Le dossier du personnel en entreprise
Qu’est-ce que le dossier du personnel ?
Un dossier du personnel est un document ou un ensemble de documents qui rassemble toutes les informations importantes sur chaque employé au sein d’une organisation. Il s’agit d’un outil de gestion des ressources humaines qui permet de stocker de manière organisée et centralisée les données personnelles, les informations professionnelles et les documents administratifs liés à chaque employé.
Un dossier du personnel peut être sous forme physique (papier) ou électronique (numérique). Dans les grandes entreprises, il est souvent conservé de manière électronique, facilitant ainsi l’accès et la gestion des informations. Dans les petites entreprises, il peut être sous forme de classeur ou de dossier physique.
Que contient le dossier du personnel ?
Les documents qui doivent figurer
Le but principal de la création d’un dossier du personnel est de rassembler dans un même dossier ou fichier informatique, toutes les données nécessaires à l’identification personnelle et professionnelle des salariés.
Certains documents apparaissent donc comme indispensable. On y retrouve donc toujours, l’état civil du salarié, ses coordonnées, son numéro de sécurité social, son permis de conduire (si celui-ci le possède), tout le fichier relatif à son entrée dans l’entreprise (CV, lettre de motivation, copie des diplômes, des certifications et des habilitations, la DPAE et son contrat de travail, visite médicale…), les titres de séjours, les diplômes, le RIB, ou encore les régimes d’assurances, de complémentaires ou de mutuelles…
Mais aussi pour les salariés sortis, les fichiers relatifs à leur départs (lettre de convocation à un entretien préalable, lettre de notification de licenciement, lettre de démission, protocole d’accord pour rupture à l’amiable, rupture conventionnelle, solde de tout compte signé, renonciation ou acceptation du portage salarial…).
En dehors des documents interdits à mettre, que nous verrons dans la partie suivante, d’autres informations peuvent être renseigné dans les dossiers du personnel.
On y retrouve des copies des échanges entre le salarié et l’entreprise, la situation maritale et familiale du salarié, l’historique disciplinaire du salarié, e détail des formations demandées et suivies par le salarié, les comptes rendus des entretiens d’évaluation et professionnels, les avis d’arrêts maladie, la correspondance de la CPAM, les demandes d’autorisation d’absences et de congés, les contrats de mutuelles et de prévoyances souscrits par le salarié dans le cadre de l’offre proposée par l’entreprise, les différents avenants et contrats de travail du salarié, la décision unilatéral de l’employeur, le contrat de travail, l’ordre de mission, les fiches de paie et les heures effectuées, le point sur les réunions annuelles, les objectifs fixés…
Le dossier peut contenir des informations sur le parcours du salarié avant l’entreprise, mais aussi les documents sur le parcours du salarié au sein de l’entreprise, et enfin toutes les informations concernant le départ de celui-ci.
Les documents qui ne doivent pas y figurer
Les dossiers salariaux contiennent donc de très nombreuses informations personnelles et professionnelles du salarié. Mais il ne peut être fait mention, d’informations à caractères discriminatoire comme les origines raciales ou ethniques, la date d’entrée en France, la date de naturalisation, les modalités d’acquisition de nationalité française, orientations et préférences sexuelles, les appartenances et opinions politiques, la religion pratiquée, la nature du logement.
Ainsi que des informations procédant à un fichage personnel, c’est-à-dire les informations sur l’entourage familial, l’historique des adresses, les condamnations judiciaires, des appréciations ou remarques personnelles qualifiant le salarié.
De plus, pour les salariés sortis de l’entreprise, les employeurs doivent rendre un certain nombre de document a leurs salariés partis et doivent supprimer tous les documents personnels (RIB, document relatif à la situation familiale…).
Un dossier du personnel est essentiel pour assurer une gestion efficace des employés, faciliter la communication interne, garantir la conformité légale et permettre une prise de décision éclairée en matière de ressources humaines. Il doit être traité de manière confidentielle et sécurisée, conformément aux réglementations en vigueur concernant la protection des données personnelles.
Qui peut accéder à ce dossier ?
Ce dossier peut être consulté par l’employeur ou son représentant, le service des ressources humaines, ainsi que le salarié lui-même qu’il soit encore présent ou non dans l’entreprise.
Le dossier du personnel est donc un outil très sollicité par les entreprises ; il peut prendre différentes formes, c’est pour cela que de nombreux outils pour aider les entreprises à gérer ses dossiers sont proposés. Mais ils sont souvent incomplets. Dans la deuxième partie de cet article nous allons vous proposer un outil qui peut parfaitement être utilisé pour créé et gérer les dossiers du personnel.