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Comment faire un tableau pour inventaire

Préparer un inventaire magasin à l’aide de modèles de tableaux collaboratifs

Facilitez-vous l’organisation de cet évènement en vous appropriant nos tableaux d’inventaires Essai Gratuit

Assignation du matériel par collaborateur

Chaque collaborateur renseigne les informations relatives au matériel qui lui a été assigné, ce qui vous permet de gagner du temps en saisie d’informations. Vous seul, en tant que propriétaire du tableau, avez une vue consolidée de l’ensemble du parc informatique

Ajout des documents nécessaires à l'inventaire

Stocker tout type de documents nécessaires à votre suivi, les factures d’achat notamment mais aussi les photos du matériel par exemple

Liste de choix pour catégoriser le matériel

Grâce au type de matériel déjà renseigné dans votre liste de choix, votre collaborateur n’a plus qu’à choisir celui concerné. Non seulement cela harmonise la saisie mais cela fait gagner du temps également. Chaque type ayant une couleur différente, visualisez d’un coup d’œil la répartition du type de matériel.



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Faire un inventaire | Déroulement du jour de A à Z

Réaliser un inventaire annuel des stocks est une obligation légale, et ce au plus tard, quelques jours avant la fin de l’exercice comptable. L’inventaire répond à un contrôle physique des marchandises qui permet de comparer les quantités effectives en magasin et celles répertoriées dans l’outil informatique. Faire un inventaire n’est pas difficile en soi mais requiert une planification détaillée en amont ainsi que durant la journée de l’inventaire. De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour optimiser son efficacité.

La première chose à déterminer est la date de l’inventaire. Elle doit respecter une période de faible activité en journée, se dérouler à la fermeture du magasin ou même parfois durant la nuit. Ainsi, l’organisateur de l’inventaire s’assure du minimum d’entrées et sorties des produits. Il doit mettre en place l’équipe adéquate en prévoyant assez de personnes pour effectuer un double comptage dans chaque zone prédéfinie du magasin. Les marchandises ainsi contrôlées, la fiabilité des résultats sera optimale. Si le personnel manque en interne, faire appel à des intérimaires peut s’avérer être une bonne solution pour ce type de mission. Chaque personne sollicitée sur l’inventaire devra être en mesure de connaître précisément ses tâches. En amont, un mode d’emploi pourra être diffusé à l’équipe. Le déroulement de l’événement sera ainsi fluidifié et les erreurs seront réduites au maximum. Un tableau de pilotage assurera la vérification de chaque étape réalisée.

Insérer les bonnes informations pour un inventaire efficace

En segmentant préalablement les lieux où se trouvent les stocks (en magasin, en entrepôt), l’organisateur de l’inventaire facilite le travail de comptage qui suivra. Une fois le découpage de ces lieux réalisé, les équipes peuvent prendre place et se répartir sur les zones dédiées en s’appropriant les feuilles de comptage. Celles-ci comportent un tableau consolidé avec les informations suivantes :

  • La référence du produit ;
  • La désignation du produit ;
  • Le type de stockage (matières premièresproduits en cours de fabricationproduits finismarchandises) ;
  • La quantité à remplir le jour de l’inventaire ;
  • La quantité théorique (donnée extraite de l’outil informatique).

Les équipes travaillent en binôme dans la majorité des cas : une personne compte en marquant d’un symbole le produit pris en compte et l’autre note. Ainsi, l’exécution du comptage (réalisée à deux reprises par deux équipes distinctes) est plus rapide et la marge d’erreur amplement réduite. L’inventaire physique des stocks se termine par la récupération des données par le service comptable. Ce dernier aura la charge d’estimer les écarts entre ces résultats réels et les données théoriques des stocks affichées dans l’outil de gestion de l’entreprise (liés aux pertes et vols ou aux erreurs dans les quantités livrées par les fournisseurs). Il sera également en mesure d’évaluer les stocks (valorisation ou dépréciation) d’un point de vue comptable. Un inventaire bien mené fournit des informations importantes à l’entreprise pour la gestion continue de ses stocks.

Nos clients parlent de RowShare
  • “Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
    Paule Collinet
  • “Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
    Luidgi Ciavarella
    Directeur d’agence
  • “Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
    Paul Smith
    Directeur général
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