Gérer le planning des salariés : comment s’y prendre ? 

Une bonne gestion du planning des salariés semble constituer un facteur de performance durable. En effet, pour répondre à l’enjeu sociétal que représente le bien-être au travail, les dirigeants doivent à la fois répondre aux contraintes opérationnelles mais également à celles des collaborateurs. L’enjeu est donc double : satisfaire au mieux ses salariés tout en assurant une continuité d’activité quelle que soit la période de l’année. Pour cela, les entreprises ont intérêt à remettre en question la manière dont elles gèrent les plannings des salariés. Faut-il mettre en place un processus interne ? À quoi sert un planning du personnel ? Comment s’y prendre concrètement pour gérer le capital humain de l’entreprise de la façon la plus optimale possible ? La suite de l’article vous offre des solutions concrètes à mettre en place immédiatement, quel que soit le cœur de métier de votre organisation. 

Pourquoi faut-il organiser un planning d’équipe ? 

La productivité d’une équipe dépend en partie d’un planning hebdomadaire (ou mensuel) adapté aux membres qui la constituent. D’une part, les entreprises ont l’obligation de respecter le cadre légal imposé par les contrats de travail (congés, RTT, arrêts maladie, absences pour autres motifs…). D’autre part, les dirigeants et managers doivent assurer la continuité d’activité en déployant les projets prévus. Pour répondre à ce défi, la prise en compte des contraintes de l’entreprise et de celles des collaborateurs semble essentielle : 

 Quelles sont les périodes de pics d’activité ? 

• Quels sont les projets prioritaires ou les projets les plus stratégiques ? Quelles compétences requièrent-ils ? 

• Quelle est la répartition annuelle des demandes de congés des salariés de chaque équipe ? 
• Quelle est la situation des salariés absents ? Sont-ils en arrêts maladie ou encore en congés maternité, paternité ? Quelles sont les prévisions de leurs dates de retour ? 

 Autant de questions qu’il faudra anticiper avant d’élaborer des plannings pragmatiques. Ces derniers favoriseront les meilleures configurations opérationnelles aussi bien pour l’entreprise que pour ses salariés. Ce climat harmonieux augmentera la cohésion, l’entente entre les différents niveaux de hiérarchie et par conséquent, boostera la performance collective. 

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Comment gérer efficacement le planning du personnel ?

L’utilisation d’un tableau de suivi partagé a l’avantage d’offrir un accès à des personnes qui n’appartiennent pas forcément au même service. Ainsi, cet outil fait office de tableau de bord RH tout en autorisant un accès aux managers. Ces derniers pourront avoir un droit de regard sur la présence de leurs collaborateurs. Chacun bénéficie du même niveau d’informations car elles seront automatiquement mises à jour dès lors qu’elles seront renseignées. De plus, l’accès partagé facilite l’autonomie dans la récolte des données précises dont chacun a besoin. Les RH pourront se concentrer sur le décompte des jours d’absence de la liste du personnel tandis que les managers pourront ajuster les plannings opérationnels en fonction des projets en cours. Grâce à une communication fluidifiée au maximum, le risque d’erreurs ou de malentendus est ainsi diminué. 

 Les projets peuvent parfois exiger des compétences très spécifiques. Par exemple, certains projets informatique ou digital (migration d’un ERP ou le déploiement d’une application mobile) nécessitent une expertise à des moments stratégiques. C’est pourquoi il est si important pour un manager d’équipe de pouvoir avoir une vue d’ensemble à chaque instant de la présence de son équipe. En cas de nécessité, il pourra ajuster les carences de compétences en ayant recours à des prestations externes. Quant aux membres de l’équipe, leur contribution aux projets pourra être facilitée s’ils ont accès aux plannings de leurs collègues pour prévoir les réunions d’avancement. 

Quelles sont les données indispensables à répertorier au sein de l’outil collaboratif ? 

Utilisez ce modèle de tableau pour gérer le planning de vos salariés

À titre d’exemple, voici les éléments qui peuvent figurés au sein d’un tableau partagé dédié à une semaine type :  

• Nom du collaborateur ; 
• Nom du manager ; 

• Service auquel appartient le collaborateur (Logistique, Informatique, Finance…) ; 
• Nom du projet auquel il est affecté ; 
• Livrables attendus ; 
• Nombre prévu d’heures d’absence ; 
• Type d’absence (RTT, congés payés, arrêt maladie…) ; 
• Commentaires. 

 Un tel tableau peut être dupliqué sur plusieurs semaines à l’avance afin de prévoir le plus tôt possible le planning de chacun. 

 Gérer efficacement les plannings des collaborateurs devient accessible pour tout utilisateur de l’équipe RH. Il s’agira d’opter pour un outil simple d’implémentation, d’utilisation et collaboratif. Votre entreprise gagnera ainsi en temps, en effort de fidélisation et en performance.