Les séminaires d’entreprise ou autres événements corporate sont des incontournables pour toute entreprise souhaitant préserver son attractivité. Mais attractive aux yeux de qui et comment bien organiser un événement d’entreprise ?
Des collaborateurs d’abord qui plus que jamais, sont en quête de sens au sein de leur entreprise. Ces événements ont en effet le pouvoir de les embarquer, de les fédérer, puis de les fidéliser. Par ailleurs, ces rendez-vous constituent une occasion de véhiculer une image de marque de l’entreprise, auprès de l’extérieur en marquant leurs esprits : « Telle entreprise organise des séminaires annuels à la montagne ! ». Comment alors optimiser l’organisation de ces événements d’entreprise si importants ? Comment anticiper et garantir leurs succès ?
Définir les objectifs de votre événement d’entreprise
Qu’il s’agisse d’un séminaire annuel, de l’anniversaire de l’entreprise ou encore d’un team building ponctuel pour répondre à un besoin de projet, l’objectif de l’événement corporate doit être clairement identifié en amont. De là découlera la liste des sujets à aborder (le bilan de la période écoulée, les changements d’organisation, les perspectives de l’entreprise) ainsi que les différents messages à faire passer aux collaborateurs. Immergés dans un contexte différent du quotidien (et parfois même, dépaysant !), les salariés peuvent se montrer plus enclins aux échanges. Dans un second temps, un sondage auprès des salariés pourra être lancé afin de recueillir les attentes de ces derniers. Ainsi, dans la mesure du possible, la personne en charge de l’organisation de l’événement pourra privilégier certaines destinations.
Anticipez la logistique pour bien organiser un événement d’entreprise
De nombreux paramètres sont à prendre en compte dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise ou autres événements de la vie d’entreprise. C’est pourquoi une rapide mise à disposition d’un outil central, partagé entre les différents contributeurs à l’organisation de l’événement est conseillée. Sans cette première étape, vous risquez en peu de temps de vous confronter à une usine à gaz !
Les premiers éléments à déterminer sont les suivants :
• le nombre de participants ; • les dates de l’événement ; • le budget alloué. Une fois l’aspect budgétaire validé, le responsable en charge de l’organisation du séminaire pourra entamer sa recherche de prestataires. Il pourra à la fois, comparer les tarifs et ajuster le planning du séjour. Les réservations pourront être faites en avance et le budget consommé pourra être piloté au fur et à mesure (acomptes versés, règlements en totalité…). Elles concernent : • les billets de transports (train, avion) ; • les repas (traiteur) ; • les activités (team building) ; • l’hébergement (hôtel, lieu dédié aux séminaires d’entreprise) ; • le matériel nécessaire pour les réunions (vidéo-projecteur, paper-board, wifi etc.).
Utilisez ce modèle pour organiser l’événement de votre entreprise.
Par ailleurs, un planning couvrant toute la durée du séminaire pourra être établi et joint à ce tableau collaboratif. Le responsable de l’organisation pourra simplement attribuer aux membres de son équipe la charge des actions à mener.
L’avantage principal d’utiliser de tels outils collaboratifs est la possibilité d’organiser plusieurs événements d’entreprise en parallèle sans craindre de se mêler les pinceaux ! Ces tableaux facilitent les suivis rigoureux et centralisent toutes les informations au même endroit. Partez désormais en séminaire d’entreprise en toute sérénité !
