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Le planning : l’outil indispensable pour la planification des tâches2018-12-05T14:21:02+00:00

Le planning : l’outil indispensable pour la planification des tâches

La gestion de projet consiste en plusieurs étapes

–          La préparation (définition des objectifs, liste des tâches, ressources humaines, budgétaires et matérielles)

–          La planification des tâches

–          Le suivi d’avancement

Nous allons aborder dans cet article la planification, l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation. L’outil requis est le planning.

Le planning correspond aux dates pour réaliser les activités, identifier les jalons qui permettront d’atteindre les objectifs du projet. L’outil de la planification est un incontournable

Un outil de planification de tâches, pourquoi faire ?

Parmi les différentes phases de gestion d’un projet, la planification des tâches est sans aucun doute l’une des plus importantes. Le planning constitué va permettre de réaliser le suivi des tâches durant son déroulement. Il sera ainsi possible de déterminer si les objectifs fixés sont atteints, de suivre l’avancement au travers d’un outil de planification de projet et enfin de contrôler l’affectation des ressources à la réalisation des différentes tâches.

Une planification rigoureuse et réaliste des tâches sera donc le garant de l’avancement et de la réussite du projet.

Comment préparer le planning ?

Découper le projet en phases chronologiques

C’est la première étape de la planification de projet. Pour chacune des phases, il faut déterminer

–          La liste des tâches à accomplir,

–          Les charges à prévoir

–          Les ressources nécessaires.

–          Les résultats attendus

Hiérarchisez les tâches

Concernant la liste des tâches, il faut les classer par ordre de priorité, indiquer les éventuelles interdépendances entre elles et identifier les prérequis à prendre en compte.

Les principaux livrables doivent également faire l’objet d’une description complète et peuvent être découpés en sous-livrables pour optimiser le niveau de précision des étapes suivantes.

Ordonnez les tâches

L’ordonnancement des tâches d’un projet consiste à déterminer les séquencements ou au contraire les parallélismes possibles dans l’exécution des tâches. Pour cela, il est important de se poser les questions suivantes pour chacune des tâches :

–          Cette tâche dépend-elle d’une ou plusieurs tâches ? Si oui, ces prérequis peuvent-ils être traités parallèlement ou doivent-ils être traités les uns après les autres ?

–          Existe-t-il une marge de flexibilité pour cette tâche ? Un débordement est-il acceptable, et si oui, à quelle hauteur ?

Il est possible d’élaborer plusieurs scénarios pour l’ordonnancement des tâches. Suivant le déroulement du projet, un scénario en particulier pourra être privilégié

Élaborez le planning

Ce travail de hiérarchisation et d’ordonnancement étant effectué, il ne reste plus qu’à ajouter les dates de réalisation. Prévoir pour chaque tâche une date de début et de fin au plus tôt, et une date de début et de fin au plus tard en fonction des éventuelles marges de flexibilité. A la fin de cette opération, vous aurez le planning projet, ainsi que les différents jalons pour atteindre vos objectifs. C’est cet outil de planification de projet qui va déterminer la date de fin prévisionnelle du projet.

De la qualité du planning dépend le succès du projet

Une planification des tâches effectuée avec soin, basée sur une analyse précise des besoins et des charges, ne peut que conduire le projet vers sa réussite.

Pour que cette planification soit de qualité, il est impératif de remplir certaines conditions :

–          Une liste des tâches à réaliser exhaustive,

–          Le chemin critique ainsi que les risques associés parfaitement identifiés

–          La réalisation des objectifs vérifiée, notamment en ce qui concerne les délais,

La mise en place d’un outil de gestion de projet permet de faciliter le suivi et d’anticiper les éventuels dérapages qui pourraient arriver en cas de dépassement des délais.

Il est donc indispensable de faire vivre votre planning et de le réviser au jour le jour : vous comprendrez en direct les implications d’un changement au niveau d’une tâche quant à la date de fin du projet, et vous pourrez prendre les mesures de rattrapage nécessaires.

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