Un outil de gestion des risques, pourquoi faire ?
L’outil qui permet de faire le suivi des incidents potentiels est une matrice des risques. Cette matrice est évolutive tout au long du projet : en fonction de la réalité du projet, le niveau d’impact du risque peut évoluer. Ce modèle de tableau permet la gestion des incidents, qui consiste à déterminer les tâches critiques, les risques potentiels et à les anticiper.
L’outil de planification de projet se fait en plusieurs étapes
– Découpage du projet
– La hiérarchisation des tâches
– L’élaboration du planning
– La gestion des incidents
Il est important d’introduire dans la planification des tâches le risque et l’incertitude associés à chaque tâche et d’en déduire une durée du projet assortie d’un niveau de probabilité. Différents types de risque peuvent être identifiés : la criticité des tâches, la disponibilité des ressources humaines et matérielles, les délais de recrutement ou encore la disponibilité des locaux.
Chaque risque peut avoir un impact sur la date de réalisation de la tâche et ainsi décaler d’autant la date de fin de réalisation du projet dans son ensemble.
La démarche d’identification des risques s’inscrit dans une volonté d’anticipation pour réagir au plus tôt. Cette démarche passe par l’identification des facteurs de risque associés à chaque tâche et de leur classification en fonction de leur criticité.
Comment gérer les risques ?
- Elaborez un chemin critique
Le chemin est constitué de tâches critiques. Toute modification de la durée d’une tâche critique a une répercussion immédiate sur la durée totale du projet et donc sur sa date de fin.
Les facteurs de risques comme les tâches critiques, la disponibilité des ressources humaines et matérielles, les délais de recrutement ou encore la disponibilité des locaux doivent être répertoriés.
Différents types de risque peuvent être identifiés : humains (absence, démission d’une ressource importante sur le projet), coûts cachés (découverte de coûts qui grèvent l’enveloppe budgétaire), retard dans les approvisionnements en matériaux indispensables au projet (risque de changement de la durée totale du projet), technologiques (évolution de la technologie en cours de projet), manque de communication et de coordination, inadéquation des développements informatiques aux besoins exprimés… Autant de problèmes à résoudre tout au long du projet.
Ces risques peuvent être matérialisés sur une matrice des risques, avec en abscisse la gravité du risque et en ordonnée la probabilité d’apparition du problème. Cette matrice permet d’identifier visuellement les risques majeurs et doit être mise à jour tout au long du projet.
- Prenez en compte les risques
Pour prendre en compte les risques, il est possible d’attribuer des marges à chaque tâche, à l’exception des tâches critiques et de leur donner la possibilité de prendre un peu de retard, sans que cela ait un impact sur la durée totale du projet. Il existe deux types de marge distincts :
La marge libre (ML) : différence entre la date de début au plus tôt de la tâche suivante la plus proche et la date de fin au plus tôt de la tâche courante.
La marge totale (MT) : différence entre la date de début au plus tard de la tâche suivante présentant le plus de contraintes et la date de fin au plus tôt de la tâche courante.
En fonction de ces deux marges, vous pourrez déduire l’impact qu’aura un décalage de la réalisation d’une tâche sur l’ensemble du projet.
La gestion des risques permet d’identifier les risques majeurs et de déterminer les conséquences potentielles liées à ces risques en termes d’impact financier, de délai ou de conséquence sur la qualité. Différents scénarios de secours sont envisagés et seront appliqués en fonction de l’importance de l’incident pour ne pas mettre en péril le projet.
