Plannings, les outils incontournables pour bien gérer son activité

La création d’un planning a pour objectif de permettre à un chef de projet de gérer son activité et celle de son équipe : attribuer des tâches, fixer des délais, superviser l’avancement des activités, planifier l’utilisation des ressources matérielles et des salles de réunion…

Le nec plus ultra réside dans un outil offrant différents droits d’accès afin que les salariés puissent présenter l’avancement de leurs travaux respectifs et que seul le manager ait une vue consolidée, avec un affichage par projet, par client ou par ressources pour faciliter la gestion des activités de l’équipe.

Savoir analyser les besoins de son entreprise

Un bon outil de planning est un outil qui répond aux besoins de l’entreprise, optimise les processus et facilite l’organisation de l’équipe. Un outil performant, qui répond au-delà des besoins, peut potentiellement complexifier les processus ou être trop contraignant pour l’équipe avec le risque de ne pas obtenir son adhésion. En fonction de vos besoins, votre outil peut avoir les fonctions suivantes :

Gestion du personnel

Le planning peut être utile dans le cas d’un besoin d’organisation du temps de travail du personnel pour gérer les congés, l’activité, les données légales, la disponibilité des ressources matérielles, etc.

Emploi du temps des salariés

Réaliser un plan de travail sur Excel n’est pas simple et peut rapidement devenir un problème de temps et d’organisation. Un outil adapté permettra de visualiser l’emploi du temps de chaque employé et d’optimiser les jours de présence et les plages horaires s’il y a lieu.

Ressources humaines

Un outil de type planification peut servir à planifier l’emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel des salariés mais pas seulement. Il peut aussi gérer les congés payés, les congés sans solde, les congés spéciaux, les RTT, les arrêts-maladie, tout en tenant compte les évolutions législatives éventuelles en matière d’organisation du temps de travail.

Analyse des activités des employés

La première des règles est de ne pas chercher à créer le planning parfait mais de prendre en compte, dans la mesure du possible, les contraintes de chacun et de veiller à affecter les ‘meilleurs’ pour chacune des tâches.

Il s’agit d’un facteur important pour avoir une ambiance agréable au sein de l’entreprise et donc favoriser la productivité. En choisissant un outil adapté et performant vous ne serez pas pollué par l’aspect fonctionnement et vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel : la répartition des tâches et des heures de travail. Si vous optez pour un outil collaboratif, les salariés pourront contribuer à le renseigner, se sentir impliqués et être informés en temps réel.

Optimisation des ressources matérielles de l’entreprise

Un outil de planning complet et efficace permet de gérer les ressources matérielles de l’entreprise. Selon l’activité, il peut s’agir de véhicules de prêt, de salles de séminaire, de contenu éditorial, d’espace publicitaires…

Pour simplifier la réservation, il est impératif de disposer d’un outil permettant de visualiser, en un coup d’œil, la disponibilité des ressources matérielles proposées y compris pour les ressources internes à l’entreprise comme les salles de réunion, le contenu éditorial, les meetups…

D’autres éléments doivent également être pris en compte comme l’ergonomie et la facilité d’utilisation du programme. Par exemple, un code couleur peut rendre le planning et l’attribution des tâches plus visibles l’important étant d’avoir toujours à l’esprit de faire ce qui est bon pour l’entreprise et son développement.

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