La gestion des notes de frais devient plus simple

Gestion des notes de frais, de quoi s'agit-il ?

Dans le cadre de leur activité professionnelle, les collaborateurs d’une entreprises peuvent être amenés à réaliser des dépenses variées. Il peut s’agir de fournitures, de frais de déplacement ou d’hébergement, de frais de nourriture. Lorsque la dépense est réalisée dans le cadre professionnel, elle doit être remboursée par l’entreprise. On parle alors de frais professionnels qui vont donner lieu à une note de frais.

La mise en place d’une note de frais nécessite de collecter des informations précises : la nature de la dépense, la date de cette dépense, le montant HT, TTC et la TVA associée. Chaque note de frais doit être associée à un collaborateur identifié et doit contenir un justificatif. Pourquoi ? Car il est important pour l’entreprise de pouvoir justifier de ces frais professionnels dans le cadre d’un contrôle fiscal, le remboursement étant exonéré de cotisations sociales.

Lorsque ces notes de frais sont sous format papier, le processus ramené au nombre de collaborateur devient rapidement chronophage pour les équipes en charge (qu’il s’agisse des Ressources Humaines, Comptabilité ou Administratif). De même, il est plus délicat pour l’entreprise d’honorer les remboursements rapidement.

La dématérialisation de la gestion des notes de frais vient grandement faciliter et optimiser cette gestion, pour l’entreprise comme pour les collaborateurs.

Outil de gestion des frais professionnels : que faut-il en attendre ?

L’utilisation d’un outil permettra de faciliter la gestion des notes de frais. Il faut cependant un outil approprié qui permettra :

• La collecte et la centralisation des informations essentielles pour initier les notes de frais : les notes de frais deviennent rapidement difficiles lorsqu’il faut courir après un justificatif ou une information manquante.
• Un traitement rapide des frais professionnels : pour optimiser ce processus, l’information doit être partageable et partagée entre les parties prenantes (le collaborateur, l’équipe administrative, mais également le manager qui peut avoir une action de validation).
• La traçabilité des demandes et de la transparence : l’entreprise comme le collaborateur doit pouvoir suivre l’état d’avancement des notes de frais. Manque-t-il des informations ce qui nécessite une action du salarié ? La demande est-elle validée ? remboursée ? En un coup d’œil, ces informations doivent être visibles.

La gestion des dépenses professionnelles devient plus simple avec RowShare

Rien de plus simple: à partir du modèle, créez votre tableau et partagez-le à vos collaborateurs. Dès qu’un salarié insère une note de frais, vous êtes notifié et le processus est lancé : vérification, validation, remboursement. Archivez les notes de frais une fois que le traitement des frais professionnels est fini.

RowShare est un outil collaboratif qui vous permet de travailler efficacement ensemble. Sur un même tableau, chaque partie prenante à des actions à mener (intégrer le justificatif, remplir les informations, valider, etc.) et chacune peut les réaliser simultanément.

Sa force ? Une gestion des droits intelligente qui permet un accès différent à l’information par utilisateur ou par groupe. Ainsi, si l’équipe administrative bénéficie d’une vision globale des frais professionnels de l’entreprise, chaque collaborateur n’est autorisé à voir que les notes de frais qu’il a renseigné.

Cela permet d’assurer la confidentialité des données tout en permettant de conserver un historique et d’analyser les données récoltées.