La gestion d’un budget global d’une entreprise est une tâche fondamentale et incontournable réservée aux dirigeants. Le pilotage de votre activité requiert donc la plus grande précision. Les efforts alloués sur cet aspect ne sont certainement pas une perte de temps. Bien au contraire, leurs impacts seront immédiatement bénéfiques à votre entreprise. Vous éviterez non seulement les dépenses inutiles mais surtout, vous aurez toutes les billes à portée de main pour prendre les meilleures décisions budgétaires. Comment alors assurer une gestion de budget de manière simple et optimale ?

Visualisez vos dépenses prévues par service

Les dépenses de l’entreprise concernent tous les services sans exception. Chaque département a besoin d’un budget qui lui est propre comprenant par exemple : l’achat d’outils logiciels dédiés aux spécificités des métiers, la sollicitation de prestataires externes pour des besoins en renfort de l’équipe ou pour bénéficier d’une expertise ponctuelle. Les départements finance, communication, informatique, logistique, achats, juridique, commercial ou encore ressources humaines sont concernés. Afin de faciliter le pilotage et la transparence des données, la direction peut mettre à disposition un outil collaboratif et partagé entre chaque responsable de département. Ils auront alors le devoir d’indiquer en temps réel, les dépenses prévues et engagées sur leur périmètre. Ils se portent donc garants des budgets de dépenses annoncées.

Ainsi, en un coup d’œil, chaque responsable ainsi que les dirigeants, pourront accéder à une vue d’ensemble précise du budget consommé par entité. À titre d’exemple, le tableau pourra lister les éléments suivants :

  • Nom du responsable de la dépense ;
  • Département concerné ;
  • Description de la dépense ;
  • Date de la dépense ;
  • Montant associé ;
  • Documents associés à joindre, etc.

Utilisez ce modèle de tableau pour la gestion de budget

Les avantages de gérer un budget avec rigueur

Votre planification budgétaire globale dépendra en grande partie d’un constat de vos dépenses passées. Afin d’élaborer des analyses pertinentes, il est important d’être certain d’avoir des données significatives à disposition. Par conséquent, réaliser un reporting des dépenses réalisées sur une année (l’équivalent d’un exercice financier) est recommandé avec une mise à jour en temps réel ou a minima mensuelle. Ces tableaux simples à mettre en place ont plusieurs fonctions : la centralisation des éléments et des fichiers justificatifs, la coordination des actions entre plusieurs collaborateurs, le partage efficace et simultané des informations, la simplification du suivi budgétaire et de l’actualisation des données. Une fois cette gestion du budget mise en place, les dirigeants de l’entreprise peuvent piloter l’activité sereinement, anticiper certaines erreurs dans l’allocation de budgets et les réajuster. Ainsi, le comité de direction pourra adopter les orientations stratégiques en toute connaissance de cause et dans le but d’augmenter la performance de votre entreprise année après année.

Gérer un budget d’entreprise s’avère donc déterminant pour assurer une bonne santé financière et, par conséquent, une croissance pérenne. Pour cette raison, il semble judicieux de s’aider d’outils performants, collaboratifs et simples d’utilisation favorisant ce suivi budgétaire. RowShare vous accompagne sur la gestion de budget à travers sa gamme d’outils partagés. Profitez-en dès à présent !