Les bonnes raisons d'utiliser un tableau de suivi des réponses aux appels d'offre

Lancer et suivre les appels d’offres

Pourquoi lancer un appel d’offre

Si la mise en place d’un appel d’offre dans le marché public est une obligation légale, ce n’est pas nécessairement le cas dans le cadre des marchés privés. Il s’agit pourtant d’une pratique courante qui permet aux entreprises de mettre en concurrence plusieurs prestataires ou de pousser les prestataires actuels, parfois trop confortables, à avoir une démarche plus compétitive et commerciale.

La réalisation d’un appel d’offre est un processus complexe. Sa réussite dépend autant de la juste définition des besoins que de la bonne gestion des offres reçues.

Comment procéder ?

L’appel d’offre est formalisé au sein d’un cahier des charges complet qui présente :

• la société
• le contexte de la demande
• le besoin
• le type de candidatures attendues
• le déroulement du processus.

Plus le besoin sera explicité et détaillé, plus les réponses seront de qualité et pertinentes.

L’appel d’offre peut être ouvert ou restreint (limitation du nombre de réponses acceptés) Il est possible également de ne l’adresser qu’à un certain nombre de candidats notamment grâce à une activité de sourcing de prestataires.

Pourquoi utiliser un tableau de suivi des candidatures et réponses aux appels d’offres ?

Si la formalisation de l’appel d’offre est une étape clé, la réception et l’analyse des réponses à appel d’offre est quant à elle l’étape qui regroupe les plus forts enjeux. Une mauvaise gestion peut amener à un mauvais choix dont les conséquences peuvent être financières mais aussi stratégiques.

Pour réaliser un suivi efficace des réponses à appel d’offre et ainsi réduire les risques, il est possible d’utiliser un tableau, une solution collaborative dont voici les nombreux avantages.

Une gestion efficace et structurée des réponses à appel d’offre

Un appel d’offre est un processus complexe autant pour l’entreprise qui émet l’appel d’offre que pour les entreprises qui y répondront.

Selon le marché et la demande, les réponses à appel d’offre peuvent être nombreuses et les dossiers envoyés très complets. Autant d’éléments qui rendent le dépouillage de ces candidatures chronophage et laborieux.

Créer un processus de suivi des réponses à appel d’offre permet donc de gagner du temps et d’assurer une gestion pertinente de ces dossiers et ce, tout au long du processus.

Pourquoi ? Car structurer les processus, c’est structurer l’information : on s’assure de ne rater aucun dossier, aucun élément. On valide ainsi la complétude des candidatures ce qui permet à la fois de réaliser un premier filtre dans les réponses et d’éviter les allers-retours inutiles.

Si le gain se fait sentir dès la réception des premières candidatures, c’est bien tout le processus que les responsables des appels d’offres pourront gérer au sein de ce tableau de suivi : l’évaluation (que nous détaillons après), les retours effectués et à réaliser, les négociations en cours, jusqu’à la commande et la validation du prestaire retenu.

L’exemple de tableau de suivi des appels d’offres que nous proposons ici est prêt à l’emploi. Mais puisqu’il s’agit bel et bien d’un processus propre à chaque entreprise, cette solution peut s’adapter aux particularités de chaque société.

Une évaluation objective des offres

L’objectif d’un appel d’offre est bien de trouver la réponse la plus pertinente en fonction du besoin exprimé. Pour cela, la société émettrice identifie des critères qui lui permettront d’évaluer les réponses et de les comparer. Chaque réponse à appel d’offre est par la suite notée au regard des critères mis en avant.

Le prix n’est pas le seul élément à être pris en considération et les autres critères varient en fonction de chaque projet ou de chaque entreprise.

Ce travail d’évaluation et de comparaison est au cœur du processus de gestion des appels d’offre puisqu’il doit permettre à la société de choisir la société la plus avantageuse mais aussi la société dont l’offre est la plus en adéquation avec le besoin exprimé.

Pour que l’analyse soit optimale, elle doit être la plus objective possible. Et c’est que nous proposons au travers de ce tableau de suivi des réponses à appel d’offre.

En un clin d’œil, l’utilisateur dispose d’une vue globale des réponses, créant ainsi un référentiel unique. Ainsi, on s’assure que l’on compare ce qui est comparable et on facilite la « confrontation » des différentes candidatures, critère par critère.

Une mise à plat qui permet de repérer facilement les réponses « hors scope », les offres qui se démarquent et identifier les signaux d’alarme.

Un accès centralisé pour tous à l’information

Une bonne gestion d’un appel d’offre requiert la transparence, et notamment en interne. Car il y a souvent plus d’une partie prenante dans le choix d’un fournisseur, et le responsable de l’appel d’offre n’est nécessairement celui qui en bénéficiera.

Aussi, l’analyse des candidatures devrait pouvoir se faire à plusieurs. Et c’est possible avec RowShare. Car il s’agit d’un outil collaboratif où l’information et les documents pertinents y sont centralisés.

Il suffit alors de partager votre tableau de suivi des réponses à appels d’offres pour que chaque partie prenante puisse accéder aux réponses, aux documents transmis par les répondants, aux critères d’évaluation sélectionnés et aux notations associées.

Grâce à une gestion des droits intelligente et surtout modulable, vous pouvez distinguer les types d’accès au tableau comparatif des candidatures. Ainsi, il est possible de donner accès à une vue « simple » du tableau sans en permettre la modification. Au contraire, il est possible de permettre à un tiers de remplir et modifier les données existantes du tableau. Cela peut être utile lorsque la notation des critères est divisée entre différentes acteurs en fonction des compétences de chacun. D’ailleurs, ce tiers peut être interne ou externe à l’entreprise, dans le cas où cette notation serait externalisée.

Ce partage se fait évidemment de manière sécurisée. Le propriétaire du tableau garde le contrôle sur les informations et peut, à tout instant, modifier ses partages.

Créer un historique et une base de connaissance

Réaliser des appels d’offres peut être un processus récurrent, soit parce que le marché à une durée limitée ou parce la taille ou les besoins de l’entreprise justifient la multiplication de ces processus. Ainsi, périodiquement vous pourriez être amené à mettre en place des tableaux de suivi des réponses à appel d’offre. Des tableaux potentiellement similaires.

Dans ce cadre, disposer d’un historique peut vous donner davantage de contexte et vous aider dans la prise de décision. Un historique qui constitue une base de connaissance sur laquelle capitaliser dans le cadre d’un futur appel d’offre et de l’analyse des différentes réponses.

Puisez dans les informations contenues dans vos précédents suivis des réponses à appel d’offre pour nourrir les négociations avec les prestataires ou mettre en lumière certains critères. Ré-utilisez tel quel ou faites évoluer vos tableaux dans leur forme pour affiner davantage vos futures analyses.

Tirer parti de l’expérience contenue au sein de ces tableaux vous permet évidemment de gagner du temps, mais également de gagner en pertinence lorsque vous attribuerez le marché à tel ou tel fournisseur et de réduire les risques.

Pour cela, RowShare vous permet de conserver de manière sécurisée tous vos tableaux, les informations qu’ils contiennent et d’archiver leurs données.

RowShare est un outil qui se veut personnalisable et facile d’utilisation. Pour utiliser nos tableaux collaboratifs dès votre prochain appel d’offre, planifiez une démonstration avec l’un de nos experts.