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Comment gérer son projet étudiant facilement

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« Bonjour à tous, vous avez deux semaines pour me rendre votre projet avec soutenance à l’appui. Bon courage ! »

Qu’on soit étudiant en école de commerce, de communication, d’ingénieur ou à la fac, on ne s’improvise pas chef de projet. Ah, la joie des projets en groupe ! On a tous connu celui où la moitié des personnes travaillent pour tout le monde ; l’autre où personne ne se sent concerné ; ou encore celui où chacun travaille dans son coin par faute d’affinité…

S’organiser à plusieurs, c’est souvent difficile ! On a du mal à se responsabiliser, à se répartir les tâches, à suivre l’avancement du projet. Pire, on procrastine.

La gestion de projet 2.0

Soyons clair, aujourd’hui nos projets étudiants sont la plupart du temps gérés via Facebook. On peut tout y faire : communiquer, prévoir les RDV, partager du contenu… Bref, on s’en sert pour tout et c’est peut-être ça le problème.

Même si tout le monde y est toujours connecté, on s’y perd vite. Regardez, il suffit de ne pas être là au bon moment, et on se retrouve avec 150 commentaires à lire. On passe vite à côté de points importants.

Pour retrouver une information, on est obligé de relire tout le fil d’actualité du groupe. Il manque une réelle structure au projet. Mais rendons à César ce qui est à César : même si Facebook n’est pas idéal pour gérer ses projets, il est néanmoins un très bon outil pour communiquer.

On se tourne alors vers des outils comme Google Drive pour créer les documents, WeTransfer pour s’envoyer les fichiers, etc, etc. Au final, ça fait beaucoup de site.

Et si, en un seul site, toutes ces petites choses qui font que le projet prend une ampleur considérable, étaient regroupées dans des tableaux simples, distincts et… accessibles par tous ?

RowShare, le chef de projet dont j’ai toujours rêvé

Je vais vous montrer comment bien organiser votre projet dans RowShare pour, notamment, ne pas oublier certaines de vos priorités.

Touche pas à ma ligne

D’abord, vous pouvez y lister l’ensemble des tâches à réaliser, et les attribuer à chacun.

Adieu l’excuse « Je pensais que c’était Pierre qui s’en occupait » !

Chacun pourra directement mettre à jour ses tâches pour dire son avancement, évoquer un problème ou partager le résultat de son travail. En revanche, il ne sera pas possible de pouvoir modifier celles des autres. Une vraie solution pour responsabiliser chaque membre de son équipe !

RowShare mettra fin à l’habituel boomerang entre les interlocuteurs, un mélange de téléphone arabe et de quiproquo. Chacun sait ce qu’il a à faire, et peut se concentrer dessus. Plus d’erreurs d’inattentions ou de maladresses.

Un cadre d’autorité, mais pas trop non plus

Fini la procrastination et les « On décidera ça plus tard » ! Maintenant on se met au boulot, et on s’oblige à prendre des décisions en temps et en heure pour ne plus se laisser piéger. Ici on va donner une structure au projet.

Vous souhaitez par exemple ajouter une date d’échéance, insérer des images ou encore rendre la saisie d’une information obligatoire ? C’est possible ! Donnez un rôle précis à chacune de vos colonnes.

Pour indiquer qui travaille sur une tâche, il suffit de cliquer sur leur nom dans une liste déroulante. Ou pour suivre la chronologie du projet, indiquez les dates d’échéance et le stade d’avancement.

Cela permet de faciliter à la fois la saisie et le tri des informations.

Tout au même endroit !

L’un des autres avantages de RowShare et pas des moindres, c’est que l’on peut se partager du contenu quelle que soit sa forme directement au sein de votre tableau. Plus besoin d’utiliser d’autres outils.

Si vous souhaitez avoir un simple échange d’informations, ajoutez une colonne « Commentaire » et les notifications feront le reste. Si vous souhaitez ajouter un devis au format PDF, ou encore le logo de votre entreprise fictive au format JPEG, vous pourrez le faire dans la colonne « Fichier » qui est prévue pour. Plus de problème de dispersion puisque tout est rassemblé au même endroit. Plutôt pratique, non ?

Le Chef de projet maintenant, c’est vous !

Alors si vous voulez un tableau comme le mien, suivez le guide…  Dans tous les cas, vous commencerez par créer votre compte, copier mon tableau puis le personnaliser si vous voulez… et vous serez prêt(e)s.

    1. Accédez à mon tableau pour créer le vôtre à partir de ma structure. Cliquez sur l’icône « Paramètres » pour personnaliser le titre et la description de votre tableau.
    2. Appuyez sur le « + » du haut pour ajouter une colonne.
    3. Choisissez le type de la colonne (des nombres, du texte, des liens, des emails, des photos, des documents…). Pour en savoir plus, c’est ici.
    4. En étant propriétaire du tableau, vous pouvez déterminer le pouvoir que chacun aura sur le tableau : droit de lecture ou droit de lecture ET écriture. Pour choisir ces droits je vous invite à en savoir plus sur le sujet. Ils s’appliqueront à tous les utilisateurs à qui vous communiquerez le lien du tableau. Dans le cas d’un projet étudiant où chaque membre doit avoir accès au tableau, mais pas les droits de modification sur toutes les lignes, préférez ces droits :Vous pouvez toujours assigner une ligne à quelqu’un en cliquant sur le petit crayon qui apparait en début de ligne. Puis sélectionnez « Assigner », et tapez l’adresse mail de la personne à qui vous voulez « donner » la ligne.
    5. Votre tableau est prêt à être partagé ! Envoyez l’adresse du tableau aux personnes de votre choix en la copiant depuis la barre d’adresse du navigateur.
    6. Une fois votre tableau partagé, RowShare vous notifiera à chaque modification ou ajout de ligne. Vous pouvez à tout moment modifier la manière dont vous êtes notifié dans la rubrique « mon compte » puis « notifications ». Aidez-vous de ce résumé pour les manier comme personne.

Vous l’aurez compris, pour gérer votre projet étudiant, RowShare rassemble l’ensemble des actions à effectuer au même endroit en vous permettant de gérer leur visibilité et confidentialité. De plus, il structure votre projet et vous évite de vous disperser en utilisant plusieurs autres outils. Il permet à chacun d’être au cœur du projet ! RowShare, the place to be ?

 

2018-11-15T15:28:21+00:00avril 11th, 2016|Categories: Projets|Commentaires fermés sur Comment gérer son projet étudiant facilement