Gérez vous votre budget Marketing sur Excel ?

Mettre en place un budget marketing sous Excel prend du temps et nécessite un suivi de tous les instants.

Vous ne pouvez plus vous permettre des dépenses approximatives au risque de voir votre budget s’évaporer sans même comprendre où sont passées les euros.

Il vous faut un outil marketing pour gérer tous les aspects de votre budget incluant souvent des fichiers Excel pour chaque équipe leur permettant de suivre leurs dépenses individuelles ainsi qu’un fichier central regroupant les dépenses totales pour créer une vue détaillée du budget global. Cela revient donc à avoir de nombreux fichiers à gérer et il y a un risque potentiel d’erreur dans la duplication des données.

Il est important de rassembler les données

Votre budget Marketing permet :

– D’avoir une vision sur ce qui s’est passé dans l’entreprise

– De vous donner les moyens, dans un second temps, d’anticiper sur l’avenir.

Pour préparer un budget marketing prévisionnel, il vous faut le concours de tous les services marketing concernés afin que chacun renseigne les différents tableurs correspondant à son service, ce qui implique l’adhésion de l’ensemble des services concernés : création graphique, création de contenu, événements, publicité, relations publiques…).  Il existe des tableurs collaboratifs en ligne qui sont souvent plus pertinents pour planifier votre budget marketing que sur Excel.

Quel que soit l’outil choisi, la qualité de la donnée est déterminante pour un rapport fiable avec un suivi hebdomadaire ou mensuel. Après chacune des actions, le budget prévisionnel pourra être actualisé avec la somme finale effectivement dépensée et permettra de disposer d’une version finale du budget.

Avec l’utilisation d’un document Excel standard, l’équipe devra s’accorder sur la structure du tableau pour que chaque fichier individuel puisse être consolidé dans un fichier central sans trop de travail manuel. Cela implique aussi beaucoup (trop) d’envois d’emails dès que le document doit être mis à jour.

Même si votre tableau est bien pensé, adapté la problématique, il peut être difficile d’obtenir l’adhésion de toute une équipe. Là encore un outil collaboratif en ligne permet de faciliter le travail en équipe et permet un gain de temps considérable.

Je vous l’accorde, c’est un logiciel qui a fait ses preuves et qui est présent dans toutes les entreprises depuis un certain nombre d’années.Il permet de créer facilement des feuilles de calcul personnalisées et adaptées à des besoins spécifiques en entreprise comme la représentation sous forme de graphiques, de tableaux croisés dynamiques ou encore créer des formules personnalisées pour la gestion complexe de données…

Mais avez-vous besoin d’une feuille de calcul Excel avec toute sa puissance de calcul ? Microsoft Excel fait partie des logiciels les plus complets pour créer des tableurs complexes avec de très nombreuses fonctions nécessitant parfois de passer par des formules assez compliquées. A vous de choisir la juste complexité adaptée à la gestion de votre budget marketing et à votre équipe.

Peut-être trouverez-vous plus utile un tableau collaboratif capable de gérer les images et autres pièces jointes, qui présente à chacun uniquement les lignes le concernant, de notifier automatiquement les utilisateurs des changements intéressants. Chaque collaborateur pourra facilement y mettre à jour le budget marketing. Les factures ou devis seront directement ajoutés dans le tableau collaboratif.

Vous l’aurez compris, si vous souhaitez davantage de fonctionnalités collaboratives, le budget marketing sous Excel n’est peut être pas un choix judicieux.

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