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Une liste du personnel intelligente pour gagner en productivité2018-12-04T15:07:14+00:00

Une liste du personnel intelligente pour gagner en productivité

Vous êtes une start up ou une entreprise à taille humaine en plein développement ? Si tel est le cas, vous devez mettre en place certains processus d’organisation pour structurer et piloter l’activité sans pour autant recourir à des applications métiers complexes ou à du développement spécifique.

Vous aurez surtout besoin de souplesse, de flexibilité et de réactivité.

Prenons l’exemple de la gestion du personnel qui est l’une des premières missions qui consiste à disposer du fichier de ses collaborateurs mis à jour régulièrement. Ce n’est pas si simple à maintenir, et plus l’entreprise grandit, plus cela devient compliqué et des questions peuvent se poser telles que “ Il est arrivé quand déjà ? ” “ Je n’ai pas son RIB” “ Il a déménagé non ? ”

Collecter simplement et centraliser les informations de ses employés en toute confidentialité, stocker les documents les concernant, industrialiser la production de documents récurrents comme les contrats de travail ou les attestations d’employeur, ne serait-ce pas le rêve ?

Collecter et centraliser l’information

Avant même l’arrivée d’un nouveau collaborateur, vous avez déjà besoin d’un certain nombre d’informations permettant de préparer le contrat de travail, la déclaration unique d’embauche et le registre du personnel et ces informations seront utiles pendant toute la durée du contrat de votre collaborateur.

Avoir l’information dans un mail c’est bien, mais l’avoir dans un fichier partagé mais sécurisé, que chacun puisse renseigner mais aussi mettre à jour, c’est tellement mieux. Il faut bien sûr une gestion des droits intelligente afin que seules les personnes habilitées ne voient le fichier consolidé avec toutes les informations.

Collecter et stocker les documents nécessaires

Vous aimeriez ne pas devoir aller à la pêche aux documents, éviter le risque d’oublier de relancer vos collaborateurs pour tel ou tel papier, d’avoir à classer la pile de documents qui s’accumulent sur votre bureau, d’avoir à archiver les anciens dossiers parce que vous commencez à manquer de place…

Le RIB, la carte d’identité, le titre de transport, l’attestation de mutuelle, le diplôme. Et oui, il vous suffit de paramétrer un tableau en ligne avec une colonne de type ‘Fichier’ et vous pouvez récupérer et centraliser tous les documents dont vous avez besoin.

Vous stockez le tout dans un espace sécurisé dans le « cloud » en évitant l’accès anarchique à l’information par des collaborateurs indélicats, un risque récurrent dans les entreprises.

D’un coup d’œil au tableau, vous voyez s’il vous manque un justificatif et vous pouvez relancer la personne concernée. À tout moment vous avez accès aux documents sans avoir à rechercher dans une pile de dossiers.

Vous pouvez même stocker une photo pour chacun des collaborateurs et visualiser directement le fichier dans votre tableau.

Générez vos documents de manière automatique

Vous estimez que faire et refaire les mêmes documents, avec les risques d’erreur de copier-coller, prend beaucoup de temps et ne vous procure pas particulièrement de satisfaction…

Votre personnel est votre capital humain, ce qui implique un certain nombre d’obligations légales, (déclaration unique d’embauche, les inscriptions mutuelle et caisse de retraite, le salaire, les charges sociales, la formation, les congés…), il est donc primordial d’avoir une liste exhaustive, à jour toutes les coordonnées et toutes les informations concernant le salarié (informations personnelles, titre de transport, renouvellement d’autorisation, attestation de certifications). Bien sûr, il est toujours possible de stocker des dossiers papiers, de rechercher un justificatif pendant des heures aux archives) ou alors, d’opter pour un outil productif et structuré.

Découvrez aussi comment gérer le planning de formation, la gestion des congés de vos collaborateurs, ou encore l’évaluation de la performance des employés de votre structure.