Votre entreprise est en plein essor et vous prenez alors conscience de l’intérêt de suivre vos dépenses. En effet, elles augmentent naturellement à travers les besoins en investissement liés au développement de votre activité. D’un côté, le nombre de vos collaborateurs augmente et ces derniers ont besoin d’être équipées. De l’autre, vous souhaitez profiter de la tendance vertueuse à laquelle vous faites face pour investir commercialement et ainsi, marquer les esprits de vos clients. Toutes ces dépenses indispensables nécessitent donc un suivi au quotidien. Comment alors suivre rigoureusement votre comptabilité simplifiée ? La suite de l’article vous propose quelques astuces pratiques.
Une gestion financière facilitée par des outils simples
Aucune société n’échappe aux notes de frais, surtout pas celles qui connaissent une pleine croissance. Ces dépenses exponentielles indiquent en réalité la bonne santé financière de votre entreprise. Soyez donc rassuré ! Les frais peuvent être de différentes natures et en provenance de toutes les entités de l’entreprise. L’équipe commerciale éditera ce type de notes de frais : déjeuner avec un client ou un prospect, déplacement en train ou en avion, frais de péage ou d’essence, achat de cartes de vœux, de boîtes de chocolat ou de bouteilles de champagne en guise de cadeaux aux clients, etc.
D’autres dépenses liées par exemple à une augmentation de la masse salariale peuvent allonger la liste des dépenses de l’entreprise. Les services généraux et informatique pourront quant à eux, réaliser l’achat de fournitures de bureau, de matériel informatique (ordinateur fixe ou portable, tablette, téléphone portable) ou encore de matériel dédié à améliorer les conditions de travail des salariés (micro-onde, réfrigérateur, machine à café, capsules de café, bouilloire etc.).
Vous avez la possibilité de lister et centraliser l’ensemble de ces dépenses à l’aide d’un tableau simple d’utilisation. À titre d’exemple, vous pouvez y faire apparaître les éléments suivants :
• Nom du responsable de la dépense ;
• Catégorie de la dépense ;
• Description détaillée de la dépense ;
• Date de la dépense ;
• Montant décliné en H.T., T.V.A., T.T.C. ;
• Mode de règlement ;
• Justificatif à joindre, etc.
Utiliser ce modèle de tableau pour la comptabilité simple
Un suivi en temps réel d’une comptabilité simplifiée.
Ces dépenses incontournables vous contraignent cependant à les contrôler rigoureusement, et ce, au fur et à mesure idéalement. Vous devrez vous assurer de leur pertinence et de l’existence de factures associées. L’utilisation de tableaux simples et partagés avec votre comptable, facilite grandement ce reporting et vous ouvre un accès à l’archivage des justificatifs. Par ailleurs, pour un suivi optimisé, vous avez la possibilité d’associer le nom des salariés ayant initié les frais, la date de la dépense ainsi que le mode de règlement utilisé. Ce suivi vous permettra dans un second temps, d’ajuster vos estimations de budgets alloués à chacun des services de votre entreprise.
En un coup d’œil, vous serez en mesure de connaître l’ensemble des dépenses engagées.
Une comptabilité même simple reste primordiale à mettre en place pour optimiser le développement de votre activité. Un suivi journalier vous permettra d’anticiper des risques et éviter des erreurs d’arbitrage.
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