Comment afficher la date et l’heure de la dernière modification dans mon fichier Excel ?

Imaginons que vous ayez un fichier des employés à maintenir, les personnes que vous recrutez, les mutations dans un nouveau service, etc. Vous utilisez Excel pour centraliser les informations de chacun de vos employés comme la date d’entrée, le poste, le service, entre autres. Mais une question peut se poser, comment afficher une modification faite dans Excel ?

Vous avez probablement plusieurs versions de ce fichier pour collecter l’information auprès des différents interlocuteurs. Si quelqu’un effectue une modification (votre collègue, un membre de l’équipe ou l’employé lui-même) et que vous n’avez pas la date et l’heure de la dernière modification, il vous sera difficile de savoir quelle version est la plus récente.

Dans cet article, nous allons voir comment afficher une date de création et une heure de dernière modification dans Excel. Nous verrons ensuite comment RowShare, une solution alternative qui s’intègre à Excel, répond à ce besoin.

Afficher la date et l’heure de la dernière modification dans Excel

Pour connaitre l’heure de création et de la dernière modification, voici la marche à suivre (pour Excel 2016) :

  1. Cliquer sur “Fichier”
  2. Sélectionner “Informations”
  3. Les informations dont vous avez besoin sont dans la rubrique “Dates associées”

Pour insérer l’heure de la dernière modification, sachez qu’Excel ne propose pas cette fonctionnalité. Vous devez passer par l’éditeur Visual Basic.

Ouvrir votre fichier et suivre les différentes étapes :

  1. Cliquer sur ALT + F11 pour ouvrir Microsoft Visual Basic pour applications
  2. Cliquer sur “Insertion”
  3. Sélectionner “Module”
  4. Coller le code suivant :Public Function ModDate() ModDate = Format(FileDateTime(ThisWorkbook.FullName), « m/d/yy h:n ampm ») End Function
  5. Pour enregistrer votre module, votre fichier doit être préalablement enregistré sous *.xlsm (classeur Excel prenant en charge les macros)
  6. Retourner sur votre feuille excel et coller le code suivant dans la cellule qui affichera l’heure de la dernière modification :=ModDate()

Ici, le code a été collé dans la cellule A2.

Si votre fichier Excel n’est pas préalablement enregistré au format *.xlsm, vous aurez un message vous demandant de sélectionner un type de fichier prenant en charge les macros.

Note : L’heure de dernière modification affichée est au niveau de l’ensemble du fichier et non au niveau de la ligne. En plus, lorsque vous enregistrez une modification, elle ne se met pas à jour automatiquement. Vous devez fermer votre fichier et le rouvrir pour avoir la dernière modification.

Afficher date et heure de création et heure de la dernière modification dans RowShare

Découvrons une autre solution qui s’intègre à Excel pour améliorer votre efficacité. Avec RowShare et les colonnes de type “date de création” et “dernière date de modification” , vous êtes informé (e) en temps réel de la création d’une ligne et de sa mise à jour.

Il vous suffit de suivre ces étapes :

  1. Créer un tableau depuis un modèle ou depuis une page blanche.
  2. Ajouter une colonne de type “Date de création” et une autre de type “Dernière date de modification”

Et voilà! C’est aussi simple que ça. Jugez plutôt sur cette vidéo :

Comme vous pouvez le voir, à chaque modification de ligne, la dernière date de modification est mise à jour.

Astuce : pour identifier la dernière mise à jour sur votre tableau, effectuer un tri décroissant sur la colonne “dernière date de modification”.

Et ce n’est pas tout ! Vous pouvez également être notifié(e) à chaque mise à jour. Il suffit d’activer la cloche “recevoir les notifications” en haut à droite de votre tableau.

Lorsque quelqu’un modifie une ligne d’un tableau auquel vous êtes abonné(e), RowShare vous envoie une notification.

Astuce : si vous avez l’habitude d’utiliser Excel, notamment pour l’analyse de données, vous pouvez importer votre fichier dans RowShare pour optimiser le travail collaboratif et bénéficier de la synchronisation bi-directionnelle grâce à notre fonctionnalité Excel Sync .

Si vous ne me croyez pas sur parole, essayez et jugez par vous-même !

Happy RowSharing!