Dossier du personnel : notre modèle de tableau pour une gestion efficace de vos salariés

Le dossier du personnel en entreprise

Qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Un dossier du personnel est un document ou un ensemble de documents qui rassemble toutes les informations importantes sur chaque employé au sein d’une organisation. Il s’agit d’un outil de gestion des ressources humaines qui permet de stocker de manière organisée et centralisée les données personnelles, les informations professionnelles et les documents administratifs liés à chaque employé.

Un dossier du personnel peut être sous forme physique (papier) ou électronique (numérique). Dans les grandes entreprises, il est souvent conservé de manière électronique, facilitant ainsi l’accès et la gestion des informations. Dans les petites entreprises, il peut être sous forme de classeur ou de dossier physique.

Que contient le dossier du personnel ?

Les documents qui doivent figurer

Le but principal de la création d’un dossier du personnel est de rassembler dans un même dossier ou fichier informatique, toutes les données nécessaires à l’identification personnelle et professionnelle des salariés.

Certains documents apparaissent donc comme indispensable. On y retrouve donc toujours, l’état civil du salarié, ses coordonnées, son numéro de sécurité social, son permis de conduire (si celui-ci le possède), tout le fichier relatif à son entrée dans l’entreprise (CV, lettre de motivation, copie des diplômes, des certifications et des habilitations, la DPAE et son contrat de travail, visite médicale…), les titres de séjours, les diplômes, le RIB, ou encore les régimes d’assurances, de complémentaires ou de mutuelles…

Mais aussi pour les salariés sortis, les fichiers relatifs à leur départs (lettre de convocation à un entretien préalable, lettre de notification de licenciement, lettre de démission, protocole d’accord pour rupture à l’amiable, rupture conventionnelle, solde de tout compte signé, renonciation ou acceptation du portage salarial…).

En dehors des documents interdits à mettre, que nous verrons dans la partie suivante, d’autres informations peuvent être renseigné dans les dossiers du personnel.

On y retrouve des copies des échanges entre le salarié et l’entreprise, la situation maritale et familiale du salarié, l’historique disciplinaire du salarié, e détail des formations demandées et suivies par le salarié, les comptes rendus des entretiens d’évaluation et professionnels, les avis d’arrêts maladie, la correspondance de la CPAM, les demandes d’autorisation d’absences et de congés, les contrats de mutuelles et de prévoyances souscrits par le salarié dans le cadre de l’offre proposée par l’entreprise, les différents avenants et contrats de travail du salarié, la décision unilatéral de l’employeur, le contrat de travail, l’ordre de mission, les fiches de paie et les heures effectuées, le point sur les réunions annuelles, les objectifs fixés…

Le dossier peut contenir des informations sur le parcours du salarié avant l’entreprise, mais aussi les documents sur le parcours du salarié au sein de l’entreprise, et enfin toutes les informations concernant le départ de celui-ci.

Les documents qui ne doivent pas y figurer

Les dossiers salariaux contiennent donc de très nombreuses informations personnelles et professionnelles du salarié. Mais il ne peut être fait mention, d’informations à caractères discriminatoire comme les origines raciales ou ethniques, la date d’entrée en France, la date de naturalisation, les modalités d’acquisition de nationalité française, orientations et préférences sexuelles, les appartenances et opinions politiques, la religion pratiquée, la nature du logement.

Ainsi que des informations procédant à un fichage personnel, c’est-à-dire les informations sur l’entourage familial, l’historique des adresses, les condamnations judiciaires, des appréciations ou remarques personnelles qualifiant le salarié.

De plus, pour les salariés sortis de l’entreprise, les employeurs doivent rendre un certain nombre de document a leurs salariés partis et doivent supprimer tous les documents personnels (RIB, document relatif à la situation familiale…).

Un dossier du personnel est essentiel pour assurer une gestion efficace des employés, faciliter la communication interne, garantir la conformité légale et permettre une prise de décision éclairée en matière de ressources humaines. Il doit être traité de manière confidentielle et sécurisée, conformément aux réglementations en vigueur concernant la protection des données personnelles.

 Qui peut accéder à ce dossier ?

Ce dossier peut être consulté par l’employeur ou son représentant, le service des ressources humaines, ainsi que le salarié lui-même qu’il soit encore présent ou non dans l’entreprise.

Le dossier du personnel est donc un outil très sollicité par les entreprises ; il peut prendre différentes formes, c’est pour cela que de nombreux outils pour aider les entreprises à gérer ses dossiers sont proposés. Mais ils sont souvent incomplets. Dans la deuxième partie de cet article nous allons vous proposer un outil qui peut parfaitement être utilisé pour créé et gérer les dossiers du personnel.

Utilisez RowShare pour votre dossier du personnel

Pour faciliter la création de votre dossier du personnel, nous avons élaboré un modèle de tableau personnalisé et prêt à l’emploi

Les avantages de notre modèle de tableau pour votre dossier RH.

• Centraliser l’ensemble des informations des salariés sur un même tableau : Les données sont complètes : carte d’identité, attestation de sécurité sociale, type de contrat, etc… Voici ci-dessous un aperçu de l’ensemble des informations que l’on peut collecter. L’outil permet également de proposer dans un menu déroulant les différents types de contrats. Cette centralisation d’informations permet aux collaborateurs de gérer eux même leur ligne et par ce fait avoir un maximum d’autonomie dans la mise à jour de leurs données.

• Mettre à jour les données à chaque arrivée/départ de collaborateur
• Permettre de partager aux utilisateurs certaines données pour garantir la confidentialité des informations données : Premièrement, le nom des propriétaires est noté sous le nom du tableau. Chaque collaborateur a ainsi la possibilité de modifier toutes données en lignes et colonnes de chaque tableau. L’administrateur de ce logiciel pourra également limiter les options de lecture et d’écriture pour tout une seulement une partie du tableau. Le propriétaire peut aussi affecter des lignes aux personnes de son choix. Ainsi, l’administrateur recevra une notification à chaque modification d’information. Ensuite, Rowshare permet aux propriétaires de configurer leur propre tableau pour que les utilisateurs qui utilisent le lien puissent voir toutes lignes mais éditer seulement celles qui leurs appartiennent.

Les fonctionnalités de RowShare

• Générer des contrats de travail : Dans ce même tableau, il est possible de générer des contrats de travail à partir d’un modèle au format Word. Ces contrats pourront être stockés à la suite dans ce même tableau. Il est possible par exemple qu’un utilisateur ai besoin de générer des contrats pour ses différents clients. Pour éviter de les insérer manuellement, Rowshare permet de les générer automatiquement.
• Filtrer et trier les lignes du tableau : Pour le tri, il peut s’agir du tri des noms par ordre alphabétique, de la date de naissance par ordre croissant/décroissant ou encore du numéro de matricule par ordre croissant/décroissant par exemple.Pour le filtrage, il peut s’agir de filtrer seulement les femmes/hommes, les salariés sortis/actifs ou encore le type de contrat CDI/CDD/stage/alternance par exemple.
• Figer des colonnes du tableau : Cela peut être utile lorsque l’on a besoin de remplir une certaine colonne avec l’aide seulement des noms et prénoms. Pour cela il suffit de figer les deux premières colonnes du tableau comme explique ci-dessous.
• Personnaliser son tableau : C’est aussi possible avec Rowshare qui s’adapte à chaque entreprise. Vous aurez la possibilité de rajouter ou supprimer des colonnes qui vous sembles essentielles ou non. Des exemples vous sauront proposés comme ci-dessous mais il est aussi possible de renommé sois même sa colonne.