Comment anticiper les besoins de formation en entreprise ? 

Les besoins en formation en entreprise représentent souvent un sujet sensible pour les salariés. En effet, ces derniers ont en général de grandes attentes quant à voir leurs demandes de formation validées par leur hiérarchie. Un accord ou un refus, selon la manière dont il est communiqué, envoie forcément un message au collaborateur concerné. Mais avant tout arbitrage, une prise en compte de chaque besoin nécessite une véritable organisation. Alors comment anticiper les besoins en formation en entreprise ? Comment procéder au recueil des besoins en formation de ses salariés ? Comment réaliser facilement des plannings de formation ? La suite de cet article vous expliquera les bénéfices de vous faire accompagner d’un outil collaboratif pour viser une gestion optimale des besoins en formation de votre entreprise. 

Recensement des besoins en formation : un enjeu majeur

La nature des demandes de formation peut à juste titre questionner l’employeur sur ses salariés. Pour quelles raisons tel ou tel collaborateur a-t-il un intérêt pour telle formation ? Envisage-t-il de se tourner vers du management d’équipe plutôt que d’acquérir une véritable expertise dans son métier ? Quelle est sa stratégie d’évolution d’ici 5 ans ? Le choix des salariés vers certains types de formation révèle là où ils en sont dans leur évolution de carrière et indique s’ils se projettent dans l’entreprise. Chaque besoin en formation mérite d’être recueilli car il reflète une mine d’or d’informations sur les collaborateurs. Ces données seront ensuite évaluées et permettront d’aiguiller les décisions de validation des managers. 

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Qui est responsable du recueil des besoins en formation professionnelle ? 

Le recueil des besoins en formation du personnel d’une entreprise peut être effectué par l’équipe formation elle-même, les managers ou directement par les salariés. Ces derniers n’opéreront pas un recueil à proprement parlé mais seront responsables de transmettre directement leurs demandes de formation. Une procédure pourra être communiquée en amont autour des échéances à respecter, d’une attribution claire des actions de chacun et indiquant le degré de formalisation attendu de ces besoins en formation. Les managers pourront par exemple obtenir ces données à un moment opportun : durant l’évaluation annuelle des membres de leurs équipes. 

L’outil collaboratif : une solution efficace pour planifier les formations

À l’aide d’un tableau de bord RH dédié à la formation, l’équipe formation centralise toutes les données. Cet outil partagé permet aux différents contributeurs de renseigner directement et au fur et à mesure les demandes de formation. L’équipe formation détient la responsabilité du tableau collaboratif en attribuant les droits d’accès ou de modification selon le collaborateur. Les éléments suivants pourront apparaître dans l’outil : 

• Nom, prénom du collaborateur ; 
• Nom, prénom du manager ; 
• Responsable du recueil du besoin ; 
• Échéance du recueil du besoin ; 
• Les 3 intitulés de formation soumis par ordre de préférence ; 
• La demande formalisée accompagnée d’arguments de motivation (à joindre) ; 
• Validation RH ; 
• Validation Manager ;
• Formation validée ; 
• Date prévue de la formation.

Utilisez ce modèle de tableau pour avoir d’un seul coup d’œil les types de formations suivies, les salariés partis en formation etc.

L’équipe formation peut ainsi suivre en temps réel le recueil des besoins de formation, les validations RH et celles des managers. Il est par ailleurs recommandé de fixer les dates des formations le plus rapidement possible après leurs validations pour répondre efficacement aux besoins immédiats. Les managers pourront ensuite ajuster le quotidien opérationnel des équipes en fonction des nouvelles compétences que les collaborateurs s’apprêteront à acquérir. 

Bien anticiper les besoins en formation est une façon d’être activement à l’écoute de ses collaborateurs, de prendre en compte leurs attentes d’évolution et de les valoriser au sein de l’entreprise. Cette bonne gestion favorise la cohésion entre les différents niveaux hiérarchiques et envoie un signal positif de la direction de l’entreprise à ses salariés.