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Pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser un outil de gestion de projet ?2018-12-05T15:37:52+00:00

Pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser un outil de gestion de projet ?

Nul besoin de le rappeler, bien communiquer en entreprise est essentiel. Un manque de communication entre une direction et ses employés ou bien entre deux services peuvent créer un désengagement ou un désintérêt de la part des collaborateurs.

Il est donc nécessaire de mettre en place des stratégies efficaces pour construire une bonne communication interne, peu importe la taille ou le nombre de salariés. C’est une des clés de réussite de l’entreprise et également un véritable levier de croissance.

Les outils pour suivre un projet permettent d’améliorer significativement la communication au travail, et c’est ce que nous allons vous décrire dans cet article.

Adaptez vos outils pour faciliter la collaboration de vos équipes.

L’atteinte des objectifs d’un projet en temps et en heure peut parfois sembler fastidieux, mais cela l’est beaucoup moins si votre équipe est soudée, avance dans le même sens et dispose des bons outils de pilotage du projet.

Il existe de nombreux outils pour manager vos projets tels que le diagramme de Gantt, le calendrier de projet, le gestionnaire de tâches… Ils permettront d’avancer de manière optimale jusqu’à l’objectif fixé mais aussi de  renseigner les personnes concernées sur l’avancée du projet.

Prenons par exemple le calendrier de projet, Il est très simple de mettre en place un tableau pour gérer le calendrier. Il existe même des modèles pratiques pour la planification. Tout le monde sait utiliser un tableur. Le mieux sera de choisir un tableur accessible en ligne afin de partager efficacement les informations et les mises à jour du projet.

Quant au diagramme de Gantt, il vous permet d’avoir une vision graphique complète du projet et de connaître les tâches en cours, leur progression et celles à venir.

Il devient alors plus facile pour une équipe de gérer tous les aspects du projet grâce à ces méthodes de pilotage.

Organiser les tâches de chacun pour mener à bien un projet.

Pour être performant, il est essentiel d’être bien organisé et d’utiliser un outil qui facilite la gestion des tâches. Nous avons décrit dans le paragraphe précédent l’importance des outils dans la conduite d’un projet, il est également important de vous poser un certain nombre de questions comme celles-ci :

  • Connaissez-vous exactement les tâches qui vous incombent ?
  • Savez-vous quand démarrer chaque tâche ?
  • Avec qui ou quel service allez-vous travailler ?
  • Quelle est la date de rendu du projet ?

Nous allons entrer plus en détail sur la partie collaborative et le travail en équipe.

En effet collaborer, c’est mettre en commun les compétences et les connaissances de plusieurs personnes afin d’atteindre un objectif commun. En gestion de projet, l’aspect collaboratif est donc important car :

  • Il favorise le partage et l’acquisition de connaissances,
  • Il encourage la créativité et l’émulation,
  • Il implique des échanges constants entre les membres de l’équipe, où qu’ils soient,
  • Il rend l’équipe plus productive et plus performante.

Vous l’aurez compris le suivi d’un projet doit être collaboratif, chacun doit mettre à jour régulièrement ces tâches, et bien se former en amont aux outils.

Coordonner et planifier un projet.

Pour atteindre l’objectif fixé, la planification d’un projet est une phase indispensable 

Si cette phase n’est pas correctement mise en place, cela impactera probablement la réussite globale du projet.

En effet, la planification a pour objectif d’organiser le déroulement des étapes afin de pouvoir se projeter dans un temps défini. Elle est donc fondamentale pour maîtriser les délais de livraison.

Choisissez des outils qui permettront de lancer un projet rapidement et de l’exécuter en toute simplicité. Certains outils de planification proposent  même des modèles prédéfinis favorisant considérablement la productivité des équipes.