Les outils collaboratifs : Quels sont les usages en entreprise ?

L’utilisation des plateformes collaboratives

Il y a seulement quelques années, les équipes informatiques des grandes entreprises choisissaient avec grand soin une plateforme collaborative qu’elles proposaient (et imposaient) à leurs utilisateurs. Une telle plateforme  comportait typiquement le mail, un intranet collaboratif, une messagerie instantanée, puis un réseau social d’entreprise avec l’objectif de faire en sorte que tout échange d’information se fasse au sein de cette plateforme « corporate » d’entreprise.

Pendant ce temps, les utilisateurs trouvaient d’autres outils collaboratifs plus modernes, plus faciles, plus proches de leur métier, à l’insu des équipes informatiques. Autant de silos  d’information non répertoriés.

L’essor du cloud a accéléré cet effet, même si des outils tels que Microsoft Access ou Lotus Notes le préfiguraient déjà il y a 20 ans.

Cela donnait lieu à un jeu du chat et de la souris, entre les utilisateurs qui cherchaient à répondre vite et bien à leur besoin, et les équipes informatiques qui cherchaient à les retenir au sein des solutions officiellement retenues avec un haut degré d’exigence en termes de maintenabilité, de sécurité.

Les petites entreprises faisaient sans, car ces plateformes collaboratives étaient trop coûteuses et complexes à mettre en œuvre.

Ces plateformes collaboratives comme celles de Microsoft, Google et maintenant Facebook sont toujours d’actualité et désormais accessibles aux petites entreprises grâce au cloud.

Mais il est aujourd’hui admis qu’elles doivent coexister avec d’autres outils, gratuits ou payants, qui rendent des services précis à une ou plusieurs équipes dans l’entreprise.  Le défi n’est donc plus d’éradiquer ces outils, mais d’accompagner leur adoption et de leur trouver une place dans un environnement en évolution permanente.

Des tableaux ou des tableurs, comment faire son choix ?

Beaucoup de scénarios professionnels nécessitent d’organiser des données sous forme de tableaux qu’ils s’agisse de lister des actions, des personnes, des lieux…

Pour les plus critiques de ces scénarios, s’ils permettent de disposer d’un budget conséquent, vous allez rechercher des outil collaboratifs spécialisées qui répondent au mieux à vos besoins ou même les développer en interne.

Mais pour tous les autres scénarios, faute de pouvoir justifier  l’acquisition  d’une  application  spécialisée  (et  peut-être conscient  du  risque  qu’il  y  aurait  à  multiplier  à  l’infini  le  nombre d’outils), on fait avec ce qu’on a sous la main : souvent un tableur en ligne en assurant sa circulation avec vos outils de communication préférés, qu’il s’agisse de l’email, d’un réseau social ou d’outils d’organisation type Trello ou Slack.

Or les tableurs n’ont pas été inventés et ne sont pas faits pour ça.

Pourquoi choisir un tableur ?

D’après Microsoft, Google ou Wikipédia, un tableur est un programme capable de créer et de manipuler des feuilles de calcul. La version traditionnelle d’Excel® va toujours plus loin dans  l’analyse de données alors que Google Sheets et Excel Online sont positionnés comme plus collaboratifs.

Utilisez les tableurs pour ce qu’ils font le mieux : les calculs et  l’analyse de données.

Et pourtant, ces tableurs ne sont pas devenus beaucoup plus collaboratifs depuis leur apparition il y a plus de 10 ans. Leur positionnement “collaboratif” tient plus de quelques fonctions isolées complémentaires à l’analyse de données que de réelles capacités collaboratives incluant la répartition de la saisie sur différents individus en contrôlant l’accès à l’information. À l’exception notable qu’ils permettent de travailler à plusieurs en même temps sur une feuille de calcul, ce qui était il y a quelques années une source de frustration intense lors de l’utilisation d’Excel®. Qui n’a jamais pesté devant le message “le fichier est verrouillé pour modification par un autre utilisateur”.

Mais que le tableur soit en ligne ou installé, si on ne veut pas  partager l’ensemble des informations avec tout le monde, on en est souvent réduit à partager une copie avec chaque contributeur, puis à agréger le tout par des copier-coller en espérant éviter les erreurs humaines au passage.

Il reste en effet très difficile de consolider des informations à plusieurs  sans pour autant partager l’ensemble des données en lecture et écriture.

Avec un tableur, il n’est pas toujours simple voire impossible de manipuler des images et des pièces jointes, ou encore d’échanger des commentaires dans le contexte précis des informations du tableau.

Une nouvelle catégorie d’outil a émergé

Chaque feuille est un îlot d’information isolé, sans connexion aux autres feuilles de calcul, mais aussi et surtout le plus souvent sans lien avec les autres applications.

Malgré ces lacunes de longue date et la spécialisation assumée  des tableurs pour les calculs et l’analyse de données, la majorité des feuilles de calcul créées aujourd’hui ne contiennent  pas de  calculs ! Elles servent à lister des informations : des  tâches, des opportunités, des montants, des personnes, des contrats, des licences, des idées. Parfois avec une ligne de totaux, voire une colonne calculée. Rarement plus. Tout ça dans une «feuille de calcul».

C’est pour répondre à ces défis de productivité et de collaboration dans le contexte de tableaux d’informations qu’on voit émerger depuis quelques années une nouvelle catégorie d’applications: les tableaux en ligne partagés ou collaboratifs. 