Chefs d’entreprise, entrepreneurs, votre société fait face à des charges de toutes natures, qui s’élèvent à des montants plus ou moins conséquents. Rien de plus normal et rassurant !

En réalité, elles représentent les coûts structurels assurant le bon fonctionnement de votre activité. La prise en considération de ces charges, connues à l’avance (comme son nom l’indique), est donc possible et même recommandée. Répertorier ces charges constatées d’avance ainsi que leurs justificatifs constitue une phase préalable à un exercice comptable mené en bonne et due forme. Comment collecter en temps réel vos justificatifs de charges constatées d’avance de la manière la plus efficace ? Prenez dès à présent connaissance d’outils simples d’utilisation dans la suite de l’article…

Comment traiter les charges constatées d’avance

De nombreuses dépenses de l’entreprise font partie des charges constatées d’avance. Elles correspondent à des services ou des biens achetés qui ne sont pas intégralement consommés durant l’exercice en cours. Par conséquent, elles impactent directement la comptabilité de l’entreprise et par conséquent, la gestion de votre budget. Leur prise en compte est donc essentielle dans un objectif d’optimisation financière. En effet, pour des montants significatifs, les CCA rendent possible leur rattachement à l’exercice suivant : un avantage comptable qui mérite que l’on s’y attarde. Les principales charges constatées d’avance sont de l’ordre :
• Des abonnements (logiciels, internet…) ;
• Des assurances (responsabilité civile) ;
• Des publicités (campagnes publicitaires diverses) ;
• Des contrats de maintenance.
Toutes ces charges peuvent facilement être anticipées grâce à leur classement au sein d’un tableau centralisé et partagé par les parties-prenantes concernées de l’entreprise.

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Anticipez une consolidation comptable réussie

En fonction de la nature de la charge constatée d’avance, l’initiateur de la charge peut se voir attribuer la responsabilité de la renseigner au sein d’un outil collaboratif et d’en compléter toutes les informations liées.

Par exemple, il pourra préciser le nom du fournisseur, les numéros de la facture et du compte comptable associé, le laps de temps sur lequel court le contrat, le montant de la charge constatée d’avance, et enfin, le justificatif à joindre obligatoirement au tableau (document automatiquement classé, archivé et accessible par les utilisateurs autorisés). Le répertoire ainsi tenu à jour à travers le tableau partagé, facilitera la prise d’informations par les équipes comptables et financières.

Celles-ci pourront à leur tour, jongler d’un exercice à un autre, en réalisant les consolidations financières adéquates pour minimiser les dépenses globales de l’entreprise. La communication, ainsi fluidifiée, permettra aux différentes équipes de s’échanger des données fiables et en temps réel. Les éléments seront tracés et répertoriés dans un espace unique, consultable à tout moment.

Collecter puis comptabiliser vos charges constatées d’avance peut influer sur vos résultats à la hausse.

Toutefois, il semble nécessaire de réaliser cette opération rigoureusement, au fur et à mesure et grâce à l’ensemble des personnes de l’entreprise concernées par ces charges. Afin de mobiliser les équipes efficacement, RowShare offre des solutions simples d’accès, d’utilisation et surtout, collaboratives pour atteindre les objectifs ensemble ! Prêt à tester ces outils ?