Faire un planning pour optimiser ses heures de travail
Optimiser la productivité de vos équipes
Afin de ne pas s’égarer au bureau, il est souvent préférable de faire un planning, mais attention cela demande un minimum de méthodologie si on ne veut pas se retrouver avec des problèmes de gestion de ces horaires.
Afin d’optimiser l’organisation au sein d’une entreprise, un emploi du temps bien conçu est toujours le bienvenu.
Un planning bien conçu permet d’optimiser la productivité des équipes. Vous pourrez ainsi visualiser d’un coup d’œil les congés, les RTT, les absences, les pics d’activité, les projets de longue durée des différents collaborateurs.
Utiliser un outil de planification accessible en ligne
Un premier conseil est de remplacer Excel par un outil de planification accessible par tous et en ligne. Cela vous permettra tout simplement de gagner du temps et être plus efficace.
En effet, un tableau collaboratif avec un modèle de planning comporte des fonctionnalités essentielles : affichage par salarié ou par projet / emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel / code couleurs / droits d’accès différents selon la hiérarchie / cycle de tâches / etc.
Votre équipe et vous-même devez réaliser un projet ? Faites participer vos collaborateurs grâce à un planning, vous pourrez ainsi attribuer une ou plusieurs tâches à la personne concernée et elle pourra indiquer l’avancée de son travail et le partager plus facilement. Le manager ou le chef de projet pourra ainsi avoir une vision globale de l’avancée du projet et pourra ajuster ou répartir différemment les missions de chacun.
Nos astuces pour faire un planning et s’y maintenir
Vous vous sentez régulièrement débordé ? L’impression de courir sans cesse et de bâcler certaines tâches ? Si tel est le cas, il est fort probable que vous manquiez d’un planning de travail cohérent et utilisable au quotidien.
Je ne vous apprend rien, il n’y a que 24h dans la journée. Alors pour penser à tout, nous sommes nombreux à dresser une liste de tâches à réaliser dans la journée pour éviter d’oublier.
Mais pour éviter de vous décourager car vous n’arrivez pas à vous organiser, des conseils et astuces existent pour gérer au mieux sa journée.
La solution n’étant pas de rogner votre temps de repos, bien au contraire, établir un planning vous sera utile pour mettre en place un système d’organisation efficace, et vous y gagnerez du temps.
Comment faire un planning correspondant bien à vos besoins ?
Planifier ce type de document demande de la méthodologie et peut même vous faire perdre du temps plutôt que d’en gagner. Pourtant planifier est un indispensable pour organiser son emploi du temps au sein d’une entreprise et améliorer la productivité des équipes.
Afin de pouvoir permettre la collaboration dans l’équipe, un conseil que je peux vous donner sera de remplacer vos fichiers Excel par un planning accessible et modifiable en ligne par tous. Ainsi chacun pourra gérer ces congés, RTT, absences.
Un planning servira pour les congés mais également pour la visualisation des pics d’activité, de la mise en place des projets de longue durée, etc.
Un planning doit être compréhensible en un coup d’oeil.
Il vous faudra distinguer:
– Les clients, les salariés
– Par projet / emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel
– Mettre en place des code couleurs et des droits d’accès différents selon la hiérarchie …
Vous êtes désormais prêt à créer votre planning d’équipe.
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