Dossier du Personnel : centraliser l'information. En toute sécurité.

Le dossier du personnel en entreprise

Qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Pour commencer cet article, une brève définition du dossier salariale s’impose, « Le dossier du personnel est constitué d’un ensemble de données informatives, personnelles et professionnelles, au sujet d’un salarié de l’entreprise. »

Les entreprises n’ont aucune obligation légale en ce qui concerne la constitution ou non des dossiers du personnel de leurs salariés. En effet, le code du travail n’exige aucune forme tant sur la création que sur le contenu du dossier, ni dans le choix de son support.

Mais bien que la loi n’oblige pas l’employeur à créer ce dossier pour chaque salarié, les besoins administratifs lié aux ressources humaines, rendent sa création inévitable. Cela permet aux entreprises d’assurer un suivi concernant le recrutement, la formation, la rémunération ou encore la gestion des compétences.

Comme dit précédemment, il existe plusieurs supports pour le réaliser, il peut être papier ou numérique. Aujourd’hui le support numérique est très largement privilégié. De nombreux outils sont donc mis en place pour faciliter cette gestion du personnel.

Nous allons maintenant entrée dans le vif du sujet, et se demander que doit contenir cette fiche du personnel.

Que contient le dossier du personnel ?

Les documents qui doivent figurer

Le but principal de la création d’un dossier du personnel est de rassembler dans un même dossier ou fichier informatique, toutes les données nécessaires à l’identification personnelle et professionnelle des salariés.

Certains documents apparaissent donc comme indispensable. On y retrouve donc toujours, l’état civil du salarié, ses coordonnées, son numéro de sécurité social, son permis de conduire (si celui-ci le possède), tout le fichier relatif à son entrée dans l’entreprise (CV, lettre de motivation, copie des diplômes, des certifications et des habilitations, la DPAE et son contrat de travail, visite médicale…), les titres de séjours, les diplômes, le RIB, ou encore les régimes d’assurances, de complémentaires ou de mutuelles…

Mais aussi pour les salariés sortis, les fichiers relatifs à leur départs (lettre de convocation à un entretien préalable, lettre de notification de licenciement, lettre de démission, protocole d’accord pour rupture à l’amiable, rupture conventionnelle, solde de tout compte signé, renonciation ou acceptation du portage salarial…).

En dehors des documents interdits à mettre, que nous verrons dans la partie suivante, d’autres informations peuvent être renseigné dans les dossiers du personnel.

On y retrouve des copies des échanges entre le salarié et l’entreprise, la situation maritale et familiale du salarié, l’historique disciplinaire du salarié, e détail des formations demandées et suivies par le salarié, les comptes rendus des entretiens d’évaluation et professionnels, les avis d’arrêts maladie, la correspondance de la CPAM, les demandes d’autorisation d’absences et de congés, les contrats de mutuelles et de prévoyances souscrits par le salarié dans le cadre de l’offre proposée par l’entreprise, les différents avenants et contrats de travail du salarié, la décision unilatéral de l’employeur, le contrat de travail, l’ordre de mission, les fiches de paie et les heures effectuées, le point sur les réunions annuelles, les objectifs fixés…

Le dossier peut contenir des informations sur le parcours du salarié avant l’entreprise, mais aussi les documents sur le parcours du salarié au sein de l’entreprise, et enfin toutes les informations concernant le départ de celui-ci.

Les documents qui ne doivent pas y figurer

Les dossiers salariaux contiennent donc de très nombreuses informations personnelles et professionnelles du salarié. Mais il ne peut être fait mention, d’informations à caractères discriminatoire comme les origines raciales ou ethniques, la date d’entrée en France, la date de naturalisation, les modalités d’acquisition de nationalité française, orientations et préférences sexuelles, les appartenances et opinions politiques, la religion pratiquée, la nature du logement.

Ainsi que des informations procédant à un fichage personnel, c’est-à-dire les informations sur l’entourage familial, l’historique des adresses, les condamnations judiciaires, des appréciations ou remarques personnelles qualifiant le salarié.

De plus, pour les salariés sortis de l’entreprise, les employeurs doivent rendre un certain nombre de document a leur salariés partis et doivent supprimer tous les documents personnels (RIB, document relatif à la situation familiale…).

Quel intérêt pour les ressources humaines ?

Le dossier personnel est donc équivalent à une fiche d’identité, mais d’un point de vue professionnel, ils se montrent très utiles au sein d’une entreprise. En effet ces dossiers permettent :

• Un gain de temps lors de la recherche d’informations, puisque l’ensemble des données seront centraliser dans ce dossier. Cela peut aussi accélérer le processus de signature des documents RH.
• Un accès facile aux informations, ce qui soutiendra le travail notamment lorsque le salarié change d’adresse ou pour la préparation de la DSN et du bilan sociale.
• Un archivage complet, on y retrouve l’historique de toutes les données des collaborateurs, ainsi que le suivi des taches. Il permet alors de faciliter l’embauche et le départ d’un salarié.
• Une sécurisation de l’information, les données sont regroupées dans un seul dossier souvent numérique, permettant de bloquer son accès, et de sauvegarder aisément les informations et les modifications

 Qui peut accéder à ce dossier ?

Ce dossier peut être consulté par l’employeur ou son représentant, le service des ressources humaines, ainsi que le salarié lui-même qu’il soit encore présent ou non dans l’entreprise.

Le dossier du personnel est donc un outil très sollicité par les entreprises ; il peut prendre différentes formes, c’est pour cela que de nombreux outils pour aider les entreprises à gérer ses dossiers sont proposés. Mais ils sont souvent incomplets. Dans la deuxième partie de cet article nous allons vous proposer un outil qui peut parfaitement être utilisé pour créé et gérer les dossiers du personnel.

Constituer un dossier du personnel avec RowShare

Rowshare est un logiciel que l’on utilise pour stocker les données personnelles de l’ensemble des collaborateurs de Soft Fluent.  Un tableau récapitulatif a été créée afin de stocker les données de chaque salarié de l’entreprise. Rowshare consiste à partager des tableaux de données aux collaborateurs  avec un accès total ou restreint dans le but de mettre à jour les informations de chacun. Ces données peuvent être envoyées de façon personnalisée selon les collaborateurs concernés.

Les avantages de notre modèle de tableau pour votre dossier RH.

• Centraliser l’ensemble des informations des salariés sur un même tableau : Les données sont complètes : carte d’identité, attestation de sécurité sociale, type de contrat, etc… Voici ci-dessous un aperçu de l’ensemble des informations que l’on peut collecter. L’outil permet également de proposer dans un menu déroulant les différents types de contrats. Cette centralisation d’informations permet aux collaborateurs de gérer eux même leur ligne et par ce fait avoir un maximum d’autonomie dans la mise à jour de leurs données.

• Mettre à jour les données à chaque arrivée/départ de collaborateur
• Permettre de partager aux utilisateurs certaines données pour garantir la confidentialité des informations données : Premièrement, le nom des propriétaires est noté sous le nom du tableau. Chaque collaborateur a ainsi la possibilité de modifier toutes données en lignes et colonnes de chaque tableau. L’administrateur de ce logiciel pourra également limiter les options de lecture et d’écriture pour tout une seulement une partie du tableau. Le propriétaire peut aussi affecter des lignes aux personnes de son choix. Ainsi, l’administrateur recevra une notification à chaque modification d’information. Ensuite, Rowshare permet aux propriétaires de configurer leur propre tableau pour que les utilisateurs qui utilisent le lien puissent voir toutes lignes mais éditer seulement celles qui leurs appartiennent.

Les fonctionnalités de RowShare

• Générer des contrats de travail : Dans ce même tableau, il est possible de générer des contrats de travail à partir d’un modèle au format Word. Ces contrats pourront être stockés à la suite dans ce même tableau. Il est possible par exemple qu’un utilisateur ai besoin de générer des contrats pour ses différents clients. Pour éviter de les insérer manuellement, Rowshare permet de les générer automatiquement.
• Filtrer et trier les lignes du tableau : Pour le tri, il peut s’agir du tri des noms par ordre alphabétique, de la date de naissance par ordre croissant/décroissant ou encore du numéro de matricule par ordre croissant/décroissant par exemple.Pour le filtrage, il peut s’agir de filtrer seulement les femmes/hommes, les salariés sortis/actifs ou encore le type de contrat CDI/CDD/stage/alternance par exemple.
• Figer des colonnes du tableau : Cela peut être utile lorsque l’on a besoin de remplir une certaine colonne avec l’aide seulement des noms et prénoms. Pour cela il suffit de figer les deux premières colonnes du tableau comme explique ci-dessous.
• Personnaliser son tableau : C’est aussi possible avec Rowshare qui s’adapte à chaque entreprise. Vous aurez la possibilité de rajouter ou supprimer des colonnes qui vous sembles essentielles ou non. Des exemples vous sauront proposés comme ci-dessous mais il est aussi possible de renommé sois même sa colonne.