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Le tableau de suivi d’un projet, un indispensable à utiliser2018-12-05T15:32:07+00:00

Le tableau de suivi d’un projet, un indispensable à utiliser

Votre équipe a été choisie pour gérer un projet d’envergure ? Félicitations ! Sachez qu’il est important de planifier les différentes actions qui seront nécessaires pour le mener à bien. Il se pose généralement la question d’utiliser un outil de suivi de projet tel qu’un tableau pour gérer les tâches du projet et surtout dans un temps imparti.

Quelles questions se poser pour préparer son tableau de suivi ?

– Quels sont les principaux livrables et objectifs ?

– Qui sera impliqué dans le projet et quelles seront leurs responsabilités ?

Un chef de projet devra être choisi au début du projet et il sera en charge de le piloter.

– Quand démarre et se termine le projet ? Est ce qu’il y a une marge d’erreur possible ?

Cette date sera établie dans le temps de manière précise.

Pourquoi ? Sans date limite, les actions seront régulièrement repoussées car il n’y aura pas de contrainte de temps.

Vous pouvez également “noter” les actions selon des critères de priorité.

Vous pourrez commencer à planifier le contenu du tableau lors d’une réunion projet, cela permettra d’avoir l’ensemble des collaborateurs présents et de confirmer que chaque interlocuteur a compris ses objectifs et tâches.

Ne rendez pas votre tableau trop complexe : alliez simplicité et rapidité pour une compréhension efficace

Au niveau du contenu, pensez à privilégier les 10 indicateurs les plus utiles dans votre projet, trop d’indicateurs viendraient complexifier le tableau jusqu’à le rendre illisible.

Plus un tableau sera simple à lire, intuitif et personnalisé selon le projet, plus il sera utilisé. Convivial, il motivera les utilisateurs et améliorera la productivité.

Le tableau de suivi reste global, il montre les tâches  et vise à garder les objectifs stratégiques de chacun en vue.

Pour avoir des informations plus détaillées sur une action, vous pouvez créer une colonne “commentaires” dans laquelle le collaborateur pourra cliquer et y noter un complément d’informations.

Une fois les tâches créées, évitez de modifier régulièrement le tableau de suivi. Pas de modifications intempestives mais des mises à jour régulières lors des réunions suffisent.

Comment créer son tableau de suivi de projet ?

Vous trouverez ci dessous une liste de colonnes que vous pourriez ajouter dans votre tableau.

Liste des actions :

Il va falloir que vous gériez la liste des actions de votre équipe de façon collaborative tout en facilitant l’avancée et le suivi de votre projet.

Responsable du projet :

Choisissez qui sera en charge de l’action.

Décidez si le tableau est ouvert à tous ou si chaque action est modifiable que par son responsable et le chef de projet.

Niveau de priorité :

Précisez le niveau de priorité de chaque tâche, ajoutez un rappel pour recevoir un email automatiquement à l’échéance de chaque action, modifiez rapidement leurs statuts.

Description :

Ajouter les informations qui expliqueront plus en détail la tâche du collaborateur.

Documents joints :

Ajouter par tâche les documents nécessaires à la compréhension de la tâche. Par exemple vous pourrez ajouter le devis de la location d’une salle pour un événement.

Commentaires :

Ajouter facilement des commentaires en cours de projet sans gêner la compréhension du tableau.

Par exemple, un problème vous bloque durant la réalisation d’une tâche, écrivez un commentaire au chef de projet qui pourra vous répondre directement dans la tâche en question.

Vous l’avez compris, un plan de projet peut être considéré comme une carte de route. Il définit clairement les tâches, les objectifs, la responsabilité, les dates d’échéance etc pour chaque participant au projet. Trouver le modèle de tableau approprié vous aidera à guider toute l’équipe vers la réussite du projet.

Sur le même sujet, découvrez comment mieux avancer sur vos  projets en cours et les bonnes pratiques pour suivre efficacement  votre projet.