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Comment gérer les actions de votre équipe de façon collaborative ?

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La révolution des logiciels de collaboration est en marche et elle s’est accélérée avec l’arrivée du Cloud. Les grands du numérique en ont fait leur principale obsession dans un unique but : faciliter la collaboration, l’échange et l’accès à l’information.

Si vous êtes à la recherche d’un outil pour gérer les tâches et les actions de votre équipe, vous avez frappé à la bonne porte. Focus sur le marché des To-do lists collaboratives !

Du monde autour de la table

On trouve plusieurs applications pour faire des listes d’actions collaboratives : applis mobiles et outils de “ to do lists collaboratives ” qui se positionnent comme des gestionnaires de projet.

Quel outil choisir ? Adopter un outil signifie adopter son approche et sa culture, ce qui n’est pas facile ! En effet, vous et vous seul savez ce dont votre projet a besoin. Vous n’avez pas forcément besoin de toutes les options que propose l’outil mais peut-être une qui n’a pas été prévue.

Ensuite, comment vous assurer que les membres du projet seront tenus au courant de l’avancée du projet et des actions à effectuer. Vous-même, comment serez-vous notifié?

Qu’en est-il de la gestion des droits ou de la visibilité de votre projet ? À quoi souhaitez-vous donner accès ? Avec la plupart des outils, vous devrez vous adapter à eux, difficile donc de “ matcher ” parfaitement avec votre style de management !

Alors, pour quel outil êtes-vous fait ? Si je vous pose la question, c’est que j’ai une alternative à vous proposer.

La liste des actions de votre équipe gérée avec RowShare

Pourquoi utiliser RowShare pour gérer la liste des tâches de votre équipe ? Voici les arguments qui font la différence.

Un plan d’actions sur mesure

RowShare est basé sur des tableaux collaboratifs, vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire.Les outils spécialisés sont souvent limités par les options mises en avant : si vous voulez trois dates différentes (début, échéance initiale, échéance modifiée…), c’est compliqué. Pour RowShare, c’est différent, il met à disposition un modèle de tableau, libre à vous ensuite de le modifier à volonté.

Chaque colonne que vous déciderez d’ajouter se comportera différemment en fonction de ce que vous souhaitez y saisir : fichiers joints, assignation d’une tâche à une personne, priorité, état d’avancement, rapporteur, … En plus de cela, aucune aide technique n’est nécessaire pour le modifier. Plutôt simple non ?

Dans mon projet, j’ai décidé qu’il était obligatoire d’avoir une échéance pour chaque tâche mais vous pouvez en décider autrement.

Une notification à chaque modification

Avec RowShare, fini la galère ! Vous n’avez plus besoin d’envoyer d’email dans tous les sens pour attribuer ou vérifier l’avancée d’une tâche. RowShare le fait pour vous.

En tant que chef de projet vous serez alerté à chaque modification, d’un simple changement de statut à l’ajout d’un commentaire.

En tant qu’acteur du projet, vous serez notifié à chaque assignation d’une nouvelle tâche ou de toute autre changement vous concernant.RowShare facilite ainsi le suivi de vos projets.

Chacun sa route, chacun sa ligne

Comme évoqué plus haut, choisir un outil signifie adopter son approche et sa culture. Pas avec RowShare qui s’adapte à votre culture et à votre équipe.Comment ? Je vous montre.

Imaginez-vous dans la peau d’un manager un peu à l’ancienne : vous aimeriez centraliser toutes les actions à réaliser au même endroit, mais en interdisant à chacun de voir les tâches des autres. À l’ancienne, pas d’intelligence collective !

Autre hypothèse, vous êtes un manager qui encourage la collaboration et l’échange d’information dans son équipe. Dans votre tableau, chacun voit les tâches de tout le monde mais avec la possibilité de seulement modifier les lignes des actions qui lui sont attribuées. Plus d’erreurs d’inattention, de maladresses et d’actes de malveillance.

Enfin, vous êtes un manager de startup à la cool et aimeriez donner à tous vos collaborateurs la possibilité de tout voir et tout modifier. Dans ce mode, chacun peut apporter des modifications aux tâches de ses collègues.

Avec RowShare, ces trois managers trouveront leur bonheur. Passer d’un mode à l’autre rapidement.

À vous de jouer !

Pour avoir votre propre tableau de suivi des actions de votre équipe, vous n’avez qu’à suivre ces étapes. Je vous guide pour créer votre compte, copier mon tableau, le personnaliser si nécessaire, puis vous serez prêt à l’utiliser.

    1. Accédez à mon tableau et copiez-le pour en faire votre tableau. Au passage, créez-vous un compte RowShare, ça ne prend que quelques secondes Cliquez sur l’icône « Paramètres » pour personnaliser le titre et la description de votre tableau.
    2. Appuyez sur le « + » du haut pour ajouter une colonne.
    3. RowShare vous invite alors à choisir le type de la colonne (nombres, texte, liens, emails, photos, documents…).
    4. En étant propriétaire du tableau, vous pouvez déterminer le pouvoir que chacun aura sur le tableau : droit de lecture ou droit de lecture ET écriture. Pour choisir ces droits je vous invite à en savoir plus sur le sujet. Ils s’appliqueront à tous les utilisateurs à qui vous communiquerez le lien du tableau. si vous êtes un manager qui prône la participation mais pas trop non plus, je vous conseille les droits suivants pour que chacun puisse voir les lignes mais seulement ajouter ou modifier ses lignes:
    5. En revanche, si vous êtes un manager à l’ancienne, préférez ces droits de partage : « Peut seulement voir ses lignes et peut seulement ajouter ou modifier ses lignes ». Si vous avez une confiance totale en tout le monde et ne craignez pas le petit rigolo de votre équipe qui change votre nom à chaque nouvelle tâche, donnez à votre équipe tous les droits. Vous pouvez aussi ajouter des membres spécifiques.
    6. Votre tableau est prêt à être partagé ! Envoyez l’adresse du tableau aux personnes de votre choix en la copiant depuis la barre d’adresse du navigateur.
    7. Une fois votre tableau partagé, RowShare vous notifiera à chaque modification ou ajout de ligne. Vous pouvez à tout moment modifier la manière dont vous êtes notifié dans la rubrique « mon compte » puis « notifications ». Aidez-vous de ce résumé pour les manier comme personne.

Pour conclure, RowShare vous permet de gérer les actions de votre équipe de manière flexible en adaptant le tableau à vos besoins, à votre culture et à votre style de management. Si vous avez déjà créé les tâches de votre projet dans un tableau Excel, vous pouvez l’importer directement dans RowShare puis le partager aux membres de votre équipe. Alors Crush ou pas Crush ?

2018-11-15T15:34:01+00:00mars 29th, 2016|Categories: Conseils et astuces|Commentaires fermés sur Comment gérer les actions de votre équipe de façon collaborative ?