masse salariale de votre société dans la durée.

Les données du dashboard RH sont modifiables à tout instant. Les responsables des départements de l’entreprise peuvent ainsi alimenter progressivement ce tableau collaboratif simple d’utilisation. En réponse à un turnover trop élevé, le manager en charge du recrutement pourra par exemple revoir son volume de recrutements à la hausse. Le responsable des formations quant à lui, pourra intensifier les programmes de formation destinés à fournir davantage d’expertise aux collaborateurs. Par conséquent, un tableau de bord RH exposant la gestion des compétences et des talents pourra être finement analysé. Dans un second temps, il pourra donner lieu à des actions précises décidées en amont par la direction.

Les avantages au quotidien de l’outil collaboratif

La mise en place d’un tableau partagé simplifie instantanément la communication entre les services utilisant ces données. Une personne de l’équipe RH peut se voir confier la centralisation de l’outil. Elle aura en charge sa mise à jour lors de chaque intégration de futurs salariés ou à la suite de départs.

La rapidité d’accès aux informations et la simplicité de partage fluidifient la circulation de l’information et préviennent des erreurs. Par ailleurs, l’outil peut être utilisé en guise de trombinoscope. Avec la présence des photos des collaborateurs, les managers et dirigeants pourront en un coup d’œil identifier visuellement une nouvelle recrue. En effet, la manière dont est organisée une entreprise peut révéler son degré de considération pour ses salariés. Tous ces signaux positifs sont essentiels car ils fondent le jugement des salariés à l’égard de leur employeur. Les conditions de travail, la considération et le bien-être professionnel général des salariés sont autant de paramètres qui augmentent la confiance des équipes. Ainsi fidélisés, les salariés deviennent de véritables ambassadeurs de votre entreprise.

Fiabiliser le suivi des effectifs conditionne la survie d’une entreprise. Son pilotage optimal assure une croissance pérenne. Retenir les meilleurs éléments dans votre entreprise est possible et nécessaire.

 

Nos clients parlent de RowShare
  • “Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
    Paule Collinet
  • “Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
    Luidgi Ciavarella
    Directeur d’agence
  • “Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
    Paul Smith
    Directeur général
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