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Quels leviers mettre en place pour optimiser son processus de recrutement ?

Les processus de recrutement sont souvent longs, mais ils n’ont pas à vous prendre tout votre temps ! Des leviers existent pour les optimiser. Que ce soit dans le suivi et le traitement des candidatures, la sélection du candidat ou dans la gestion des tâches administratives inhérentes au recrutement de nouveaux collaborateurs. L’objectif ? Gagner en temps et en efficacité sur des processus sensibles qui peuvent être chronophages pour les équipes de recrutement.

Pourquoi optimiser son processus de recrutement ?

Le processus de recrutement regroupe toutes les étapes qui vont permettre aux entreprises d’intégrer un nouveau salarié afin de répondre à un besoin : un poste vacant (départ d’un employé, retraite, mais aussi congé maternité, etc.) ou un nouveau poste qui vient de s’ouvrir.

Ce processus est, le plus souvent, géré par les responsables RH des entreprises. En pratique, il implique de nombreuses personnes au sein de la société tels les managers ou le responsable administratif et demande donc une certaine coordination entre ces différentes parties.

Quels sont les enjeux d’un processus d’embauche efficace ?

Choisir la bonne personne, c’est choisir celle qui aura les bonnes compétences mais aussi le bon état d’esprit. Celle qui s’aura s’intégrer à la culture d’entreprise !

Le recrutement est un investissement, autant financier qu’humain. Et lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise prématurément, c’est un problème : l’investissement est perdu. Il faudra pourtant sans doute le renouveler afin de trouver un collaborateur pour le poste toujours ouvert.

Pour éviter cela, autant que possible, il faut optimiser son processus de recrutement afin d’être plus réactif et aussi plus pertinent sur le choix du candidat.

Les étapes du processus de recrutement

On distingue généralement cinq étapes dans le processus de recrutement :

  1. La définition du besoin :

Cette étape se conclut par la mise en place de la fiche de poste qui décrit de manière détaillée les compétences nécessaires pour le poste à pourvoir dans l’entreprise.

  1. La recherche et la sélection des candidats :

Il s’agit ici de choisir les différents canaux nécessaires à la communication de l’offre d’emploi. Et, une fois l’offre publiée, de réceptionner et traiter les candidatures.

C’est à ce moment que la première sélection des profils intervient.

  1. Les entretiens et le choix final :

Le processus de sélection va ensuite se poursuivre avec différents entretiens, accompagnés parfois de tests afin de faire ressortir une shortlist de candidats.

  1. La gestion des formalités administratives

Le recrutement implique de nombreuses formalités administratives qui viendront finaliser et officialiser l’embauche du salarié.

  1. Accueil puis intégration du nouveau salarié :

Le processus d’intégration ne s’arrête pas une fois le contrat signé ou au premier jour du nouveau salarié, mais se poursuit jusqu’à la fin de l’intégration.

Quels leviers actionner pour optimiser son processus de recrutement ?

Mieux suivre le traitement des candidatures

L’offre d’emploi est publiée sur différents supports. Les candidatures commencent à arriver. Il faut maintenant les traiter ! Une tâche qui peut être chronophage et complexe, surtout lorsque les candidatures arrivent en nombre.

Les enjeux sont importants car il faut être réactif pour assurer la satisfaction du candidat et ne pas passer à côté d’un profil intéressant. Pourtant, ce n’est pas si simple. Notamment car le traitement des candidatures est un travail collaboratif qui implique plusieurs interlocuteurs au sein d’une société.

Pour gagner en efficacité et du temps, mettre en place un tableau de suivi des candidatures est essentiel.

Un tableau de suivi des candidatures est un document qui regroupe toutes les informations nécessaires pour faciliter le suivi du recrutement. Le tableau de candidatures doit s’adapter à vos besoins. Il n’en reste pas moins guidé par de grands principes.

Quels critères pour un tableau de suivi de candidature efficace ?

Tout d’abord, il doit aider les entreprises à standardiser leurs processus RH. Identifier en amont les étapes clés qui permettront de traiter et suivre les candidatures permet de fluidifier le parcours et s’assurer que chaque candidat suivra le même. Une aide pour l’équipe des Ressources Humaines qui peut s’appuyer sur un parcours « fléché » pour gagner en efficacité.

Ensuite, il doit permettre de suivre efficacement et en temps réel l’état d’avancement de chaque candidature et d’identifier plus facilement les actions passées, en cours et futures.

Enfin, il doit centraliser l’information et la rendre accessible aux personnes impliquées dans le processus de recrutement.

Un modèle de tableau pour une vue complète et globale

Par exemple, dans le modèle de tableau de suivi des candidatures de RowShare, le statut de la candidature est une information facilement identifiable grâce à un aperçu visuel. En un coup d’œil, on sait où le candidat est dans le processus de recrutement (à contacter, contacté, en cours, proposition envoyée, etc.) et les actions futures. Il est également possible de trier les informations selon ce critère.

De plus, on intègre directement au sein de ce tableau les informations et les documents relatifs à la candidature (CV, lettre du motivation). Et ce n’est pas tout. Chaque personne impliquée dans le processus de recrutement peut indiquer directement dans le tableau son appréciation du candidat. Concrètement, on évite ainsi la multiplication de fichiers, des aller-retours par mail et la perte d’information.

Utiliser un tableau de suivi permet donc d’automatiser le traitement des candidatures et tout le monde y gagne :

  • L’équipe des ressources humaines gagne en temps et en efficacité.
  • Le manager gagne en visibilité en accédant à l’ensemble des informations concernant les candidats et à leur avancement en temps réel dans le processus.
  • Le candidat appréciera la réactivité dans le traitement de sa candidature. Que celle-ci soit retenue ou non, un processus efficace sera positif pour l’image de l’entreprise et donc, sa marque employeur.

 

Faciliter la sélection du candidat

Lorsque l’on reçoit de nombreuses candidatures, comment se rappeler d’un candidat qui a plus d’expériences professionnelles ? Ou d’un candidat qui a certes moins d’expériences mais qui sont plus pertinentes ? Plus le nombre de candidatures est important, plus il est difficile d’isoler les candidatures qui se démarquent. Que ce soit positivement, comme négativement.

Pour faciliter la sélection, il est important d’avoir une vue globale des candidatures de manière à comparer simplement et objectivement les candidats sur des critères défini en fonction du profil recherché. Vous pourrez ainsi éliminer rapidement les candidats n’ayant pas une compétence requise. Et vous identifierez en un coup d’œil une compétence rare qui permettrait à un candidat de se démarquer.

Il est important de pouvoir travailler collaborativement sur la sélection des candidats afin de bénéficier de chaque personne impliquée.

Le tableau de suivi des candidats peut ici jouer ce rôle de facilitateur en permettant une vue globale et « à plat » des candidats. Cela implique tout de même une certaine flexibilité du tableau.

Nos modèles de tableaux en ressources humaines s’adaptent à vos processus

Le modèle de suivi des candidatures est prêt à l’emploi mais il se personnalise au gré de vos besoins. RowShare est un outil léger et intuitif. Rajoutez des colonnes si vous souhaitez. Ajoutez des informations. Ou évaluez les candidats sur un critère supplémentaire.

Nous vous accompagnons dans son utilisation pour piloter vos processus RH et administratifs. Planifiez un rendez-vous pour en savoir plus.

Gagner du temps sur les formalités administratives

Les formalités administratives qui entourent le recrutement sont nombreuses. Il s’agit du contrat qu’il faut éditer et faire signer, des documents administratifs que l’employeur doit récupérer ou encore des démarches qu’il faut mettre en place dès les premiers jours du collaborateur (mutuelle, visite médicale, etc.).

Pour gagner du temps, il faut automatiser ce qui peut l’être :

– La génération du contrat de travail.

Sans doute le document le plus important. Il vient officialiser l’intégration du collaborateur et entérine les conditions de l’embauche. Automatiser l’édition du contrat limite les interventions manuelles et permet autant de gagner un temps considérable que le réduire le risque d’erreur.

En quelques clics, utilisez les informations comprises dans votre tableau de contrats de travail pour générer automatiquement un contrat en utilisant votre modèle. Le plus ? Vous pouvez centraliser et archiver l’ensemble des contrats de vos employés. Vous créez ainsi une base de données et de connaissance pour retrouver facilement vos contrats et l’information qui vous intéresse.

– Le suivi des démarches RH :

Outre l’édition du contrat de travail, de nombreuses tâches administratives se rattachent à l’embauche et à l’intégration des nouveaux collaborateurs. Il s’agit entre autres de la visite médicale, de la validation ou du renouvellement de période d’essai, de la communication autour de la mutuelle, etc. Des tâches obligatoires qu’il faut anticiper pour ne pas rater les échéances.

Grâce au modèle de suivi des échéances RH, suivez les tâches administratives en cours en temps réel et soyez notifié lorsque l’échéance approche grâce à la mise en place d’alerte. Un tableau unique pour suivre l’ensemble des tâches et centraliser les demandes.

– La mise en place d’un dossier RH salarié :

Pour centraliser les informations essentielles de chaque salarié et ne pas perdre de document, les documents et informations peuvent être organisés au sein d’un tableau unique, qui sert de référentiel et joue le rôle de dossier RH salarié.

Pour accéder à des informations fiables et à jour, collectez les informations à la source : auprès de vos salariés. Il vous suffit de partager votre tableau de dossier RH pour que les informations manquantes soient remplies directement par vos collaborateurs. Grâce à une gestion des droits, ligne par ligne, pas de perte de sécurité lors de la récolte d’information sensible. En effet, tandis que l’équipe RH garde une vue d’ensemble, chaque salarié accède uniquement à la ligne le concernant et à ses informations.

RowShare, la boîte à outils au service de vos processus de recrutement

RowShare vous propose un ensemble d’outil pour optimiser vos processus RH. Des tableaux prêts à l’emploi pour vous permettre de collecter l’information directement auprès des salariés et de la partager aux personnes pertinentes. En toute sécurité et confidentialité.

RowShare est un outil simple et agile qui s’adapte à la spécificité de votre entreprise et de votre processus de recrutement. Cet article vous a présenté certains de nos modèles en ressources humaines mais nous pouvons vous accompagner dans la création de tableaux supplémentaires qui viendraient vous permettre de piloter des aspects plus spécifiques de votre processus de recrutement : grille d’entretien d’embauche, suivi des offres d’emploi en cours, suivi de l’onboarding de vos collaborateurs, etc.

Nos clients parlent de RowShare
  • “Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
    Paule Collinet
  • “Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
    Luidgi Ciavarella
    Directeur d’agence
  • “Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
    Paul Smith
    Directeur général
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