Les processus de recrutement sont souvent longs, mais ils n’ont pas à vous prendre tout votre temps ! Des leviers existent pour les optimiser. Que ce soit dans le suivi et le traitement des candidatures, la sélection du candidat ou dans la gestion des tâches administratives inhérentes au recrutement de nouveaux collaborateurs. L’objectif ? Gagner en temps et en efficacité sur des processus sensibles qui peuvent être chronophages pour les équipes de recrutement.
Pourquoi optimiser son processus de recrutement ?
Le processus de recrutement regroupe toutes les étapes qui vont permettre aux entreprises d’intégrer un nouveau salarié afin de répondre à un besoin : un poste vacant (départ d’un employé, retraite, mais aussi congé maternité, etc.) ou un nouveau poste qui vient de s’ouvrir.
Ce processus est, le plus souvent, géré par les responsables RH des entreprises. En pratique, il implique de nombreuses personnes au sein de la société tels les managers ou le responsable administratif et demande donc une certaine coordination entre ces différentes parties.
Quels sont les enjeux d’un processus d’embauche efficace ?
Choisir la bonne personne, c’est choisir celle qui aura les bonnes compétences mais aussi le bon état d’esprit. Celle qui s’aura s’intégrer à la culture d’entreprise !
Le recrutement est un investissement, autant financier qu’humain. Et lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise prématurément, c’est un problème : l’investissement est perdu. Il faudra pourtant sans doute le renouveler afin de trouver un collaborateur pour le poste toujours ouvert.
Pour éviter cela, autant que possible, il faut optimiser son processus de recrutement afin d’être plus réactif et aussi plus pertinent sur le choix du candidat.
Les étapes du processus de recrutement
On distingue généralement cinq étapes dans le processus de recrutement :
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La définition du besoin :
Cette étape se conclut par la mise en place de la fiche de poste qui décrit de manière détaillée les compétences nécessaires pour le poste à pourvoir dans l’entreprise.
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La recherche et la sélection des candidats :
Il s’agit ici de choisir les différents canaux nécessaires à la communication de l’offre d’emploi. Et, une fois l’offre publiée, de réceptionner et traiter les candidatures.
C’est à ce moment que la première sélection des profils intervient.
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Les entretiens et le choix final :
Le processus de sélection va ensuite se poursuivre avec différents entretiens, accompagnés parfois de tests afin de faire ressortir une shortlist de candidats.
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La gestion des formalités administratives
Le recrutement implique de nombreuses formalités administratives qui viendront finaliser et officialiser l’embauche du salarié.
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Accueil puis intégration du nouveau salarié :
Le processus d’intégration ne s’arrête pas une fois le contrat signé ou au premier jour du nouveau salarié, mais se poursuit jusqu’à la fin de l’intégration.
Quels leviers actionner pour optimiser son processus de recrutement ?
Mieux suivre le traitement des candidatures
L’offre d’emploi est publiée sur différents supports. Les candidatures commencent à arriver. Il faut maintenant les traiter ! Une tâche qui peut être chronophage et complexe, surtout lorsque les candidatures arrivent en nombre.
Les enjeux sont importants car il faut être réactif pour assurer la satisfaction du candidat et ne pas passer à côté d’un profil intéressant. Pourtant, ce n’est pas si simple. Notamment car le traitement des candidatures est un travail collaboratif qui implique plusieurs interlocuteurs au sein d’une société.
Pour gagner en efficacité et du temps, mettre en place un tableau de suivi des candidatures est essentiel.
Un tableau de suivi des candidatures est un document qui regroupe toutes les informations nécessaires pour faciliter le suivi du recrutement. Le tableau de candidatures doit s’adapter à vos besoins. Il n’en reste pas moins guidé par de grands principes.
Quels critères pour un tableau de suivi de candidature efficace ?
Tout d’abord, il doit aider les entreprises à standardiser leurs processus RH. Identifier en amont les étapes clés qui permettront de traiter et suivre les candidatures permet de fluidifier le parcours et s’assurer que chaque candidat suivra le même. Une aide pour l’équipe des Ressources Humaines qui peut s’appuyer sur un parcours « fléché » pour gagner en efficacité.
Ensuite, il doit permettre de suivre efficacement et en temps réel l’état d’avancement de chaque candidature et d’identifier plus facilement les actions passées, en cours et futures.
Enfin, il doit centraliser l’information et la rendre accessible aux personnes impliquées dans le processus de recrutement.
Un modèle de tableau pour une vue complète et globale
Par exemple, dans le modèle de tableau de suivi des candidatures de RowShare, le statut de la candidature est une information facilement identifiable grâce à un aperçu visuel. En un coup d’œil, on sait où le candidat est dans le processus de recrutement (à contacter, contacté, en cours, proposition envoyée, etc.) et les actions futures. Il est également possible de trier les informations selon ce critère.
De plus, on intègre directement au sein de ce tableau les informations et les documents relatifs à la candidature (CV, lettre du motivation). Et ce n’est pas tout. Chaque personne impliquée dans le processus de recrutement peut indiquer directement dans le tableau son appréciation du candidat. Concrètement, on évite ainsi la multiplication de fichiers, des aller-retours par mail et la perte d’information.
Utiliser un tableau de suivi permet donc d’automatiser le traitement des candidatures et tout le monde y gagne :
- L’équipe des ressources humaines gagne en temps et en efficacité.
- Le manager gagne en visibilité en accédant à l’ensemble des informations concernant les candidats et à leur avancement en temps réel dans le processus.
- Le candidat appréciera la réactivité dans le traitement de sa candidature. Que celle-ci soit retenue ou non, un processus efficace sera positif pour l’image de l’entreprise et donc, sa marque employeur.
