Assurez le suivi du cycle de vie de contrats
Avec un seul tableau, accédez à toutes les informations relatives à vos contrats fournisseurs (informations sur le fournisseur, dates importantes, documents, etc.). Nous vous proposons ce modèle gagner du temps et faciliter le suivi des contrats.
Programmez des rappels
Renouvellement, audits, modifications, paiements. Un processus établi et efficace vous permet de réduire les risques liés au suivi des fournisseurs et des contrats. Assurez-vous de ne rater aucune étape importante.
Collectez l'information de manière collaborative
A l’échelle de l’entreprise, la liste des fournisseurs peut être longue. Un outil collaboratif vous permet de collecter les informations nécessaires de toutes les équipes concernées tout en contrôlant l’accès et la modification de ces informations.
Centralisez les contrats de vos fournisseurs
Gérer des contrats fournisseurs peut concerner tous les départements d’une entreprise. En général de concert avec le service des achats, un responsable d’entité pilote ses budgets pour les besoins de son activité. Un manque de vigilance peut entraîner des déconvenues financières en un rien de temps. Alors comment assurer une gestion optimale de vos contrats fournisseurs ? Comment coordonner cette gestion au quotidien avec le département des achats ?
Qu’il s’agisse d’un fournisseur en prestation de services, de matériel informatique ou bureautique, la liste des fournisseurs est souvent longue et exhaustive. Pour cette raison, une erreur est vite survenue si les responsables de départements ne respectent pas un suivi rigoureux de leurs contrats fournisseurs : un renouvellement de contrat manqué ou au contraire une résiliation omise pourront être lourd de conséquences. Pour vous en prémunir, une solution simplifiée se trouve dans l’utilisation d’un tableau partagé, directement accessible par le service des achats. Les budgets alloués de chaque département pourront y figurer, mais également le détail du service ou du produit fourni sans oublier les échéances des fins de contrats. Les caractéristiques du tableau sont modifiables aisément en fonction de leur pertinence pour chaque service. Voici des exemples de données à mentionner :
– Responsable du contrat ;
– Raison sociale du fournisseur ;
– Description de la prestation ;
– Contrat (à joindre) ;
– Date début du contrat ;
– Date de rappel ;
– Date de fin du contrat ;
– Montant annuel ;
– À résilier (possibilité de cocher)
– etc.
Une gestion des fournisseurs au-delà de l’aspect administratif
Le département des achats a la responsabilité du pilotage global des fournisseurs de l’entreprise. Le responsable des achats peut décider de conserver les listes des fournisseurs ayant répondu dans le passé aux différents appels d’offres émis par la société. Ainsi, les fournisseurs non retenus à un instant donné pourront être de nouveau considérés ultérieurement en fonction des besoins de l’entreprise. Le gain de temps est non négligeable ! Ces potentiels fournisseurs pourront être mentionnés au sein d’un outil collaboratif (raison sociale du fournisseur, intitulé de l’appel d’offre, date d’émission, proposition commerciale, coordonnées de l’interlocuteur-clé, soutenance réalisée ou non, raison du refus etc). Les dates de rappel des échéances de fins de contrats à venir peuvent constituer une occasion de remise en concurrence des fournisseurs sur le marché évitant toute dépendance économique. Par la même occasion, ces dates de rappel peuvent engendrer la planification de points trimestriels ou annuels à réaliser entre le client et son fournisseur afin de mesurer le niveau de satisfaction du partenariat.
Ainsi les renouvellement des contrats peuvent s’envisager à ce stade. Une gestion de vos contrats fournisseurs pilotée avec soin, vous évitera de mauvaises surprises financières et soignera votre relation avec vos fournisseurs. Vos suivis mais également la visualisation de vos multiples partenaires seront facilitées à l’aide d’outils collaboratifs issus de la gamme proposée par RowShare. Vous pouvez les mettre en place dès à présent et les adapter en fonction de vos besoins !
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“Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
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“Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
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“Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
Planifier un RDV
