Télétravail et Présentiel : comment organiser la présence sur site en toute sécurité ?

Retour en présentiel, mais pas tous en même temps.

Alors que l’épidémie est toujours d’actualité, il est nécessaire pour les entreprises d’assurer un accès au siège en toute sécurité. Autant pour les salariés jusqu’alors en télétravail et souhaitant revenir en entreprise un jour par semaine que pour les salariés dont les missions nécessitent une présence sur site.

Il s’agit évidemment de la mise en place de protocoles sanitaires, du respect des mesures barrières et du renforcement du nettoyage et de l’hygiène.

Mais il faut également s’assurer de ne pas revenir tous en même temps dans les mêmes espaces clos, plus propices à la diffusion des maladies. Pour cela, il est tout d’abord nécessaire de formaliser des règles. Celles-ci sont propres aux entreprises en fonction du secteur d’activité, des métiers représentés ou encore de la capacité d’accueil dans les locaux.

Il faut ensuite mettre en place le processus, conforme aux règles établies, qui permettra d’assurer le roulement des équipes pour un taux d’occupation des bureaux acceptable.

Les enjeux de l'organisation d'un retour sur site

Certains enjeux peuvent apparaitre lorsque l’on met en place un système de rotation des équipes.

Il faut s’assurer que toutes les équipes comprennent et adhèrent aux règles établies et que les mêmes règles s’appliquent le plus largement et le plus objectivement. Le retour sur site doit donc être géré de manière transparente.

L’organisation de retour en présentiel ne devrait pas être un processus complexe pour qui en a la charge. Si ces demandes se font par échanges de mail, il y a le risque de perdre du temps autant que des demandes collaborateurs, passées à la trappe entre les mails courants. Si ces demandes sont gérées par fichier Excel, il y a le risque que des données soient écrasées et le processus un peu limité par les capacités de l’outil.

Mettre en place un planning de présence en entreprise simplement

RowShare permet de simplifier l’organisation à plusieurs.

En centralisant les demandes de tous les collaborateurs au sein d’un tableau unique, il permet de gagner en productivité et d’assurer un processus équitable. Le tableau joue alors le rôle de référentiel unique. Un référentiel également fiable puisque chaque collaborateur ne peut modifier que ses propres demandes.

La structuration du processus au sein des tableaux permettra de traiter efficacement les demandes de retour sur site jusqu’à la validation. Une validation, nécessaire ou non, qui pourra venir du responsable administratif, responsable de site ou manager en fonction des processus internes et des droits accordés à chacun.

Nous proposons ici un modèle de tableau pour gérer le retour sur site de vos collaborateurs de manière hebdomadaire. Toutes les semaines, vos collaborateurs pourront ainsi être invités à remplir leur planning de présence pour la semaine suivante.

Cela étant dit, ce modèle reste personnalisable pour s’adapter à vos règles et environnements spécifiques. A ce titre, nous pouvons aussi vous proposer deux autres modèles : un qui prévoit les présences par semaine et invite les collaborateurs à se projeter davantage, l’autre qui permet à vos collaborateurs de réserver des bureaux et vous permet de prévoir la répartition des collaborateurs dans vos locaux.