Gérer des contrats fournisseurs peut concerner tous les départements d’une entreprise. En général de concert avec le service des achats, un responsable d’entité pilote ses budgets pour les besoins de son activité. Un manque de vigilance peut entraîner des déconvenues financières en un rien de temps. Alors comment assurer une gestion optimale de vos contrats fournisseurs ? Comment coordonner cette gestion au quotidien avec le département des achats ?

Suivez précisément l’ensemble de vos contrats fournisseurs

Qu’il s’agisse d’un fournisseur en prestation de services, de matériel informatique ou bureautique, la liste des fournisseurs est souvent longue et exhaustive. Pour cette raison, une erreur est vite survenue si les responsables de départements ne respectent pas un suivi rigoureux de leurs contrats fournisseurs : un renouvellement de contrat manqué ou au contraire une résiliation omise pourront être lourd de conséquences. Pour vous en prémunir, une solution simplifiée se trouve dans l’utilisation d’un tableau partagé, directement accessible par le service des achats. Les budgets alloués de chaque département pourront y figurer, mais également le détail du service ou du produit fourni sans oublier les échéances des fins de contrats. Les caractéristiques du tableau sont modifiables aisément en fonction de leur pertinence pour chaque service.

Voici des exemples de données à mentionner :

• Responsable du contrat ;
• Raison sociale du fournisseur ;
• Description de la prestation ;
• Contrat (à joindre) ;
• Date début du contrat ;
• Date de rappel ;
• Date de fin du contrat ;
• Montant annuel ;
• À résilier (possibilité de cocher) etc.

Utiliser ce modèle de tableau pour gérer les contrats de vos fournisseurs

Une gestion des fournisseurs au-delà de l’aspect administratif

Le département des achats a la responsabilité du pilotage global des fournisseurs de l’entreprise. Le responsable des achats peut décider de conserver les listes des fournisseurs ayant répondu dans le passé aux différents appels d’offres émis par la société. Ainsi, les fournisseurs non retenus à un instant donné pourront être de nouveau considérés ultérieurement en fonction des besoins de l’entreprise. Le gain de temps est non négligeable ! Ces potentiels fournisseurs pourront être mentionnés au sein d’un outil collaboratif (raison sociale du fournisseur, intitulé de l’appel d’offre, date d’émission, proposition commerciale, coordonnées de l’interlocuteur-clé, soutenance réalisée ou non, raison du refus etc). Les dates de rappel des échéances de fins de contrats à venir peuvent constituer une occasion de remise en concurrence des fournisseurs sur le marché évitant toute dépendance économique. Par la même occasion, ces dates de rappel peuvent engendrer la planification de points trimestriels ou annuels à réaliser entre le client et son fournisseur afin de mesurer le niveau de satisfaction du partenariat. Ainsi les renouvellement des contrats peuvent s’envisager à ce stade.

Une gestion de vos contrats fournisseurs pilotée avec soin, vous évitera de mauvaises surprises financières et soignera votre relation avec vos fournisseurs. Vos suivis mais également la visualisation de vos multiples partenaires seront facilitées à l’aide d’outils collaboratifs issus de la gamme proposée par RowShare. Vous pouvez les mettre en place dès à présent et les adapter en fonction de vos besoins !