Plus que jamais, les entreprises doivent faire preuve d’adaptation face au confinement imposé dans la plupart des pays du monde. Ce confinement quasi-total et à durée indéterminée, est survenu du jour au lendemain à la suite de l’accélération de la propagation de l’épidémie de COVID-19. Il oblige ainsi les dirigeants des entreprises à réorganiser le quotidien professionnel de leurs équipes. Comment faire face à ces nouvelles règles ? Quels sont les bénéfices qui découlent d’une bonne organisation du télétravail en période de crise sanitaire ? Et comment optimiser concrètement cette organisation ?

Les bénéfices d’une organisation optimale du télétravail

Une crise sanitaire de l’envergure de celle que nous rencontrons aujourd’hui a forcément des conséquences immédiates sur le quotidien des entreprises. Pour cela, chaque entreprise doit s’adapter en fonction des contraintes et des enjeux propres à son activité. Afin de faire face à la situation, la réorganisation du travail à travers le télétravail semble indispensable. D’une part, le télétravail préserve les salariés qui ne présentent pas de symptômes d’une éventuelle contamination (ceux-là pourront être comptabilisés puis suivis par l’entreprise en fonction de leur état de santé). D’autre part, il facilite au maximum la continuité d’activité chère à l’économie du pays en ce temps de crise. Il incombe donc aux entreprises de clarifier leurs possibilités d’autoriser ou non le travail à distance à leurs collaborateurs. En général, le télétravail est rendu possible en fonction de la nature des métiers et de leurs contraintes (logistiques ou réglementaires). Il sera donc important d’identifier préalablement les besoins d’équipement nécessaires à la mise en place du télétravail pour ces salariés concernés. Par ailleurs, le confinement général impose à certains foyers de désigner un parent responsable de la prise en charge des enfants. Celui-ci devra se mettre en arrêt de travail et ne pourra donc pas poursuivre son activité professionnelle.

L’outil collaboratif simplifie la mise en place du télétravail

Organiser le télétravail d’un grand nombre de collaborateurs peut rapidement devenir un casse-tête. Selon les postes concernés, leurs contraintes ou les contraintes personnelles des salariés, les possibilités de poursuivre le travail sont très variables. L’utilisation d’un tableau partagé semble alors adéquate pour une mise en place rapide, rigoureuse (tout en restant flexible) du télétravail à grande échelle ! La prise en charge de cet outil peut par exemple être attribuée à une personne de l’équipe RH qui centralisera les informations globales. Elle pourra les partager aux salariés et autoriser les droits de modification aux managers. Les éléments pourront être les suivants :
• Nom, Prénom du salarié ;
• Situation sur la capacité à travailler (a la possibilité de travailler à distance, nécessite un support ou un équipement, son poste ne lui donne pas la possibilité de travailler à distance, nécessite un accord formel par le client ou manager, est en arrêt pour prendre en charge son/ses enfant(s)) ;
• Notes ;
• Justificatif de l’autorisation de travail (à joindre) ;
• Validation RH ;
• Commentaires (entre le collaborateur, sa hiérarchie et la RH par exemple) ;
• Nom du manager.

vérification de l'organisation du télétravail

Utilisez le modèle de tableau pour organiser au mieux le télétravail de vos collaborateurs.

Une organisation rigoureuse du télétravail au sein de votre entreprise constitue donc un outil efficace de gestion de crise. Elle peut être mise en place dans l’urgence et efficacement ! N’attendez plus pour vous aider des modèles de tableaux proposés par RowShare pour gérer le travail à distance de vos collaborateurs !