À l’approche des périodes de vacances scolaires ou estivale, les entreprises quelles que soient leurs tailles ou leurs secteurs d’activités s’empressent d’organiser le planning des congés des équipes.
Une organisation qui peut rapidement virer au casse-tête si les demandes ne sont pas rigoureusement centralisées et la communication maîtrisée auprès des collaborateurs.
Comment organiser et gérer les congés payés dans son entreprise ? Comment vous prémunir de potentielles tensions au sein de vos équipes face à certaines demandes validées quand d’autres ne le sont pas ?

Les bonnes raisons d’anticiper la validation des congés

La priorité essentielle d’une entreprise est d’assurer en toutes circonstances la continuité opérationnelle de ses services.

Cette contrainte majeure rend le sujet des absences particulièrement sensible pour un manager.
C’est bien à lui que revient le mot de la fin sur la validation des congés de ses collaborateurs car il détient la vue d’ensemble sur les projets en cours et connaît leur niveau de criticité.

Par ailleurs, pour les projets phares de l’entreprise, le manager a tout intérêt à identifier en amont des validations de congés, les personnes disponibles pour prendre en charge les dossiers des absents.

Si toutefois aucune ressource en interne ne s’avérait être à même de gérer cette charge de travail supplémentaire, le responsable d’équipe pourra avoir recours à des solutions externes telles que le CDD ou l’intérim.

Enfin, il tient un rôle crucial dans sa communication auprès de son équipe. Il doit savoir faire preuve d’écoute et d’empathie envers les salariés auprès de qui il refuse des dates de congés. Un compromis reste toujours envisageable et bien perçu aux yeux d’un employé si la décision est justifiée ou encore que ces congés soient pris en priorité dans le prochain planning.

Simplifiez la visibilité de l’ensemble des congés de votre équipe

L’utilisation d’un outil de suivi centralisé reste une des manières les plus efficaces de gérer les congés et absences d’une équipe.

Cet outil collaboratif permet de collecter les demandes de congés, de suivre leurs processus de validation, d’ouvrir un accès propre à chaque salarié et à son responsable en simultané (même si les deux personnes ne travaillent pas sur le même site).

Le tableau partagé simplifie ces processus, les rend visibles et clairs en un coup d’œil et évite les erreurs de plannings. À titre d’exemple, l’outil pourra intégrer les informations suivantes :

  • Nom du collaborateur ;
  • Durée de l’absence (en nombre de jours) ;
  • Début et fin (date et plage horaire) ;
  • Motif d’absence (maladie, formation, congé sans solde, congé payé, RTT…) ;
  • Validation (faite ou non) ;
  • E-mail du collaborateur ;
  • Commentaire ;
  • Justificatif.

D’un point de vue opérationnel, une fois ces congés validés, les salariés devront prévenir de leurs absences à venir.
Ils devront transmettre à leurs clients et fournisseurs les coordonnées de la personne en charge de leur back-up.

Utilisez ce modèle de tableau pour organiser et gérer les congés de votre entreprise.

Bien gérer les congés payés facilite la continuité des services mais préserve également la cohésion des équipes.
Des collaborateurs informés en avance et écoutés seront coopératifs durant les périodes de congés de leurs collaborateurs.

Consultez sans plus attendre les modèles de tableaux collaboratifs proposés par RowShare !