Travail collaboratif en entreprise et sécurité des données : ce à quoi il faut faire attention

Le développement du travail collaboratif interroge sur le sujet majeur que représente la sécurité des données. Les entreprises deviennent d’autant plus vigilantes qu’elles ont conscience des lourdes conséquences qu’une faille de sécurité peut entraîner. La multiplication des sites au sein d’une même entreprise augmente la nécessité d’un travail collaboratif performant. Et pour y parvenir, les collaborateurs doivent être en mesure d’échanger un grand flux de données. Comment assurer la sécurité des données dans un environnement de travail collaboratif à distance ? Quel outil permet un échange de données en quantité sans pour autant s’apparenter à une usine à gaz ? Vous pourrez découvrir dans la suite de l’article, un outil collaboratif simple d’utilisation garantissant la sécurité et la confidentialité des données au sein de l’entreprise. 

Le travail collaboratif en entreprise intensifie le partage des données 

La réussite des projets d’une entreprise dépend de plus en plus de la capacité à mobiliser des compétences de toutes parts et de coordonner un travail collaboratif efficace. Il est fréquent de faire appel à des prestataires externes qui détiennent une expertise que l’entreprise ne possède pas en interne. Ces derniers ne sont pas toujours présents dans les locaux ce qui implique une coordination des projets à distance. Les parties prenantes ont donc besoin d’un accès aux données à tout moment, ce qui est d’autant plus valable lorsque les membres de l’équipe sont répartis sur des localisations respectant différents fuseaux horaires. 

Par ailleurs, le partage d’une grande quantité d’informations semble plus facile lorsque les données sont centralisées. Par exemple, la gestion administrative du personnel est souvent centralisée au siège de l’entreprise. Au lieu de multiplier les échanges d’emails en risquant la confusion d’un grand nombre de pièces jointes, la transaction des documents entre le service des Ressources Humaines et les collaborateurs peut s’effectuer à l’aide d’un simple tableau de suivi des dossiers. Cet outil partagé garantit à la fois la sécurité et la confidentialité des données personnelles des salariés. 

> Facilitez le travail collaboratif de vos équipes grâce aux outils de RowShare ! Ils garantissent la sécurité, la confidentialité et la souveraineté de vos données.

La sécurité de vos données est garantie par les outils de RowShare

Toute organisation a la possibilité de créer des tableaux collaboratifs proposés par RowShare. L’ensemble des données qui y figureront sera automatiquement protégé. L’accès sera donc restreint aux utilisateurs de l’organisation (il peut s’agir de l’entreprise entière ou d’un service en particulier). 

 La sécurité et la confidentialité des données sont renforcées par le partage spécifique des colonnes et des lignes du tableau. En effet, l’administrateur de l’outil autorise un droit d’accès différent selon le collaborateur concerné. Ce dernier bénéficie d’un droit de lecture ou de modification. Par exemple, le service paie aura besoin d’accéder à l’ensemble des heures travaillées des salariés sur une période donnée. Un manager quant à lui, devra pouvoir consulter uniquement les heures travaillées des membres de son équipe. Enfin, le collaborateur n’aura accès qu’à ses propres heures travaillées. Ainsi, la quantité d’informations accessibles est ajustée selon les besoins de l’utilisateur. Cela évite que ce dernier se perde dans une masse de données qui ne lui est pas essentielle ou qu’il puisse consulter des données qui sont confidentielles. 

Utilisez ce modèle de tableau pour garder des documents confidentiels de vos collaborateurs en sécurité ! 

Par ailleurs, les outils de RowShare permettent le stockage de documents (documents administratifs ou contractuels, justificatifs médicaux…). Ces fichiers peuvent être directement joints au sein des tableaux ce qui permet à la fois un archivage et une centralisation des informations en toute sécurité. 

L’adoption d’un outil simple d’implémentation et d’utilisation comme les outils de RowShare augmente la performance collective. Grâce à ces outils, l’entreprise favorise le travail collaboratif de ses équipes tout en réduisant les risques inhérents à la sécurité des données. Quelle que soit la taille de votre équipe, quel que soit votre cœur de métier, les outils collaboratifs de RowShare sont conçus pour s’adapter à vos besoins opérationnels.