La gestion des congés et des absences en entreprise est un enjeu RH primordial, car elle peut affecter indirectement la productivité de l’entreprise. Mais cette gestion peut se révéler compliquée et être ponctuée de nombreux obstacles. Quelles sont les principales difficultés rencontrées ? Quelles solutions mettre en place pour mieux gérer les congés du personnel ?
Gestion des congés : les difficultés à connaître
Entre les différents types de congés et d’absences, les aspects réglementaires à respecter ou la répartition des absences qui se veut équitable, les difficultés sont nombreuses dans la gestion des congés et des absences. Pour mettre en place les bonnes solutions, il convient d’abord de faire le point sur ces principaux obstacles.
Quels sont les différents types de congés et d’absences ?
Il est important de rappeler que lorsque l’on parle de congés, il ne s’agit pas uniquement de congés payés – appelés aussi congés annuels. Plusieurs catégories d’absences en entreprise se distinguent, dont les principales sont :
- les congés annuels, représentant 5 semaines en France ;
- la réduction du temps de travail (RTT), permettant aux collaborateurs travaillant plus de 35 heures par semaine de bénéficier de jours de repos compensateurs. Cet avantage est fixé par une convention ou un accord ;
- le congé maternité, établi à 16 semaines en France (26 semaines à partir du 3e enfant), ainsi que le congé paternité, d’une durée de 25 jours à partir du 1er juillet 2021 ;
- le congé spécial pour raisons familiales, telles qu’un mariage, une naissance, un enfant malade, etc. ;
- les arrêts ou congés maladie ;
- les temps de formation ;
- le congé sabbatique, etc.
Ces différents types de congés ne facilitent pas le travail de gestion des équipes RH, qui doivent recenser toutes les absences et veiller à la fois au respect des aspects réglementaires, et au décompte éventuel de ces absences sur les fiches de paye.
Que dit la loi en matière de congés payés ?
Chaque collaborateur obtient généralement 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, bénéficiant ainsi au minimum de 5 semaines, ou 30 jours, pour une année complète de travail. À l’inverse de certains autres congés, l’employeur se doit de maintenir le salaire durant cette période d’absence des employés. L’employeur est également tenu d’informer de la période de prise des congés au moins deux mois avant son ouverture, sachant qu’une période légale et obligatoire est fixée du 1er mai au 31 octobre.
De son côté, le collaborateur peut poser au maximum 24 jours ouvrables de congés payés consécutifs, en tant que congé principal. Sauf circonstances exceptionnelles, les dates de congés payés de l’employé ne peuvent pas être modifiées par l’employeur moins d’un mois avant le départ.
Des dispositions spécifiques, prévues dans une convention ou un contrat de travail, par exemple, peuvent toutefois accorder des jours supplémentaires de congés payés aux collaborateurs, ou toute autre dérogation par rapport aux aspects réglementaires. Tout l’enjeu des équipes RH consiste alors à trouver le juste équilibre entre le respect de la loi et certains éléments déterminés au cas par cas.
Comment répartir les congés de manière équitable ?
La répartition des congés payés est une mission souvent épineuse, car il est important qu’elle soit équitable et juste, afin de ne pas créer de tensions ou de frustrations au sein des équipes. Hors critères spécifiques établis par accord ou convention, l’employeur est censé déterminer l’ordre des départs en congés en fonction de la situation familiale de ses collaborateurs, de leur ancienneté ou encore de leur activité chez ou un plusieurs autres employeurs.
Gérer les absences et congés en entreprise constitue ainsi un véritable défi pour les fonctions RH, obligées de prendre en compte les différents types d’absences, les aspects légaux et / ou individuels des congés payés ainsi que leurs critères de répartition.
Découvrez notre tableau des congés payés : Types d’absence et justificatifs. Gérez les congés et les absences en entreprises, pour une organisation fluide et rapide, en quelques clics.
3 conseils pour mieux gérer les congés et absences en entreprise
Bien connaître les difficultés d’organisation des congés et absences permet de mettre en place des solutions efficaces pour mieux les gérer. Voici trois conseils pour vous accompagner.
1. Structurer et centraliser les congés et absences
Investir dans un logiciel permettant de centraliser toutes les informations concernant les congés et absences du personnel est l’une des clés pour assurer une gestion plus fluide et transparente. En effet, certains outils digitaux RH permettent d’avoir un aperçu structuré de toutes ces données, mettant en valeur le type d’absence attribué à chaque collaborateur – formation, maladie, etc. – ainsi que les dates de congés, notamment. Par ce biais, la difficulté de s’y retrouver parmi les nombreux types d’absence est ainsi écartée. Par ailleurs, les données peuvent être actualisées en temps réel, ce qui limite par la suite les erreurs de calcul lors de l’établissement des fiches de salaire.
Surtout, le fait de centraliser et de structurer les informations sur les congés et absences du personnel donne la possibilité à la fonction RH d’éditer des rapports de congés sur les années précédentes, afin de prévoir d’éventuels recrutements ou d’autres ajustements sur certaines périodes de faible présence récurrente.
L’idéal est de pouvoir bénéficier de tous ces éléments sous forme de tableaux, qu’il s’agisse d’un tableau complet reprenant tous les types d’absences, ou d’un tableau spécifique détaillant les arrêts maladie uniquement, par exemple. Les tableaux RowShare ont été conçus dans cet objectif de simplification de gestion des congés et des absences en entreprise. En plus d’offrir une vision claire et précise de toutes les absences en quelques clics, les tableaux RowShare permettent à chaque collaborateur d’intégrer les justificatifs liés à l’absence.
2. Responsabiliser les collaborateurs dans la gestion de leurs absences
Il est important de laisser une certaine part d’autonomie aux collaborateurs dans la gestion de leurs absences et congés. Chacun doit pouvoir accéder facilement à son solde de congés payés ou de RTT, et celui-ci doit être mis à jour en temps réel. De même, il est nécessaire que chaque collaborateur puisse avoir accès au planning de congés des autres membres de l’équipe, afin de vérifier que les absences ne tombent pas toutes à la même période. Cette liberté de gestion favorise la coopération et réduit les risques de frustrations.
Les tableaux RowShare de gestion des congés et absences facilitent grandement la responsabilisation des collaborateurs. Ces derniers peuvent faire leur demande de congés en un clic, en précisant directement le type d’absence demandée et la période. De même, ils peuvent commenter la demande, en précisant par exemple le type de formation suivie, dans le cas d’une absence pour formation. Le manager peut la valider à son tour, en quelques minutes, après avoir visualisé l’ensemble des congés de son équipe, visible en un coup d’œil grâce au format tableau RowShare.
3. Anticiper les congés
Une meilleure gestion des congés et absences des salariés passe également par l’anticipation, afin d’éviter de recevoir toutes les demandes au même moment et de privilégier une organisation sereine. Pour pallier les absences et garantir une permanence, notamment lors des vacances d’été ou de décembre, vous pouvez mettre en place des binômes de travail, par exemple.
La prévision des congés et absences des équipes nécessite toutefois que le solde des congés de chaque collaborateur soit à jour et facile d’accès. Le tableau Compteurs de congés et d’absences de RowShare offre cette fonctionnalité : congés payés acquis, en cours d’acquisition ou jours de repos, le tableau offre une vue d’ensemble claire et précise du solde restant de chaque employé. Ces informations fiables et accessibles offrent un gain de temps considérable dans la gestion et l’anticipation des congés du personnel.
