L’indemnité kilométrique vélo ou IKV a été élaborée dans le cadre de la loi sur la transition énergétique de 2015. Cette avancée dans le contexte de l’entreprise semble bien répondre aux préoccupations écologiques et sociétales de notre époque. Malgré les avantages fiscaux qu’elle représente pour les employés et les employeurs, l’IKV nécessite dorénavant la mise en place d’une gestion administrative supplémentaire dans la comptabilisation de ces frais kilométriques. Quelles sont les modalités légales liées à ces indemnités ? Comment gérer les indemnités kilométriques vélo de vos salariés ? La suite de l’article présentera le cadre officiel, les avantages fiscaux et les formalités à respecter pour l’entreprise et ses salariés. Puis seront abordées des solutions concrètes qui facilitent la gestion de l’IKV au sein des organisations.
Les modalités des indemnisations kilométriques vélo
Le cadre légal et les avantages de l’IKV
L’indemnité kilométrique vélo est plafonnée annuellement à 0,25 euro par kilomètre parcouru par collaborateur, à vélo sur son trajet entre son domicile et le lieu de travail. En ce qui concerne le salarié, il bénéficie d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite de 200 euros par an. Au-delà de ce montant, le restant s’intègrera à son salaire et sera par conséquent soumis à imposition. Du côté de l’employeur, celui-ci est dispensé de payer les cotisations sociales dans la même limite de montant. La part excédentaire sera donc également soumise aux cotisations.
Les formalités de la mise en place de l’IKV
L’employeur a l’obligation de verser cette indemnité aux salariés sous forme d’un forfait mensuel ou trimestriel (montant à faire obligatoirement apparaître sur la fiche de paie). Ce remboursement contribue d’une part à couvrir les frais d’entretien ou de réparation du vélo, et d’autre part à inciter les collaborateurs à utiliser ce moyen de transport favorable à l’environnement. Dans le cas où l’entreprise souhaiterait modifier les caractéristiques du forfait, il devra respecter un délai de prévenance auprès des salariés d’un mois minimum. L’employé quant à lui doit attester sur l’honneur à travers un justificatif mentionnant son utilisation effective de ce mode de transport.
Comment comptabiliser les indemnités kilométriques vélo ?
Selon le nombre de collaborateurs qui optent pour le trajet à vélo, la gestion de l’IKV peut devenir un véritable casse-tête si elle n’est pas optimale. Grâce aux outils collaboratifs que propose RowShare, il est facile de créer un tableau par trimestre pour répertorier le nombre de trajets et leurs distances pour l’ensemble des salariés. Plusieurs personnes de l’entreprise pourront avoir accès à l’outil. Les salariés pourront directement renseigner leurs trajets mensuels. En parallèle, les responsables de la paie auront accès aux montants des frais avancés qui seront automatiquement calculés grâce aux paramétrages préalablement réalisés dans l’outil. Ces tableaux de suivis faciliteront ainsi les remboursements des frais en temps et en heure. Voici les éléments qui pourront figurer au sein du tableau trimestriel :
- Nom, Prénom du salarié ;
- Distance journalière à vélo (en nombre de kilomètre aller-retour) ;
- Attestation sur l’honneur (à joindre) ;
- Nombre de trajets par mois ;
- Montant de l’indemnité par mois ;
- Remboursement Navigo ;
- Montant total de l’indemnité sur le trimestre.
La gestion optimale des indemnités kilométriques vélo à travers une démarche participative des collaborateurs contribuer à réduire les erreurs de comptabilisation et par conséquent, permet un gain de temps considérable pour tous. Optez dès à présent pour les outils partagés de RowShare qui vous accompagneront dans cette gestion !
