Avez-vous besoin de partager des tableaux Excel contenant des informations sensibles? Vous serait-il utile que chaque personne ne voie que des informations qui les concernent grâce à un partage de lignes sur Excel ?
Prenons un exemple : vous êtes un enseignant qui enregistre les notes de tous les élèves dans Excel. Vous souhaitez que chaque élève voie ses notes mais pas les notes des autres élèves. Vous aimeriez partager votre fichier de manière à ce que chaque ligne corresponde à une seule personne.
Découvrons ensemble comment le faire dans Excel et comment RowShare peut compléter avantageusement Excel en optimisant votre scénario de partage.
Partagez vos tableaux avec Excel
La façon la plus simple de le faire dans Excel est d’avoir plusieurs classeurs : un master dans lequel vous enregistrez les informations sensibles telles que les notes ou le salaire. Vous êtes la seule personne à avoir accès à ce classeur. Chaque fois que vous avez besoin de partager des informations avec des personnes différentes, copiez les lignes que vous souhaitez partager et collez-les dans un nouveau fichier afin de pouvoir les partager sans risque. A la fin, vous aurez un fichier pour chaque personne.
Pour partager vos classeurs, vous pouvez utiliser le courrier électronique ou le Cloud. Si vous décidez d’utiliser le Cloud, vous devrez enregistrer ces fichiers séparément et partager un lien différent à chaque personne.
Si ces personnes sont censées ajouter des informations à leur fichier respectif, vous devrez à nouveau copier/coller ces informations dans le fichier master et consolider l’ensemble.
Pour éviter cette multiplication de fichiers, il y a une autre possibilité.
Excel propose l’option de masquer les lignes. Mais les lignes masquées seront les mêmes quel que soit l’utilisateur. Pour que chaque utilisateur ne voie que ses lignes, vous devrez non seulement faire une copie pour chacun mais aussi protéger votre fichier afin d’éviter qu’un utilisateur affiche une ligne masquée.
Cette méthode peut potentiellement prendre du temps et plus il y a d’utilisateurs, plus cela devient lourd.
Y a t-il un autre moyen plus facile ?
Partagez vos tableaux avec RowShare
En plus d’Excel, vous pouvez utiliser RowShare, un tableau collaboratif en ligne dont l’un des points forts réside dans la gestion des droits d’accès. RowShare vous permet de prendre le contrôle des lignes et des colonnes que vous partagez. Vous pouvez combiner les différents paramètres en fonction des personnes. Le partage intelligent est juste une question de quelques clics.
Dans le menu au dessus de votre tableau, cliquez sur ‘Partager’ pour définir vos paramètres de partage et les autorisations sur votre tableau.
Quelles lignes vos utilisateurs pourront VOIR et quelles lignes ils pourront MODIFIER :
- Rien : aucune
- Ses lignes : les lignes qu’ils ont créées ou qui leur ont été assignées
- Toutes les lignes : pas de restriction particulière
La fonctionnalité de partage associée à la fonctionnalité d’assignation de ligne vous permet tous les cas de figure. Ainsi, notre enseignant pourra assigner une ligne à chacun de ses élèves, choisir le paramètre ‘voir que ses lignes’ et partager sans problème son tableau sans risque qu’un élève voie les notes d’un autre élève.
Voici une vidéo pour mieux comprendre :
Les tableaux RowShare sont stockés dans le Cloud. Lorsqu’ils sont publics, tout le monde peut accéder à la même version, n’importe où, n’importe quand. Si vous masquez des lignes ou des colonnes, elles deviennent instantanément invisibles pour quiconque accède au tableau.
En tant que propriétaire du tableau, vous êtes le ou la seul(e) à voir les lignes et les colonnes masquées. Avec RowShare Business, vous pouvez avoir des co-propriétaires qui bénéficient des mêmes droits que vous sur le tableau. Essayez gratuitement RowShare Business pendant 30 jours !
Astuce : vous avez déjà conçu votre tableau dans Excel, ou vous souhaitez continuer à bénéficier des fonctionnalités analytiques d’Excel, RowShare importe et synchronise les fichiers Excel !
