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Tableau des congés payés : Motifs d'absences et justificatifs

Comment organiser et gérer les congés payés en entreprise?

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Collecter les demandes de congés

L’utilisation d’un tableau de suivi centralisé reste une des manières les plus efficaces de gérer les congés et absences d’une équipe.

Cet outil collaboratif permet de collecter les demandes de congés, de suivre leurs processus de validation, d’ouvrir un accès propre à chaque salarié et à son responsable en simultané (même si les deux personnes ne travaillent pas sur le même site).

Simplifier la visibilité des congés de votre équipe

D’un point de vue opérationnel, une fois ces congés validés, les salariés devront prévenir de leurs absences à venir.
Ils devront transmettre à leurs clients et fournisseurs les coordonnées de la personne en charge de leur back-up. Bien gérer les congés payés facilite la continuité des services mais préserve également la cohésion des équipes.

Identifier les éventuels conflits

La priorité essentielle d’une entreprise est d’assurer en toutes circonstances la continuité opérationnelle de ses services.

Le manager pourra valider ou non les congés de ses collaborateurs car il détient la vue d’ensemble sur les projets en cours et connaît leur niveau de criticité grâce à ce tableau. Il pourra aussi identifier en amont des validations de congés, les personnes disponibles pour prendre en charge les dossiers des absents.



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La gestion des congés en entreprise

La législation autour des congés payés est assez riche et fait partie intégrante de la gestion du personnel en entreprise. Sans forcément maîtriser toutes les règles juridiques, il faut connaître quelques notions de base, les usages, les conventions ou les accords propres à l’entreprise en particulier pour les congés spéciaux tels que les naissances, mariages, décès.

Gérer les congés de son équipe relève de la stratégie managériale, au même titre que son activité. Plus les règles sont claires et connues, en fonction de l’intérêt du service et des contraintes de travail, plus il est aisé de les faire appliquer.

Pour faciliter l’organisation, le manager définit les principes d’organisation propre à son équipe. Vous pouvez ainsi demander à vos collaborateurs de ne pas s’absenter en même temps ou de prévoir un back up afin de ne pas nuire à l’activité. Vous avez tout intérêt à responsabiliser vos collaborateurs et à les laisser s’organiser entre eux plutôt que d’être directif ; ils seront beaucoup plus enclins à faire en sorte que tout se passe bien.

Pour anticiper d’éventuelles contestations, vous pouvez aussi établir des priorités dans un souci d’équité, en donnant par exemple la possibilité aux collaborateurs ayant des enfants scolarisés de partir en priorité pendant les vacances scolaires, ou tenir compte de ceux dont les conjoints ont des vacances imposées.

Soyez notamment attentifs à ceux qui ont de nombreux jours à solder : mieux vaut éviter les reports de congés d’une année sur l’autre, qui ne font souvent que différer le problème de l’absence. Pour éviter de vous laisser déborder, incitez-les à les poser assez tôt dans l’année : vous aurez plus de visibilité sur l’organisation du service et les permanences nécessaires au maintien de l’activité.

4 conseils pour bien gérer les congés et absences de vos collaborateurs

Anticiper la validation des congés

À l’approche des périodes de vacances scolaires ou estivale, les entreprises quelles que soient leurs tailles ou leurs secteurs d’activités s’empressent d’organiser le planning des congés des équipes.
Une organisation qui peut rapidement virer au casse-tête si les demandes ne sont pas rigoureusement centralisées et la communication maîtrisée auprès des collaborateurs. C’est pour ces raisons que RowShare a élaboré un tableau de suivi des absences simples à utiliser et où il est facile d’ajouter des informations complémentaires ou bien des pièces jointes en cas de demande de justificatifs. Des collaborateurs informés en avance et écoutés seront coopératifs durant les périodes de congés de leurs collaborateurs.

Assurez une permanence de vos collaborateurs

Si vous ne fermez pas pendant l’été, veillez à une permanence minimum (renvois de ligne téléphonique, transmission d’agendas ou de dossiers éventuels) et demandez à vos collaborateurs d’avertir leurs contacts professionnels de leur date de retour, via leur boîte vocale ou leur e-mail avec un message d’absence et les personnes à contacter pendant leur absence.

Déléguez vos affaires courantes

Vos propres vacances ne doivent pas rimer avec travail à distance ! Pour éviter d’être trop sollicité(e), déléguez les dossiers en cours à l’un de vos collègues. Donnez-lui les informations, et vérifiez qu’il ait bien toutes les clés pour pouvoir agir en votre absence. Enfin, pensez à vérifier auprès de votre hiérarchie qu’aucune décision importante (réunion d’objectifs, d’orientation, etc.) ne sera prise en votre absence. Autant de réflexes pour partir l’esprit léger et se ressourcer avant la rentrée.

Adaptez-vous à vos collaborateurs

Le manager doit s’assurer, régulièrement, que ses collaborateurs ne disposent pas d’un solde trop important de congés à poser. La qualité de vie au travail consiste aussi à faire en sorte que les salariés prennent leurs congés. En revanche, il peut être autorisé de se faire payer les RTT non pris, sous certaines conditions et dans la limite d’un nombre restreint de jours.

Pour faciliter la planification, utiliser une solution automatisée reste une valeur sûre. Disposer d’un planning annuel, des soldes de congés actualisés instantanément et des alertes automatiques, que chaque collaborateur puisse consulter et avec une vue consolidée pour le manager assurant aussi un suivi facilité pour le service paie et passer d’un suivi empirique à une gestion intelligente.

Nos clients parlent de RowShare
  • “Rowshare permet d’octroyer des droits d’utilisation différents (consultation, modification partielle ou totale), et de créer des niveaux hiérarchiques de visualisation des données. Ce qui est à la fois pratique et sécurisant.”
    Paule Collinet
  • “Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !”
    Luidgi Ciavarella
    Directeur d’agence
  • “Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.”
    Paul Smith
    Directeur général
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